就业视角下高校学生档案的内涵建设及其服务功能

晏玉珍

（广州民航职业技术学院，广东 广州 510403）

高校学生档案是人才信息的重要载体，准确、齐全、完整的学生档案，历史全面地记载着学生的经历、政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息，是反映学生综合素质的最重要依据。目前，我国实行“市场导向、政府调控、学校推荐、自主择业”的毕业生就业市场化机制，用人单位与个人双向选择，大多数用人单位在选拔、录用、考核大学生时都会将档案作为重要的参考依据。因此，探索就业视角下高校学生档案的内涵建设及其服务功能具有重要的意义。

1 高校学生档案的现状

1.1 高校学生入学档案原始材料不全

这一问题对于全国招生的院校表现得更为严重。当前高校普遍实行网上录取，造成最原始、最基本、最重要的纸质档案材料收集工作的困难，部分学生的纸质档案材料无法完整地收集与积累。如：高中毕业生登记表、高校招生报考志愿表、中学生成绩表、高考成绩、政审表、入团申请、志愿表、中学期间奖惩、高校招生体检表等一系列档案材料残缺不全。档案的不全，既给学生档案管理工作带来了困难，也给教育部门培养考查学生综合素质及学生本人成长带来不利。

1.2 学生在校期间档案材料收集不齐全

学生在校期间，除了完成教学大纲规定的专业学习之外，还要参加各种实践活动，这些活动的组织和实施并不是由一个部门来完成，加上各部门之间存在的不协调，因而造成各种学生信息统计的不完整，致使多数高校学生档案的信息不够完备。而资料信息完备是后期工作的重要基础，当前，很多高校学生档案尚处于存档阶段，信息调用难，各种信息的完善程度尚不充分，若改变当前的状况，应运用科学的手段，对学生日常生活、文体活动、学习成绩、创新实践活动、社会实践活动等情况进行翔实的采集、避免因记录材料的缺失，而对学生评估造成片面，使评估的结果失真、失实。

1.3 记录性材料多，科学、客观评价少

很多高校毕业生档案中，无外乎高中档案、在校成绩单、毕业生登记表，在这种情况下，学生信息只是仅限于对学生共性的信息处理进行了简单的记录，不能比较完全地刻画和描述学生在校期间的综合表现；部分学校有相关描述，但存在表述模糊，信息记录不规范等现象。而对学生进行科学的系统的客观评价和综合素质的评估材料就更少了。事实上，在整个大学生活中，课外实践活动、各种文体活动、科技创新竞赛活动贯穿整个大学生活，成为广大学子大学生活中不可或缺的越来越重要的组成部分。实践创新及科技文化竞赛更有利于大学生综合素质的培养和综合能力的提高。因此这部分信息的缺失对正确评价一位学生产生较大的影响，会使评价结果严重失真、失实，不利于用人单位选拔人才。

1.4 不适应信息社会对档案工作的要求

信息社会要求对信息获取的有效性和准确性。完善的信息管理系统是不可缺少的手段。当前很多高校对学生进行的综合素质测评只是在学习成绩、民主评议等几个方面进行简单的评价，基于评价的指标不完善，造成评价结果与事实相去甚远，对于高校培养复合型人才的借鉴意义不大。基础信息是正确评价的基础，而基础信息评价指标越多，需要处理的信息量就越大，从而使信息处理的过程和手段趋于困难。因此，我们应采取先进的、科学的方法和手段，运用信息技术解决这个问题。当前部分学生工作人员试图运用管理信息系统对学生的档案信息进行管理，并对学生的综合素质进行客观评价，这是一种有意义的探索和尝试。

2 就业视角下高校学生档案的内容体系的构建

2008年《高等学校档案管理办法》颁布实施，首次明确将高校学生档案列入高等学校档案的管理与利用范围。《办法》第十五条规定：学生类档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

高校学生档案始于大学生入学前的高中档案和高考档案，由于各个高校对学生档案的要求和理解不尽相同，因此，学生档案内容也略有差异。目前许多高校学生档案的信息量明显不足，档案内容基本上还是沿袭长期不变的老面孔，强调政治表现和主观评价，轻综合能力记载和客观素质评价，对素质教育状况反映太少，很难全面反映大学生在校学习情况，缺乏时代性和个性。随着社会的进步与发展，用人单位对人才的要求越来越高。用人单位希望能从学生档案中更多地了解学生的成长经历、思想状况、人际交往、政治表现、身心健康、诚信品质以及社会实践、科技创新、组织管理、文体活动能力等方面的内容。而高校学生档案不是缺乏这些内容，就是内容记录不够全面，即使有些内容有所涉及，也多是流于形式的公式化、口号化记载，千人一面，根本无法满足用人单位甄别、选拨人才的个性要求。

因此，在就业服务的视角下，高校学生档案的内涵建设应包括基本素质、发展素质和责任素质三大类。具体包括大学生的政治品德、学习成绩、身体健康、心理健康、日常行为、创新活动、大学生涯与职业规划、职业技能训练、诚信教育和志愿活动十个方面的内容。

1）基本素质。政治品德：学生政治面貌及组织发展状况、宗教及其他组织参加情况；学习成绩：大学成绩单、英语四、六级成绩单、计算机等级考试成绩单；身体健康：体检表；心理健康；参加团体辅导记录；日常行为：奖惩情况、参加校院组织的重要活动记录、参加学术活动记录。

2）发展素质。创新活动：发表论文情况、参加指导老师科研项目情况、科技文化创新活动获奖等；大学生涯与职业规划：生涯规划、职业规划；职业技能训练：职业能力训练成绩、拓展培训记录。

3）责任素质。诚信教育：生源地贷款、国家助学贷款、校内资助类基金的借还记录，以及参加诚信教育状况；志愿活动：社会实践、志愿者活动。

3 高校学生档案的就业服务功能

高校学生档案是高中学生毕业后随考试录取投递入高校，对大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生就业以及在今后的学习和工作中接受各级组织选拔、任用和考核的主要依据。学生毕业后，档案转到所在工作单位，成为人事档案，对学生毕业后的工作、定职、晋职等方面都起到重要的凭证作用。人事档案有三个基本功能：第一，档案是个人经历的记载；第二，档案表明一个人的行政隶属关系；第三，档案是为个人提供相关人事服务的依据。但在越来越严峻的就业形势下，用人单位对大学生的要求也越来越高，用人单位到高校招聘、面试及政审考察时经常要求查看学生的档案。因此，高校学生档案的基本功能还应增加第四项功能，即高校学生档案的就业服务功能。

高校学生档案的就业服务功能就是档案在高校学生发展和就业过程中所体现出来的作用和价值。

3.1 “名片”功能

高校学生档案不仅包括学生在校期间的学习经历、成长经历、政治表现、思想品德、身心健康、技能水平、奖惩情况、自我评价、学校鉴定，还包括学生的特长、诚信、就业反馈信息以及社会实践、公益活动、文体活动能力等内容，这些都为用人单位选拨招聘人才提供了重要依据。用人单位查看学生档案，能够了解学生的基本信息，从而能够对毕业生有个基本认识和初步了解。

3.2 “评价”功能

准确齐全、完整规范的大学生档案能够真实、全面地反映出大学生的综合和整体形象，既能真实再现大学生在校学习期间德、智、体、美、劳等方面，又能发挥在毕业生步入社会后的定岗、定职、晋职、出国深造等方面的重要凭证作用。因此，高校学生档案是用人单位评价毕业生的重要参考依据。

3.3 “发展”功能

高校学生档案的建立过程是大学生成长与发展的缩影，这一过程能够培养大学生“记录自己发展过程的所有者”和“档案制作者”的主体意识，有利于大学生形成自我反省、自我评价、自我完善的发展模式，进而促进大学生的自我实现。

3.4 “保障”功能

有效地管理和利用高校学生档案有助于保障大学生就业的合法权益。伴随着我国人事制度改革的逐步深入，人事管理也更加规范。毕业工作以后的落户、保险办理、转正定级、职称评审、学历教育查询等问题都需要使用人事档案。因此，高校学生档案对于保障毕业生就业后的个人合法权益具有重要意义。

4 健全档案管理体制，强化档案就业服务功能

4.1 高校学生档案管理应当适应高等教育发展的需要

我国高等教育规模扩大以后，高等教育已经逐步的从精英教育走向了大众教育，高等教育更加注重宽广的知识，培养更为全面发展的人才。各高校的学生培养体系已经发生了多次的变化，注重大学生综合素质培养的环节，如社会实践、心理健康教育、科技和文化创新活动等课堂以外的学习和活动越来越多。但在2008年8月《高等学校档案管理办法》颁布前，许多高校在对学生的材料归档时基本上还是沿用了旧的模式，依然是“老四样”，即学生的成绩单、体检表、毕业生登记表和党团组织发展四样材料。档案内容体系未曾更新，档案内容千篇一律，缺乏能全面反映学生综合素质的新材料，也体现不出个体学生的具体差异。困此，这样的学生档案难以向用人单位全面地反映大学生在校期间的真实情况。

4.2 高校学生档案管理应当满足用人单位招聘的选择要求

随着“双向选择，自主择业”的就业制度的逐步完善，高校学生档案应在以用人单位的需要为导向的原则下，扩大归档范围、充实档案内容，将大学生涯与职业规划、科技创新竞赛证书、职业能力培训考核、社会实践、志愿活动等材料归入学生档案，全面、立体地反映出学生的发展情况。这其中要重点增加心理健康和诚信教育方面的材料，在如今竞争十分激烈的社会，诚信问题和心理健康问题一直是用人单位极为关注的两个方面。

4.3 高校学生档案管理应当有助于大学生就业能力培养

首先，高校学生档案管理与大学生的主体意识的培养。目前大学生的档案意识薄弱，许多学生根本不清楚自己的档案里有什么东西，有哪些材料需要及时上交归档。学校应在新生入学教育之际，向学生普及学生档案的相关知识，同时加大宣传力度，让学生认识到学生档案的重要性，意识到自己的思想、学习、工作、社会活动等方方面面的记录都有会被如实地保存在档案中。以此作为其大学生涯的有益目标导向，从而全面提高大学生的综合素质，提升就业的竞争能力；其次是高校学生档案管理流程再造与大学生责任意识的培养。当前学生档案管理模式存在管理效率低、信息涵盖不全、重要材料不能及时归档，现代计算机及数据库技术使得高校能够充分发挥管理信息系统强大功能，对学生大学的学习和生活进行网上记录，通过信息系统进行操作和管理，遵循档案管理工作的原则和规范，进行科学的管理，建成网络化的管理体系，有步骤地将学生信息分类归档，系统自动生成学生的档案内容。这种“自下而上”的归档流程中，要求学生在网上记录时认真、仔细，对自己负责，有助于大学生责任意识的培养；再次，高校学生档案管理与大学生服务意识的培养。在大学生档案材料归档的过程中,有些材料需要班委和班级同学的评价意见。这些评价意见往往要求评语要客观、全面,不能千篇一律地用同样几句评语评价所有同学,要能反映出学生鲜明的个性品质，从而使学生档案真正起到为就业和学生发展服务的功能，提高档案的利用价值。这种同学间的评价，要求大学生本着对同学、对自己负责的态度，全面、如实地为同学填写评语。这种评价要求，有助于逐步培养大学生真诚、自觉地为他人、为集体、为社会服务的意识。

由此可见，从学生档案的内涵建设及其服务功能来看，高校学生档案不仅是大学生基本信息的记载，而且应是融教育管理功能与就业服务功能于一体的载体。具体来说，就是通过真实记录大学生在校的各方面情况，激励大学生奋发学习，积累影响或者左右未来发展的素养，培养自身的核心竞争力；并为用人单位选拨人才提供全面、真实、可靠的信息，从而实现最佳的人职匹配。

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