高校学生档案管理现状与对策思考

夏 慧

（肇庆学院 档案馆，广东 肇庆 526061）

高校学生档案是学生在大学期间个人思想品德、学习、特长等方面的真实记录，其主要内容有：高中档案材料、高校毕业生登记表、学生学年鉴定表、成绩单、党或团籍材料、奖励或处分材料、教育实习（师范生）材料、社会实践材料等。

一、高校学生档案管理的现状

（一）管理模式多，归口不一。2008年9月1日，教育部、国家档案局联合制定的《高校档案管理办法》（以下简称《办法》）颁布实施，其中第十五条在文件材料归档范围中增设了“学生类”档案，首次将学生档案纳入高校档案部门统一管理，使其与党群、行政、教学、科研等其他门类的档案一并成为高校档案归档范围的重要组成部分。《办法》的颁布与实施，为高校学生档案采用纳入式管理模式提供了依据和保障。但是笔者从广东省档案学会高校系统委员会了解到，实际上纳入式管理模式在我省高校并未得到普遍执行，至2011年底，广东省成立了档案馆的13所高校中只有5所学校将学生档案实体纳入了档案馆管理，没有成立档案馆（室）的高校中只有极个别的学校采用了纳入式管理模式。据不完全统计，全省将学生档案实体纳入档案馆管理的高校不足6%。目前，学生档案管理仍存在多种管理模式，有的归口档案部门管理，有的归口各院（系）管理，有的归口学生管理部门或就业管理部门管理。但是，除档案部门外，其他部门的管理人员一般是兼职的，大多未经过档案业务培训，缺乏档案管理的专业知识和技能，难以达到档案专业化管理的要求，工作难免出纰漏。

（二）管理缺标准，无规范。作为干部人事档案重要内容之一的学生档案，国家没有颁布专门的管理法规，《办法》虽然将学生档案单独设类，但相关内容只提及学生档案的归档范围，而对如何收集、整理、何时归档等问题却只字未提，对人员编制、经费、库房等管理问题也未作出规定，其内容过于简单。因此，学生档案管理工作只能参照中组部制定的《干部人事档案材料收集归档规定》来进行，针对性不强。由于没有统一标准，没有明确的收集归档规定，学生档案存在归档不齐全，文件材料不符合归档要求，档案材料利用价值不高等一系列问题。

（三）管理方式落后。目前，大多数高校学生档案以纸质档案为主（除高中档案外），管理手段仍限于手工操作，这种落后的管理方式与高校扩招特别是就业渠道多元化的现实极不适应[1]。由于没有专业的档案数据库，没有电子档案，学校无法为用人单位提供便捷的档案查询途径和准确的毕业生档案信息，学生档案的查询、转递效率十分低下，而且加大了管理人员的工作量。据华中师范大学档案馆统计，该校在利用校园网提供毕业生档案去向信息之前，在每年的7-8月档案转递、查询高峰期，每日仅接听相关电话就多达30多个，工作量相当大[2]。

（四）部分高校档案部门不愿意接管学生档案。主要原因有：一是保管期限问题。学生档案属于人事档案范畴，学生离校走上工作岗位之后，档案就被纳入其工作单位的人事档案中，在高校只是短暂保存，具有周期性和流动性的特点。因此，相当多的档案人员并不主张将学生档案实体存放在学校档案部门，认为学生档案既不能丰富馆藏，又非学校资产，不具备收藏的意义，纳入管理后反而占用了档案馆（室）有限的库藏空间[3]。二是存在协调难的问题。据调查，实践中将学生档案实体完全纳入档案部门管理的效果并不十分理想。学生档案工作涉及校内较多部门，档案管理部门需要拥有一定的协调管理职能，但目前除少数高校的档案馆是学校直属单位外，大部分高校的档案部门是非独立机构，只是执行部门，不是职能部门，一般挂靠校长办公室，有的甚至只是校办的一个科室，这样的档案部门无法对全校档案进行综合管理与协调。三是档案管理人员不足的问题。近几年，高校由于“跨越式”的发展，万人大学屡见不鲜，如笔者所在的这类建校时间并不是很长的地方本科院校，在校生已突破20 000人，而学校综合档案室只有2～3名专职人员的情况相当普遍。据“广东高校档案信息服务情况调研报告”所反映的对全省52所高校（其中本科院校28所，高职高专学校24所）档案工作人员队伍状况进行调查的情况是：省内除了早在1989年就成立了档案馆的中山大学有20多名专职档案人员外，有10所高校的专职档案人员是4～9人，其余约79%的高校只配备了1～3名专职档案人员，与高校扩招的规模相比，档案管理人员严重不足[4]。而学生档案收集、整理具有时间集中性的特点，在每年的6月份学生毕业离校前夕和9月份新生入学时，这两个时段有大量的档案流出或流入学校，特别是毕业生档案，数千份档案必须在1～2个月内整理、转递完毕，工作量相当大。加上毕业生档案寄出后，有些学生并不重视个人档案的落实情况，没有在规定的时间内查询档案下落，直到毕业多年后，才查询档案的去向和寄发情况，这种情况的电话和面询次数非常频繁，这也增加了档案人员的工作量。虽然一些学校将原来管理学生档案的工作人员一并纳入档案部门管理，但与增加的工作量相比，档案人员的数量还是远远不够。

二、改进和完善学生档案管理工作的措施

学生档案能从各个侧面客观地反映出一个学校培养学生的能力、水平及最终的培养结果，能够为用人单位提供选拔人才的依据，同时也是检验学校教学成果和提高教学质量的重要参考资料。为此，高校档案管理部门必须认真分析并解决目前高校学生档案管理中存在的问题，不断提高学生档案管理水平。

（一）增强意识，理顺管理体系。首先，高校领导及相关部门应增强档案管理意识，从思想上重视学生档案工作，制定出学生档案管理条例，从而厘清档案机构与学生管理职能部门、院系之间的职责范围和工作流程，使学生档案管理部门与各院系、机关各部门形成良好的联络体系。同时，还应制定和完善学生档案管理制度，明确档案工作职责范围和岗位职责，并将学生档案管理工作列入有关部门的目标管理考核范围之内。其次，应创新管理模式。在目前学生档案纳入式管理条件普遍不具备的情况下，高校可采取逐步过渡的管理方式。例如：华南理工大学采取“双重管理”模式，这种模式是比较可行的。具体来说就是学生档案实体暂不纳入档案馆保管，在经费、人员不变的情况下，将学生档案室列为学校档案馆的一个分室，实行分级管理，档案馆对学生档案进行统筹规划，提出具体的管理要求，统一业务监督和指导，学生档案分室在所在部门领导下自主管理学生档案，这也符合《办法》第七条有关分室单独保管的规定。再次，建立学生档案管理网络系统。无论学生档案实体是放在哪个具体部门管理，都应有专人负责，应根据学生档案数量配备适量编制的专业人员。此外，各院（系）还应配置以学生档案管理工作为主的兼职人员，并明确专、兼职管理人员的工作范围和岗位职责，以保证大学生档案从入学接收到日常大学生档案管理以至毕业转递，每一项工作程序都有人员负责。

（二）加强学生档案的规范化管理。为改变高校学生档案管理“八仙过海，各显神通”的现状，国家相关部门应当在《档案法》的指导下，从学生档案管理的实际出发，尽快制定高校学生档案管理工作准则或细则之类的法规，确保学生档案管理工作有法可依，有章可循，使《办法》更具操作性[5]。然而，在国家还没有颁布相应规章制度的前提下，各省也可借鉴江苏、四川等省的做法制定本省的高校学生档案管理办法。

（三）加强学生档案的信息网络化建设。随着高校办学规模的不断扩大，学生档案数量也逐年增多，在信息需求与利用呈多样化、综合化和社会化的趋势下，实行档案网络化管理是学生档案建设与管理工作的客观要求。高校必须采取有效措施，建立学生档案信息库，做好数据的采集、录入、审核、修改和补充，保证数据的真实完整；建立纸质档案与电子档案相结合的学生综合档案管理模式，使电子档案与原始档案相互结合，互为补充[1]。电子档案的应用不仅可以减轻管理人员的工作负担，也可以简化不同主体间查阅学生档案的复杂流程，还能一本多读，提高工作效率。目前，已有部分高校开始利用校园网提供毕业生就业信息和毕业生档案去向信息，以满足毕业生及用人单位的需求。如中国人民大学、华中师范大学、中国地质大学等高校档案馆的网页上都设有“毕业生档案去向查询”窗口，毕业生只需输入学号和姓名即可在线查找到自己的档案转递情况，减少了电话查询次数，节约了社会资源。

（四）加快管理队伍建设。只有素质好、业务能力强的管理队伍，才能满足社会发展对学生档案管理工作所提出的新需求。为此，高校档案管理部门应当采取以下措施：一是通过各种途径将思想好、责任心强、愿意做学生档案工作的人才充实到专、兼职管理队伍中来，并且保持队伍的相对稳定；二是加强对学生档案工作的业务指导；三是通过业务交流、进修、培训和深造等方式提高学生档案管理人员的业务素质。

总之，学生档案管理工作是高校的一项重要工作，是学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证。因此，高校应认真贯彻落实《办法》，进一步加强学生档案管理工作，真正实现学生档案管理的专业化、规范化和现代化，以更好地发挥学生档案的服务作用。

[1] 徐静娟.贯彻27号令，完善高校学生档案管理工作[J].档案与建设，2010（8）：54-55.

[2] 刘婧.高校服务型档案网站建设的实践与对策——以华中师范大学档案馆网站为例[J].档案管理，2011（2）：38-40.

[3] 彭劲.高校学生档案不宜采用纳入式管理模式[J].兰台世界，2007(5)：10-11.

[4] 唐启军，陈艳欢.走出困境迎接挑战[J].兰台世界，2008（8下）：24-25.

[5] 夏文.高校学生档案管理的问题及发展方向[J].北京档案，2010（9）：21-22.