会计电算化对会计内部控制的影响

2013-08-15

中国新技术新产品 2013年2期

（哈尔滨市金京锅炉有限公司，黑龙江哈尔滨 150300）

1 会计电算化给单位的内控工作带来的作用

首先，内控领域得到延伸

在以往的会计环境中，所有的内控都是对经济活动开展的，严格的按照步骤来对凭证进行传递活动，明确不同工作点需要做好的工作，而且在传递的时候合理地选取控制点开展内控活动。因为电算化信息体系相关的一系列的开发以及维护等时一项非常繁琐的项目，因此，它的内控还需要涵盖对体系研发阶段的掌控工作以及对环境开展的控制工作，会计软件维护控制以及电算化会计信息系统使用过程中的数据输入、处理、输出的正确性控制等，它将单位的内控领域有效地延伸了。

其次，内控制度出现了改变

它的出现改变了以往的会计组织模式，而相应的组织以及职位等都随着发生变动。以往形式下与会计实物相关的各项核算已经不复存在，而和它们有密切关联的不同职位间的互相英雄爱你个的制度也随着出现了变更，或者根本就不失去了。大中型企事业单位新设置的会计部门由总会计师、数据准备组、操作维护组、财务管理组、会计档案组和系统开发组等组成。其中，财务管理组是电算化会计系统的核心部门，其岗位比以往的形式划分的更加精细，而且对财会管理规定也有了新的标准。因此，在当前的形势下，形成合理的内部牵制关系是非常重要的。

第三，数据信息保存形式发生了改变

在此种形势下，信息是通过信号来合理的放置的，我们是用眼是看不到的，而这种存放的的缺点是它比较的容易被不法分子破坏，严重的还会被损毁，并且调查起来非常麻烦，无任何线索可循。针对这种现象，我们必须对机内信息做好严格的保护工作。以往使用的划线等的措施现在已经不可以继续使用了，并且已经已经处理过的凭证此时是禁止对其进行改动的，必须使用冲销的措施来进行。对所有的信息要做好定时的备份处理，确保保存合理，确报不会因为一些电脑本身的问题或者是遭受破坏导致信息丢失的现象发生。除此之外，因为信息储存是无法直接看到的，因而对于不熟悉相关的电脑操作的人员是无法对信息进行改动的，所以，当前形势下，对员工的控制工作应该集中放到对信息体系内部职员上来。

2 建立电算化会计信息系统的内部控制制度

首先，电算化会计信息系统的开发和维护控制

电算化会计信息系统的开发是一项复杂的系统工程，一般来说投资较大，对整个企业的影响也较大，往往需要对原有的管理体制进行较大的变革。所以在开发前必须进行可行性分析，从经济上、技术上、组织上论证开发新系统的必要性和可能性，进行资本预算和效益评估，必须经过领导和专家的批准和认可。在软件的开发过程中，必须认真执行国家和地方颁布的有关标准和规范，包括《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《商品化会计核算软件评审规则》等。购买的商品化会计软件也必须是经过评审的会计软件，因为只有按照标准和规范开发的会计信息系统才更可靠、更完善。在新系统使用的准备阶段要加强对有关人员的培训，提高系统操作和系统管理人员对新系统的认识和理解，以减少系统运行后出错的可能性。在新旧系统转换过程中，要采取有效的控制手段，做好各项准备工作，如人员从新配置、清理账目、准备初始数据、规范电算化方式下的各种核算方法等。各单位可以根据本单位的情况选择合适的转换方法，一般可采取并行转换，新旧系统并行一段时间，以检验新系统的正确性。

其次，做好组织控制工作

在电算化时代，会计机构的组织形式和职位分工等都会认真的进行调节，信息处理应该聚集到电脑操作机构，应该合理的设计体系内部不同部门和不同职位之间的制约制度。最先要做的是认真地划分部门权责，系统开发组、系统操作组、系统维护组、财务管理组等各级之间的不相容职责应当尽可能分离，要明确不同岗位的具体工作事项和活动领域。比如，操作组主要进行的是信息处理活动，不可以进行体系开发以及维护等相关工作，而后两种不具有操作等权利。还有一点就是要进行部门相邻的岗位分工控制，建立岗位责任制，合理的论述职责，将具体的活动责任落实到每个个体上。最后一点是要形成人事体系，做好内控工作，对其中的一些重要职位应该做到定期轮换。

最后，输入、处理和输出控制

输入控制是电算化会计信息系统内部控制中的重要环节，因为输入是电算化会计信息系统的主要数据入口，只有输入正确的会计数据，才能保证最终输出的会计信息是正确的。各单位应建立起一整套控制制度以便对输人数据进行严格控制，保证输入数据的正确性。输入控制常用的方法主要有：设计科目代码校验，防止科目输入错误；进行试算平衡校验，防止凭证金额输入错误；采用顺序检查法，防止凭证编号错误；采用二次输入法，将数据两次输入，汇总对比输入结果来确定输入是否正确等。处理控制是对计算机系统进行数据处理的有效性和可靠性进行控制，这些控制往往被写入计算机程序，又称之为自动控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括数据的核对、对字段、记录长度的检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等；文件控制主要包括检查文件长度、检查文件的标识、检查文件是否感染病毒等。输出控制是指对计算机系统内部的数据处理活动进行控制，其目标是保证各种输出结果的真实性、完整性和正确性。