论新形势下如何做好文书档案管理工作

陈龙民

（山东青莱高速公路临沂管理处 山东 沂水县 276400）

论新形势下如何做好文书档案管理工作

陈龙民

（山东青莱高速公路临沂管理处 山东 沂水县 276400）

随着经济社会的快速发展,人们对文书档案管理工作有了更高的要求，文书档案管理工作面临前所未有的挑战。笔者在本文中阐述了文书档案管理的特点，分析了目前文书档案管理中存在的问题，提出了做好文书档案管理工作的对策建议。为新形势下做好文书档案管理工作的顺利开展提供了更多参考。

新形势；文书档案；管理；对策

文书档案是政府机关、社会团体、企业、事业单位和其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件的总称。文书档案是档案工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性较强的工作。文书档案管理可以说是衡量档案管理水平的重要标准，文书档案管理水平的高低，不仅影响着档案资料的质量，甚至会影响到单位的建设与发展。因此，作为文书档案管理人员，必须提高文书档案工作科学管理水平和为本单位中心工作服务的工作能力，提高文书档案管理的工作效率，逐步实现文书档案管理工作规范化、科学化、现代化，为本单位和社会提供更多有价值的文书档案信息资源。笔者结合工作实际，就如何进一步做好文书档案管理工作,谈几点粗浅的认识和体会。

1、新形势下文书档案管理的特点

1.1 文书档案管理工作复杂、繁琐。文书档案管理的工作重点就是收集、保存各类资料。文书档案管理主要对象是对人事、事件、过程记载、文件等资料的存档管理。管理的手段主要是利用各类载体来进行记录，同时进行分门别类的存放。由于涉及到的资料复杂、门类繁多，所以文书档案管理工作量较大，工作过程也非常繁琐而复杂。

1.2 文书工作是文书档案管理的基础。文书工作包括对各类文件的收集、登录、运转、催办、整理、立卷与归档等。文书工作的全过程就是档案形成的过程。档案管理工作就是文书工作的基础之上，对各类文书档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索与提供利用等。文书工作的质量对文书档案管理的质量有着直接的影响。

1.3 文书档案内容丰富、载体多样。随着社会的发展、科技的进步，文书资料种类越来越丰富，载体也呈现出多样化趋势。文书档案涉及面较广，包括党群管理、行政管理、特种载体档案等等各个方面，档案内容丰富多样。在科技日益发展的今天，文书档案的载体日益多样化，比如各种电子文件、照片、录音、录像等。多样的文书档案载体也为现代文书档案管理人员的工作能力提出了更高要求。

1.4 文书档案管理还具有公文管理的标准化、文书档案的规范性、文书档案的保密性、文书档案的服务性等特点。文书档案管理工作对资料的完整性、安全性要求非常高，这就意味着文书档案管理工作必须要认真仔细，要有高度的事业心、责任感。

2、新形势下文书档案管理存在的问题

2.1 制度有待完善。目前文书档案管理在制度方面还有待进一步创新与完善。尤其是我国的部分国企与事业单位，在经营管理方面制度创新力度较大，但在文书档案管理方面就缺乏一定的重视度，文书档案管理工作大多是几十年一贯制，带有浓重的机关档案管理特色，甚至一直沿用传统的管理制度与方法，这种现象严重影响了档案管理的科学化、制度化、规范化进程。

2.2 档案管理水平有待提高。档案计算机管理软件系统，缺乏统一标准，在实际管理中缺乏通用性，档案管理的标准化、规范化水平有待提高。如：有些档案管理软件，仅仅着眼于档案专业流程研究，而忽视了档案与文件的衔接，特别是实行办公自动化后，档案管理软件无法实现与OA系统的无缝衔接，导致许多电子文件无法及时、准确地归档。

2.3 文书档案管理人员专业素质不高。目前，相关单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新形势下开展档案工作的需要，特别是进入21世纪以来熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

2.4 档案资源开发力度不够。档案管理人员缺乏档案资源开发的积极性，往往局限于档案的收集和保管，满足于传统的被动服务方式，缺乏主动开发档案资源的意识和热情，无法进行文书档案深层次的开发与利用。

3、新形势下做好文书档案管理的对策

3.1 加强制度建设，提升管理能力。着力加强文书档案管理的制度建设，对原有的规章制度进行重新梳理与完善，在合法且合理的前提下，根据部门公文管理工作的实际,制订相应的“公文处理实施办法”,将以往文档方面的多个规定予以综合,集档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁为一体,提出规范化的要求,建立统一标准、统一要求、统一运行的操作规程。对不完善的管理制度进行修缮，对不相宜的规则进行废除，从而认真制定出适合新形势下的文书档案管理规章制度。另外，还应该适应电子科技发展的时代特点，对电子档案管理制定出严格的标准，使新的制度体系与原有的制度体系进行有机结合，从而形成全面、综合、完整的文书档案管理模式，从根本上提升文书档案管理的能力。

3.2 运用先进手段，加强文书档案现代化管理。办公自动化系统的推广应用，使得收文、发文都通过OA流转完成，这就要求档案管理者要改变传统的手工管理模式。首先，选择适合本单位文书档案管理的软件，利用计算机进行档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅利用，做好OA系统软件和档案管理软件的接口，实现OA办公系统与档案系统无缝连接，使所有电子文件数据直接归档进入档案系统，并且纸质文件与电子文件对应整理，所有文件信息保持一致。其次，要提高档案检索速度。档案计算机检索工具多样化，形成从文件级到案卷级再到档案专题，多层次多角度的检索体系，有利于提高检索工具的覆盖率，使每一种检索工具都能覆盖全部文书档案，能迅速、准确、全面、系统地管理和提供档案材料，从而提高档案利用工作效率。

3.3 优化队伍结构，提高管理人员素质。在文书档案管理阶伍建设方面一定要把好人才的入口关。企事业单位应该根据档案管理工作的实际需要，引进与聘用一些具有一定文化水平与相关业务能力的人员。档案管理者要树立现代化管理档案的理念，掌握档案计算机管理运用技术，根据需要进行多层次、多渠道、多形式、多手段的继续教育，不断强化档案管理人员的素质培养与教育。要结合本岗位工作，边学习边操作，不断更新文书档案管理的业务知识，努力从过去传统的手工型向现代化管理型转变。定期组织相关的业务交流与学习活动，实行系统内的岗位轮换制度，以增强文书档案管理人员的综合能力。

3.4 增强服务意识，大力开发档案信息资源。档案管理人员应该深入到单位、科室，了解他们对档案信息的需求，根据各类人员不同需求的特点，有针对性地提供编研信息，使各部门在实践中充分认识到档案对其工作所起到的作用。同时，要重视档案信息资源的开发和利用，要多途径、多渠道地开发档案信息资源。如：利用档案信息资料组织编印《历史沿革》、《大事记》、《荣誉汇编》、《档案利用汇编》、《统计资料汇编》、《财务经营统计分析汇编》等一系列资料汇编，充分利用档案信息资源，为单位管理决策和制订规划、计划、工作总结、实施措施等提供真实可靠的档案信息。要编写各种专题汇编，为利用者提供多层次、多方面、有实效的信息，不断提高文书档案利用效率。

4、结论

总之，新形势下文书档案管理工作充分体现了企事业单位的基础管理水平，文书档案管理是企事业单位管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志。只有完善各项文书档案规章制度，不断提高管理人员素质，加强文书档案现代化管理，增强服务意识，切实做好文书档案的管理工作，实现文书档案管理的信息化，才能有效提高文书档案管理的质量与效率，促进我国各项事业快速健康发展。

文献引用：

[1]罗文妍，浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报，2011，9（3）：117～119.

[2]黄静虹，关于新时期文书档案管理工作的思考[J].中国科技信息，2013，1：101.

[3]成丰，论在文书档案管理中的问题和对策[J].经营管理者，2011，6：337.

陈龙民，1963年10月出生，男，副研究馆员，本科，从事档案管理工作，主研方向为公路档案管理。