浅析如何加强城建档案管理工作

2013-08-15刘佳

山东工业技术 2013年14期

刘佳

（大庆萨尔图区城市建设管理站，黑龙江大庆163000）

0 引言

随着社会的不断发展进步，城市管理的重要性也越发突出，对城市发展的各项工作都有着协调作用。城建档案管理主要是对城市档案的相关资料进行管理的工作，包括对资料的收集、整理、存档以及使用等，是城市管理中的重要内容，对城市管理工作提供了可靠的信息依据。我国政府对于城建档案管理工作也非常重视，也将其列为重点的工作项目。在城市建设的过程中，城建档案对城市的规划、城市建设和管理提供了基础的资料，也是城市管理中提供可靠信息的重要依据。它既是我们城市风格发扬的重要基础，也是城市未来发展的前提保障，成为了城市文化发展和城市特色发展必不可少的重要因素。不仅如此，还能从侧面反映出城市的综合信息，为城市未来的发展指明了方向。因此，我们必须要在城市不断发展的过程中，做好城建档案的管理工作，同时对于城市的管理也有着重要的意义。本文从城建档案的机构体制、信息管理宣传教育、科研等内容中对城建档案管理进行详细的说明，同时提出一些科学可行的管理措施，以供参考。

1 建立科学的管理机构和制度的重要意义

城市档案是城市建设和城市发展的真实反映，从城市档案信息中就能够看出城市的发展轨迹，在城市的相关活动中，城市档案能够为城市的建设、发展和各项活动提供和保存对国家、社会更有价值的档案信息，包括文字材料、图片材料、影响材料和图表等等信息类别，这些档案信息能够更真实的反映出城市的各项活动以及发展轨迹。在城市化进程不断加快的过程中，城建档案在城市的发展中就起到了至关重要的作用，充当了城市信息库的作用。城建档案管理在城市发展基础上建立起来的，并且有了专门管理机构和一套完备的管理体制，因此，城建档案管理工作中能够更好的发挥城建档案的重要作用，也为城市管理提供了可靠的基础保障。以往，还有很多人对城建档案管理工作并不认可，觉得这是一项多余的工作。在经过了一段时期后，国家对城建档案管理工作越来越重视，开始成立了相应的档案管理部门，城建档案管理工作渐渐走向正规，城建档案在城市发展中也发挥了重要的作用，人们也逐渐意识到城建档案管理的重要性，并且给予了广泛的支持。现如今，城建档案管理不仅被人们更好的认可，人们也开始从理解配合到主动进行咨询、提交管理。因此，建立一个有效的城建管理机构和完备的管理制度是非常有意义的工作，能够更好的提高城建档案发挥其应有的作用。然而城建档案管理工作毕竟还处在一个发展阶段，还有很多方面的问题需要解决，我们必须要以科学、严谨的态度来进行这项工作，以更好的提高管理的水平和质量。

2 信息化管理的内容和意义

随着科技的不断发展进步，信息化时代也走进了我们的生活，为人们的工作和生活都提供了很大的便利。城建档案的管理工作中，也需要有新的管理方案和管理措施，信息化的管理模式更好的适应了这一要求。由于城市发展速度快，档案资料管理工作相对复杂，采用信息化的管理模式更好的解决了这一问题，使档案管理的效率和质量都有了更好的提高。

2.1 城建档案的电子信息化管理技术

电子信息化管理模式的出现，也标志着城建档案管理工作进入了一个新时期，实现了城建档案管理工作质的飞跃。其主要功能有以下几方面内容∶

城建档案资料的修改、扩充等工作能够更合理有效的进行，在使用和存储功能上有了大幅度的改进，为管理提供了更大的便利。编制城建档案资料的类别、统计数据等有了更有效的手段。在进行档案信息的拍了统计、分析比较和判断时，能够更有效的提供档案资料，最快最及时的提供资料参考。另外，对于一些需要资料中转服务的工作，也可以通过计算机终端，来进行数据的传输和连接，从而达到远程服务的效果，节省了资料传输的时间，同时也提高了效率。现如今，网络化的发展使城建档案资料的管理更加智能化，只需要通过计算机系统，就可以随时进行资料的访问、使用和管理。这也是提高城建档案管理的重要途径之一，对加强城建档案资料的使用质量也有着重要的帮助。

2.2 城建档案的计算机管理技术

电子计算机技术在城建档案中的应用推动了城建档案管理工作的完善，有效的提高了城建档案管理工作的效率，在电子计算机技术不断提高的过程中，城建档案管理水平也有了相应的提高。城建档案管理工作信息化必须具备以下条件∶首先，加强对计算机技术人才的培养，好的计算机人才才能更有效的提高档案管理水平，这也是必要条件之一。其次，做好城建档案管理的制度建设，以科学的手段来进行标准化管理。最后，确保档案数据管理的精度，并且及时的进行核对。另外，建立适应信息化管理的城建档案管理体系。从目前城建档案馆计算机的应用情况看，最需要解决的是著录与标引。

2.3 其他载体信息的管理

对不同载体和形式的档案要采用不同的管理方法，最好做到专人负责，专业人员管理一门或一种档案。管理人员要经过严格的培训，取得相关的资格等。

不同载体的档案整理要遵循不同的原则，但总的要遵循基本建设程序，按照呈报、设计、施工、竣工、验收四个基本形成阶段，进行分门别类的系统整理，使其保持内部有机联系又有始有终、成龙配套，达到完整、准确地揭示城市建设活动的真实历史面貌的目的，同时又便于保管和提供利用。

3 加强对城建档案的宣传教育

加强城建档案工作管理，首先必须提高人们的档案社会意识，消除重建设轻档案，重使用轻管理思想。城建档案管理工作从无到有，从单一到全面，从简单到复杂，经历了相应的发展过程，在大多数人都对城建档案工作有所认识的今天，仍然有部分人对城建档案缺乏全面的认识和了解，这就需要我们加大城建档案管理和利用的宣传、教育工作，须知档案社会意识薄弱会出现建设管理工作与建设档案利益相脱节，规划收资不归档，建设施工不查档，建设完毕不建挡，城建管理不利用档案等。这实质是只顾眼前利益，不顾长远利益的集中反映。

4 提高城建档案管理水平的重要性和途径

城建档案管理作为一种管理手段，也属于管理工作的一部分，与其他档案管理相一致。比如档案的收集、整理、归类以及使用和保管等，相对于其他档案管理来说，更多出了一些专业性，对专业素质的要求相对较高，在管理中有着特殊的地位。因此，要做好城建档案管理工作，必须要掌握档案管理的基础知识，同时，还要有一定的专业知识，对城建的相关工作有所了解，能够认清城建档案管理的重心所在。只有这样，才能够更好的做好档案管理工作，使城建档案发挥出应有的作用。因此，城建档案管理工作者要通过不断的学习研究和科学的利用来提高自身的业务水平，从而更好的提高城建档案管理水平。