浅谈如何做好水利工程建设项目档案管理工作

石绍娟

（深圳市北部水源工程管理处，广东 深圳 518110）

引言

社会的发展离不开水利工程，水利工程直接影响着农业、电力、水路运输等行业的发展，水利工程建设项目受到的关注程度越来越高，因此从各方面提高水利工程的质量成为了当前的主要工作。本文从水利工程建设项目档案管理的角度进行了分析，以通过做好水利工程建设项目档案管理的工作，来进一步提高水利工程建设项目的质量，现将研究结果分析如下。

1 水利工程建设项目档案管理的意义

水利工程建设项目所涉及的方面颇多，档案管理是水利工程建设的基础性工作，它贯穿于水利工程建设的整个流程中，主要包括记录两方面的内容。

1.1 水利工程建设中的资料

例如工程建设的流程、原材料的信息、质量分析、工程质量各阶段验收信息等。

1.2 在水利工程建设完成后试运行的资料

建立完善的档案，可以在人们需要查询相关信息时获得详细的资料，不仅在发生问题纠纷时有据可查，而且在水利工程的后续使用中遇到的维修和管理，原始档案也起着非常重要的作用。

2 水利工程建设项目档案管理存在的问题

做好水利工程建设项目档案管理具有重要的意义，我国的水利工程建设项目取得了较快的发展，虽然档案管理工作也取得了一定的成绩，不过仍然存在着许多的问题，下面对这些问题进行详细分析。

2.1 档案管理制度不健全

水利工程建设单位往往重视工程的施工建设工作，对文字的记录工作重视程度不够，因此在档案的管理过程中存在许多的问题，从而导致信息资料的内容不够详细，缺乏相应的重点项目，往往只是进行肤浅的描述，没有进行深入的分析，而且资料的整理也不够及时，最终使档案的管理在日常工作中表现出一定的滞后性，这些问题的根本原因是由于管理制度不健全导致的。

2.2 缺乏档案管理人才

在水利工程档案管理的人员构成方面，大致可以分为两类，一类是年龄较大的管理人员，通常是长期在水利工程建设中工作的人员，这部分人员专业知识水平更新较差，不擅长进行专业的档案管理，另一类是刚进入工作岗位的管理人员，这部分人员缺乏相关的经验，无法保证档案的管理质量。因此，由于水利工程建设单位缺乏相关的档案管理人才，使档案的管理工作没有很好地落实[1]。

2.3 档案信息收集存在问题

水利工程建设项目涉及的方面很多，档案管理人员往往是利用工程负责人员送交的资料进行档案整理，没有亲自进行档案的收集，因此无法对档案信息的完整性和真实性进行辨别。另外，档案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工过程中对档案信息的收集不够重视，这种信息收集方式很容易使收集到的信息不够全面，漏掉相关重要的问题信息。

2.4 档案管理的方式落后

当前计算机与网络技术发展迅速，计算机在各领域得到了应用，不过在水利工程的档案管理工作中，计算机的应用水平仍然不高，许多水利工程建设单位仍然采取传统的文字资料存档的方式，而且在一些应用了计算机管理的水利工程建设单位中，也仅仅是将计算机作为一个记录的工具，没有形成利用计算机进行档案管理的模式，这种落后的档案管理方式无法适应当前快速发展的信息社会。

3 进一步完善水利工程建设项目档案管理的对策

通过以上对水利工程建设项目档案管理存在的问题进行分析，可以发现问题是多方面的，有制度方面的因素，也有管理人员方面的因素。为了通过加强档案管理来提高档案管理的成效，本文提出了以下几方面对策，下面进行详细分析。

3.1 健全管理制度

从水利工程建设单位的管理方面考虑，要进一步健全档案的管理制度，以完善的制度来约束档案管理部门的工作，建立一定的约束和激励制度，将责任落实到各管理人员的岗位上，将档案管理的工作细致化、科学化，在发现问题时可以对岗位人员进行量化考核，从而使档案管理人员能够认真遵守制度，做好档案管理工作。

3.2 提高相关管理人员的素质

档案管理人员的素质是档案管理的核心，因此要进一步提高水利工程建设项目档案管理人员的素质。要对长期在档案管理部门的人员，要定期进行业务培训工作，使其不断适应新的业务和工作，掌握档案的管理工作；要对刚进入档案管理部门的人员，加强各方面的学习，不断适应工作的需要。在水利工程建设单位从内部提升人员素质的同时；要加强与外部的联系，定期组织人员学习其他单位的档案管理方法和经验，进一步完善本单位的档案管理工作。

3.3 改进档案信息的收集方式

由于水利工程建设是一个复杂的过程，传统的档案信息方式往往无法适应现代化管理的需要，因此要进一步改进档案信息的收集方式，本文提出了以3种档案信息的收集方式。

3.3.1 追踪收集法

这种收集方式适用于水利工程建设期限较短的工程，档案管理人员可以追踪工程的建设进度，在现场对工程管理人员进行询问，随着工程进度的进行收集档案信息，并且可以对相关技术部门的信息资料得以验证，保证信息资料的正确性和完整性。这种档案信息的收集方法使信息收集的质量较高，但是需要花费档案管理人员较大的精力。

3.3.2 分段收集法

相对于追踪收集法，分段收集法适用于水利工程建设期限较长的工程，一些大型的水利工程往往需要跨年来完成，因此档案管理人员要与技术部门取得联系，根据工程的进度将档案信息收集的过程进行划分，将复杂的问题简单化，从而跟进每一段工程的档案信息收集，确保工程整体信息的完整性。

3.3.3 强制收集法

由于水利工程建设项目十分复杂，有时需要临时聘用大量的承包单位，在对这些单位的档案信息收集时往往出现问题，因此要采取强制收集法来加强这部分单位的管理。具体做法为，在水利工程开始前，承包单位向档案管理部门缴纳一定的押金，在承包单位配合档案管理人员完成信息收集后，在工程竣工后退回这部分押金[2]。

3.4 加强对档案管理的资金投入

在档案管理部门建立和完善健康档案的管理过程中，水利工程建设单位要进一步加强资金投入，增加相应的硬件和软件设施，使档案管理工作得以顺利开展，另外还可以设置专项资金用于奖励表现突出的人员，从而提高档案管理部门人员的工作积极性。

3.5 建立档案的信息化管理模式

为了进要一步完善健康档案的管理与监督制度，提高档案的管理效率，通过加强资金投入增加了相应的硬件和软件设施后，水利工程建设单位要建立统一的信息平台，利用先进的信息化管理模式对相关档案进行管理[3]。另外，通过建立档案的信息化管理模式，也有利于相关政府部门对水利工程建设单位开展监督工作，使水利工程建设单位进一步向规范化方向发展。

4 结语

在水利工程不断发展的过程中，档案管理工作的地位将会不断加强。档案管理作为一项基础性的工作，也是水利工程建设单位最重要的工作之一，通过本文的分析可以看出，在解决各项基础性问题后，建立档案的信息化管理模式是完善档案管理的最有效途径，希望本文的分析能够对水利工程建设项目档案管理的进一步完善提供一些参考和借鉴。

[1] 王军保.浅谈如何做好水利工程档案管理工作[J].黑龙江科技信息，2012（28）：134.

[2] 宋延龄.浅谈水利工程档案的管理工作[J].中国西部科技，2011（6）：84.

[3] 梁毅.加强现代水利工程档案管理工作的几点建议[J].企业科技与发展，2012（12）：173.