如何加强流动人员的档案管理✴

刘晓东

（佳木斯大学 人事处，黑龙江 佳木斯154007）

随着市场经济的不断发展，区域间的人才流动越来越频繁，数量也越来越多，人才的频繁流动严重影响到人事档案的管理工作，流动人员档案管理工作成为人才服务机构和档案管理部门迫切需要解决的突出问题。

一、流动人员人事档案人员组成

流动人员人事档案大致由以下人员组成：辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；与用人单位解除劳动合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；待业的大中专毕业生的人事档案；自主择业的部队复转军人人事档案；自费出国留学人员的人事档案；公务员被开除的人事档案；其它社会新增就业人员人事档案。

二、流动人员人事档案管理特点

（一）流动人员人事档案的管理对象具有较强的社会性

市场经济的建立使各个方面领域的人才不断地流动，这不但有利于多种经济组织形式招纳人才，也促使人事档案管理具有了一定的社会性，为人才流动提供了良好的社会环境，由此产生了具有较强社会性的人事档案管理机构。不再仅限于管理自己所属单位的人事档案，而是面向社会，为整个社会服务。

（二）流动人员人事档案具有来源的广泛性和内容的复杂性

流动人员人事档案管理的社会性决定了其来源的广泛性和内容的复杂性。在计划经济时代的人事档案管理中，人事档案管理权一般都是由各单位的人事部门行使，管理范围也仅限于本单位人员，内容也较简单。人事档案管理机构的社会性决定了其管理档案范围的广泛性，而所管理人员身份的不同又使其档案内容具有了复杂性。

（三）社会对人事档案需求的多样性

21 世纪是知识创新的时代，市场经济要发展就必须要有适应经济发展的人才，用人单位无论是招聘新员工还是对员工进行考核，都要充分地利用人事档案，由此导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面需求的多样性。

（四）人事档案管理方式的开放性

既然是流动人员，就意味着他们大多没有固定的单位，所从事的工作变动较大，基本上与原单位没有联系。人事档案管理机构就可以采用现代化管理手段与方式，将不属于个人隐私内容的人事档案上网，使人才信息成为开放的交流模式。

三、流动人员人事档案管理中涉及的主要问题

（一）人才流动没有约束，导致“重建档案”增多，“弃档” 、“死档”现象严重

1.重新建立档案比例高。“人力资源是第一资源”已成当今社会的共识，有些用人单位为了各自利益发展的需要，解决原单位不愿放人而无法进行正常人事调动的情况，先后出台一些对流动人才重新建档的暂行规定，只要个人提供相关证明材料就可以重新建立档案，从而造成人才流动没有约束，使“重建档案”占档案管理的比例越来越高。

2.“弃档”、“死档”现象逐年增加。价值观差异和经济的高速发展，使一部分人在高薪、高待遇的诱惑下，采取“弃档走人”，从而造成了“人档分离”现象，清理“弃档” 、“死档”已经成为存放档案的单位和中介机构非常头痛的事情。流动人员人事档案管理机构就其本质来说是市场化的人事管理服务机构，它在强调社会效益和人才效益的同时也兼顾经济效益，一部分流动人员因为不愿意交纳相关管理费用而产生了“弃档”现象。

（二）流动人员档案管理程序混乱

1.近年来，受经济利益驱动或对政策缺乏了解，一些没有资质管理档案的单位从自己的利益出发，不考虑被录用人员的档案内容是否真实、有无随意涂改档案现象，擅自接收和管理流动人员人事档案，从而造成流动人员人事档案管理秩序的混乱。

2.档案转递移交不及时或不移交造成档案管理的操作程序不规范。近年来，随着大中专毕业生自主择业的开展，许多大学生在求职过程中违规自带档案，或认为档案无用而将档案遗弃。由于有些用人单位缺乏档案管理的相关知识，意识淡薄，不与人事代理机构协调沟通，在转递档案时不填写《干部人事档案转递通知单》，登记也不及时，在档案材料移交过程中导致重要档案材料缺失。更有甚者，一些单位邮寄档案不通过专门指定的机要部门转递，而是将档案直接交给本人保管、传递，在邮寄转递过程中丢失或损坏。

（三）档案的可利用价值减弱

1.档案材料的原始材料不全或遗失将导致个人部分历史经历空白。流动人员的档案材料需要达到什么目的，起到何种作用，用人单位往往不知所以。同时，档案材料内容残缺不全，不完整、不真实，材料难以收集补充、续写，不能客观全面地反映本人的情况，可信度不够，档案利用价值低。

2.在人才流动的过程中，有些录用单位就需要流动人员提供一个学历证明，本人填一份个人履历表就表示录用了，无视档案里其它涉及到的证明一个人成长经历、政治素质等记录信息，人事档案没有发挥其应有的作用。

（四）管理手段落后，档案管理人员素质有待提高

1.档案管理管理水平落后的情况十分普遍。目前，大多数用人单位的档案管理还是手工操作，还是纸质化管理的模式，这不但不利于档案信息资源的社会共享，而且不利于提高工作效率。不少单位的人事档案没有专职人员分管人事档案工作，达不到人事档案管理的根本要求。

2.专业人才比较匮乏。随着信息化技术的发展，档案工作要求档案管理人员应该是掌握现代科学技术和专业知识、综合素质较高的复合型人才。我国现在虽然有一些大学设置档案管理专业，但毕竟为数不多，而且毕业后真正从事档案管理的人也不多，档案管理这方面的人才比较匮乏。

四、新形势下流动人才档案管理对策

（一）建立社会化开放式的人事档案管理模式

为适应市场经济的发展，人事档案管理模式就要建立社会化管理，人事档案管理机构不只是管理本单位人员人事档案的机构，而且可以为全社会提供人事档案服务。这就要求人事档案管理机构要建立健全和不断完善相应的各项档案管理规定，严格档案操作规程，规范建档依法管档，保证所接收、转递档案的真实性和可靠性，把档案管理制度的严肃性放在第一位。对档案材料造假者，要让其承担相应法律责任。

（二）增强整个社会的档案意识

进一步提高公民的档案法律意识和对档案管理的法制观念，真正做到档案管理的法制化。同时对流动人员人事档案管理要有针对性地宣传，特别是对流动人员的宣传要强调档案材料对其的重要性；对用人单位应侧重于档案材料严谨性和送达及时性的宣传，严格档案的转递制度，档案管理部门要对各类流动人员的档案及时进行清理，降低弃档” 、“死档”占档案管理的比例。

（三）充分利用档案的可利用价值

1.进一步完善人事档案材料的收集内容。尊重个人历史，尽量收集个人成长过程的历史资料，增强全面反映人才学习经历、培训情况、绩效考核情况等各方面的记录信息，为用人单位提供必要的可用信息。

2.进一步加强人事档案的开发利用，扩充人事档案信息量。对于不同省份和城市以及不同单位，详细研究对于个人发展有利的关键资料，对重点盘查补漏。通过建立存档人员基本信息统计制度和定期分析制度，研究分析流动人员基本情况，进行市场供求预测，还可以分析用工单位人才管理问题等，提高人事档案的使用价值。

（四）利用现代信息技术提高档案整体管理水平

1.人事档案管理应实现信息化管理。随着人才流动社会化这种大环境，流动人员档案数量逐年增加，制作人才档案信息库，已成为当务之急。逐步实现依靠网络技术提供远程服务，使人事管理机构足不出户即可调阅本单位人员的有关信息资料，为人才资源社会化服务提供条件。

2.加强档案队伍建设，提高档案管理人员素质。一方面要加强档案管理人员的业务培训，配备掌握现代科学技术和专业知识，综合素质较高的复合型人才，不断提高档案管理员综合素质和工作水平，增强服务意识。另一方面，高度重视基础设施建设，实行标准化管理，搭建流动人员档案工作的“硬平台”。从加强基础设施建设入手，不断改善流动人员档案工作的“硬环境”，如建立专用库房，配置铁质档案柜，安装了空调，确保档案质量和安全，提高了档案保护工作水平。

总之，强化流动人员人事档案管理是维护国家有关法规的需要，是收集人才信息、强化人才宏观管理的需要，是保障流动人员的合法利益的有力措施。只要档案管理部门本着以人为本，本着为流动人员人事档案负责的精神，齐心合力，齐抓共管，把流动人员的人事档案管理工作切实落到实处，就能更好地促进人才流动，更好地为社会经济建设服务。

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