对新形势下企业档案管理工作创新的思考

陈茂银

（淮北矿业集团 临涣选煤厂，安徽 淮北235000）

对于企业基层单位的档案管理工作者来说，要在本职实践中认真做到“完整、准确、高效、实用”，这是档案管理工作在新形势下为企业发展提供创新服务的任务和要求，也是每个档案管理工作者必须深思慎行务求实效的重要课题。笔者作为一名有着多年工作经历的煤矿企业档案管理人员，对此有着自己的体会和建议。我认为在当前新形势下企业档案管理工作的改革创新应着眼于以下三个方面：

1 要注重革新档案管理的服务手段

1.1 建立档案室网页，开展网上利用服务

随着企业系统内部局域网的建立，企业档案部门可充分利用单位网站制作自己的网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统联上单位网站，实现档案信息的网上检索，为企业提供更好的服务。国内许多单位档案室利用互联网开展的网上服务，已成为为社会和单位提供档案利用服务的一种重要形式。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，尤其是文件全文数据库建设，在网站上实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、数据库化，档案信息服务利用网络化，档案管理工作自动化，档案信息管理法制化。如：输入目录管理数据库，在网上公开部分档案目录，方便查询检索；档案室与宣传部门密切配合，可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档，建立数字化视频档案数据库，以便于宣传和利用。

1.2 完善电子文件的自动上传收集

目前单位的很多工作都在电脑上完成，特别是一些技术改造项目，为了节约成本，很多技改资料保存在电脑里而不出纸质材料。时间久了，或者人员调动，这些资料就丢失了，所以在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的课题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间内将其收集，并在档案部门的服务器上归档。

1.3 开展局域网络在线服务

传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式，让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通讯，进行信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务。

2 要不断实现服务领域上的成功扩展

2.1 逐步实现信息服务的主体多元化

由主要为企业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对企业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着技术的发展，人们从事的科学和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

2.2 积极促成企业档案管理的服务多样化

处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案室也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。档案室的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要的工作实体。对于档案信息的开放和开发，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设主战场主动出击。如在汇编专题信息方面：开发技术信息，帮助引进开发先进技术产品；开发经济信息，为企业结构调整服务；开发市场信息，为企业提供营销机会；开发服务信息，为企业维护合法权益服务；开发房地产信息，为城市改造和建设服务等。

2.3 扩展新的职能，开拓新的服务项目

在市场经济的冲击下，企业档案管理工作原有的收集、整理、归档、保管、利用的基本职能显得单一和片面。只有转换扩大，发展和调整其服务职能，档案管理才能在新形势下求得发展的生机。传统的档案管理服务方式是在室内对用户需求开展工作，如查阅图纸、文件等，这些仍是今后应该坚持做好的工作。从适应市场经济的角度出发，适应增加新的服务项目。如市场分析与预测，了解市场需求信息。在市场竞争中，一种产品的兴衰往往受到价格、质量、需求来进行，这就要求档案工作者走出去，到市场实地考察，到用户中掌握情况，从而改变那种四平八稳的工作方式，增强适应市场经济的工作能力。

3 要明察确立服务创新的主要任务

3.1 强化档案资源建设在档案服务创新中的基础地位

在这三者之中，用是根本，管是手段，收是基础。因此，档案立馆之基在于档案资源建设，档案服务之基在于档案资源建设。正因为档案资源建设在档案服务创新工作中具有基础性的地位，也就决定了要进一步深化档案资源建设抓源头的监管理念，聚焦企业重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体档案的管理工作，全面推进常规归档与即时归档的相结合，大力开展厂史人物、厂史资料和社会媒体对企业单位工作报道等方面的征集工作，为企业发展积累精神财富。

3.2 档案信息数字化是企业档案服务创新的基础建设

档案信息数字化的主要目的是方便利用和保护档案，这已不再是一个理论探索问题，而是一个如何创造条件，抢抓机遇，力争支持的课题，是企业档案服务创新一项重要的基础性建设任务。可有效利用缩微摄影技术和数码影像技术，为档案管理实现数字化建设提供有力支持。即通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。同时将大量的纸质文件经过高倍缩集后制成很小的电子文件，通过数码相机和光磁转换实现对影像资料的高清晰处理，使其形成可用计算机识别、存储和管理的电子文件，以从根本上解决纸质档案给库容带来的压力，克服档案管理过程中的诸多矛盾，这是档案管理发展的必然趋势。

3.3 培养造就高素质人才队伍是档案服务创新的根本保障

档案部门能否真正发挥其应有作用，关键在于人才，关键在于档案管理工作者是否有所作为。因此，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。随着现代科学技术的进步，实现档案管理现代化已是必然的发展趋势。这就要求每一位档案工作者都要有紧迫感和责任感，努力学习和掌握现代科学知识，使自己成为档案管理工作的能工巧匠。企业单位要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制，以良好的政治思想素质和业务素质作为搞好档案管理工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的服务意识和默默无闻、无私奉献的档案人精神，要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。同时，还要坚持有计划地培养和引进高学历、高层次的档案服务创新人才，从多方面和多角度打造一支胜任企业发展、高效优质服务的档案管理团队。