浅谈信息化在江汉油田住房公积金财务管理中的应用

2013-08-15李耘

江汉石油职工大学学报 2013年4期

李耘

（中国石化集团江汉石油管理局住房公积金管理中心，湖北潜江 433124）

住房公积金制度作为我国住房保障制度的重要组成部分，在推动油田住房分配制度改革、解决职工购房资金需求方面发挥了积极作用。近几年来，随着油田住房公积金业务迅速发展，资金规模进一步扩大，对财务管理的要求也进一步提高。如何将财务管理与信息化技术相结合，管好用好住房公积金，实现住房公积金保值增值日益重要。因此，做好住房公积金财务管理信息化工作，进一步提升信息化水平迫在眉睫。

1 住房公积金财务管理信息化的意义

财务管理的核心是资金管理，住房公积金财务管理也不例外。住房公积金财务管理信息化简单地说，就是利用现代信息技术和网络平台，以业务信息为基础，对住房公积金进行核算、分析、控制、决策和监督的管理方式。做好住房公积金财务管理信息化工作具有重要意义。

1）能够通过建立科学、统一、规范的信息系统平台，丰富管理手段，促进财务管理水平提升。

2）能够将财务人员从简单繁琐的重复工作中解放出来，集中精力做好基础工作，提高财务管理质量和工作效率。

3）能够通过流程管理和权限分配进行技术防范，减少人为因素，降低资金管理风险。

4）能够根据需要，及时共享有关提取、贷款等业务信息资源，为管理层科学决策提供依据。

2 江汉油田住房公积金财务管理信息化存在的主要问题

从1993 年油田住房公积金制度建立，到2012年新开发的信息管理系统正式上线，江汉油田住房公积金财务管理信息化经历了从无到有，从手工到单机版、再到网络版的发展渐进过程。管理信息化的发展起到了提高工作效率，降低工作强度，满足业务管理的作用。但是随着近几年油田公积金业务的发展，数据规模越来越大，数据构成越来越复杂，数据采集和资源共享的要求也越来越高，原有C／S模式下开发的财务管理信息体系已明显不足，不能满足业务发展需要，暴露出了较多问题。

1）财务管理系统与业务系统相互脱节，信息化水平较低。由于当时条件所限，住房公积金信息化工作侧重于建立以缴存、提取等为核心的业务管理系统，而在财务管理上则是另外使用中油财务管理信息系统（单机版）和中石化财务管理信息系统（网络版）。业务和财务管理系统相互脱节，信息上不畅通，功能上不关联，资源上不共享。一方面增加了本可以由系统处理的手工工作量，如增加了财务管理中“住房公积金”总账科目与业务系统中住房公积金明细账核对的工作量，对账难度大，效率低；另一方面从业务处理到财务处理，存在大量手工操作和重复劳动，财务管理水平较低，信息化质量大打折扣。

2）原有财务管理系统功能存在缺陷。原系统以会计核算为主，在财务管理功能上涉及较少。比如定期存款管理，由于在原系统中本身并不支持其相关辅助信息的核算，导致在实务中只能借助于EXCEL表完成，既不规范也不方便。

3）贷款信息不畅通，数据滞后。受信息系统制约，中心长期以来一直依赖于各银行的贷款系统进行放贷，中心系统中的贷款数据则需要通过银行采用拷盘或电子邮件方式定时更新。数据来源滞后，受制于人，贷款管理只能是事后管理，根本无法对贷款资金进行有效财务分析和控制。

4）缺乏有效的资金集中管理平台。一方面导致资金管理分散，银行账户较多，资金利用率不高。另一方面造成岗位职责混淆，办事处人员既办理职工提取的接单、审批业务，又办理资金支付审批手续，不符合不相容岗位相互牵制的内控管理要求，资金管理存在较大风险。

5）缺乏有效的决策系统支持。由于业务和财务系统独立，数据资源无法共享，工作中，往往需要手工采集相关资料，再进行相应计算整理后，作为依据提供给领导进行决策。既缺少科学性，又缺少一致性，决策可靠性较差。

3 信息化在江汉油田公积金财务管理新信息系统中的应用

针对暴露的问题和存在的不足，江汉油田住房公积金管理中心与江苏富深协通数码技术有限公司合作，2011年7月启动了新信息管理系统升级开发工作，并于2012年7月正式上线。新信息系统充分利用了信息技术的发展成果，以财务管理为核心，将住房公积金财务管理模块与各业务管理模块进行有效融合，在应用上具有以下特点。

1）系统架构科学合理，安装使用方便快捷。新系统采用J2EE 架构的B／S系统，相比原系统具有适应性强、可靠性高等特点。①系统运行环境具有平台无关性的优势，适应运行在Unix、Windows等不同操作系统之上。②应用系统部署在应用服务器上，客户端通过IE 即可访问，无需在客户端上再安装应用程序，更新服务器端的应用系统则全部客户端同步更新，可以做到快速部署、实时响应。

2）实现一体化设计，将财务管理与各业务管理功能在同一系统中有效整合。系统在实现过程中采用一体化设计开发，单点登录，统一权限管理，将原来完全独立、物理隔断的财务管理模块与缴存、提取、贷款等各业务管理模块进行有效整合，高度集成。实现中心前台业务处理与后台财务管理等业务流程封闭运行，杜绝人为干预、减少手工操作。同时通过实现数据平台统一，保证信息数据融会贯通，数据同步，形成支撑中心日常业务处理、业务管理、财务核算、财务分析及财务决策的综合服务平台，减少不必要的手工对账，实现由被动监控转变为主动监控，由事后监控转变为实时监管。

3）以财务管理为核心，实现资金流、业务流、信息流的三流合一。系统中的主要业务包括住房公积金缴存、提取和委托贷款等，均以财务管理为核心。在业务处理的同时，需要处理相应的资金信息，并将资金信息与业务信息匹配，一起构成一个完整的信息流动过程。在业务处理完成后，按照设定的凭证生成规则，自动向财务管理模块提供相关的会计凭证，同时充分利用平台统一优势，将形成的资金流和业务流进行数据互补，资源共享，丰富信息流内容。在财务管理模块中可以查询到财务凭证所对应的业务数据信息，在业务系统中也可以查询每笔业务所生成的财务凭证信息，实现业务和财务交叉印证，保证各项业务流程规范、资金管理安全。

4）贷款业务流程基于工作流设计，便于中心合理预测资金支出情况，增强财务管理可靠性。基于流程设计图形化和处理过程可跟踪管理等特点，以工作流开发的贷款业务流程，不但满足了中心提出的业务流程管理模式，改变了过去“贷款数据靠要，更新数据靠等”的局面，实现了中心以我为主，自主放贷的目标，同时也使中心财务管理部门能随时准确掌握每笔贷款流程执行情况，以便合理安排资金，提高资金使用效率。

5）开发了定期存款、凭证式国债等辅助管理的功能。一是在系统中建立了定期存款、凭证式国债的购买、到期转回等申请审批流程，改变过去脱离系统的线下审批模式；二是系统依据业务和资金信息，自动生成相应明细台账，起到和相关总账及时核对的作用，同时还对定期存单、国债单据的有关期限、利率、银行等从属信息，建立相应数据库，便于进行财务分析和决策；三是实行智能化管理，增设了存款到期自动提示、利率上调后原定期存款重新转存提示等功能。

6）建立集中高效的资金管理体系，提高资金管理效能。一是通过系统权限设置和流程控制，从技术上禁止相同岗位既办理业务审核又办理资金结算，将资金集中统一，全部归口到中心会计科进行管理，实行业务管理和资金管理不相容岗位分离。一方面能减少不必要的银行账户，降低沉淀资金规模，提高资金利用率；另一方面能规避资金分散带来的管理风险。二是开发网银数据生成工具，能根据提取等业务完成情况，自动生成不同银行的网银批扣格式，通过网上银行完成付款交易，安全高效的优势非常突出。三是开发与银行交易前台互联的个人贷款扣款接口，能自动转出待扣贷款明细，转入成功扣款的明细，并将扣款结果提交到资金管理环节进行处理，极大提高了资金管理效能。

7）建立科学的财务决策分析系统。财务管理信息化一个重要目的就是将大量的数据变成对财务分析和财务决策有用的信息，为财务管理工作服务。基于中心财务报表和业务数据，富深协通公司在系统中采用人机交互方式，为财务决策者提供问题分析、模型构造、决策模拟及决策效果评价的决策支持环境。系统集成专业的BI工具，能运用统计分析、数据挖掘及多维数据技术，建立数学模型，对住房公积金缴存、提取、贷款、资金运行和其他动态情况的发展趋势进行分析预测，对历年财务指标及其他业务指标进行横向和纵向对比，为管理层的财务决策提供信息支持和各种可行的方案。