独立学院办公室秘书工作现状及对策分析

王忠强

【摘要】本文作者在独立学院工作多年，对独立学院办公室秘书工作有着较为深入的了解，本文旨在初步分析独立学院办公室秘书工作的现状，从中探寻出做好独立学院办公秘书工作的对策。

【关键词】独立学院；办公室秘书

文章编号:ISSN1006—656X(2013)06 -0210-01

随着我国教育改革的不断深化，按照新机制、新模式组建的独立学院发展迅猛，已经成为我国高等教育的重要组成部分。作为独立学院的核心机构——学院办公室，起着上传下达、综合协调的作用。办公室秘书的综合素质高低直接会影响学校行政工作正常运转，如何做好独立学院办公室秘书工作对提高独立学院行政管理水平具有现实意义。

一、独立学院办公室秘书工作现状

独立学院出现在我国高等教育体系的时间很短，其办公室秘书工作也处于开始阶段。独立学院以其本身和其他类型的大学（例如公办和纯民办大学）性质上的区别，办公室秘书工作具有独特性。

（一）一岗多责，任务繁多

独立学院办公室秘书处于没有明确的工作职责的现状，独立学院的投资方来源于企业，企业的性质导致办公室秘书的人员配置只能做到最大程度精简化，秘书一岗多责，任务繁多，在学校工作需要的时候，随时听候调遣，例如办公室秘书既要做好文字工作、美编和宣传工作，还要做好上级领导检查指导和院校之间交流的接待工作。更有甚者，在招生之际，还要进行外出招生宣传工作。这都是在其他大学无法想象的。

（二）工作对象复杂多样

由于独立学院体制的原因，办公室秘书的服务对象多样。除了学院领导，还要对董事会的驻校成员做好联络和服务工作。这和其他院校办公室秘书一对一的工作有所不同。独立学院办公室秘书工作对象多、内容繁杂琐碎，而且绝对不能出错。这就要求独立学院办公室秘书在熟练完成各项本职工作之时，又要讲究工作程序和方法，坚决避免多头请示，时刻保持头脑清醒，提高办事效率。

（三）角色定位不明，待遇有限

独立学院办公室秘书的在独立学院日常行政管理中，往往被认为处于辅助地位，没有太多核心价值，职业角色定位不够明确，待遇有限，加上办公室秘书工作量大，内容复杂多样，工作时间长，这就造成了独立学院办公室秘书容易产生职业倦怠。

（四）综合素质不统一

独立学院办学时间短，人员构成复杂多样：有的来自母体学校，有的来自和学校毫不相关的企事业单位，还有的是留校工作的学生。大多数独立学院办公室秘书的特点是：年龄小，学历较低，综合素质不统一。

二、独立学院办公室秘书的角色定位

（一）传递行政管理信息的中枢

独立学院办公室秘书是上传下达的重要渠道。领导的政令需要秘书来整理发布，下级机构的信息要从秘书这里收集整理上报领导。

（二）领导的日常活动的策划者和组织者

领导的日常活动，例如各种会议、讲话、调研都需要秘书来策划组织。独立学院办公室秘书工作更要求比其他类型院校还要细致。在安排好了领导的日常活动以后，要提前告知领导，及时“提醒”领导，也显得尤为重要。

（三）各项工作的直接督办者

各项日常管理中，上传下达的信息流动，教育教学工作的政令执行，需要及时督查督办。办公室秘书就首当其冲。但因独立学院办公室秘书行政上往往没有职级，故在工作督办中要注意和下级部门交流的说话方式，要语气和善，有礼有节，机动灵活，但也反对畏手畏脚，要有执行力，对事不对人。所以，各项工作的督办也是独立学院办公室秘书工作的重要内容。

（四）领获取信息的渠道

领导身居高位，对于所需要了解的信息不能及时知晓。这里所提出的领导所需要了解的信息包括：学校日常运作的各种事务性信息，各单位部门的具体运作情况，学校近期的主要工作动态。这都需要秘书了解熟记，以备领导随时垂询。

三、提高独立学院秘书工作能力的对策分析

（一）培养协调各种关系的能力

在学校的管理中，办公室秘书处于“领导之下，其他部门之上”，直接面对各个部门、各种人员的各种矛盾。而且独立学院作为普通本科院校拥有众多知识水平比较高,个性鲜明，思想独立的教职员工。如何在日常的管理工作中处理好与他们的关系，也是独立学院办公室秘书的一项基本要求。

（二）培养多种技能和技巧

独立学院体质的特殊性，造成了在用人方面不可能分工过细，这和公办院校一人一岗，单人单责的方式不同。独立学院办公室秘书往往一人要扮演多种角色，不只是要能做好日常工作，还要求具备多种技能，例如摄影摄像，美术设计，办公设备的简要维护等。

（三）培养缜密工作的习惯

独立学院办公室秘书工作也一样纷繁复杂，不能出错，这就要求办公室秘书必须养成缜密工作的意识。在任何政令出台前，甚至给领导提出各种参考意见之前，必须缜密思考，多角度考量，从整个过程着眼，在最后敲定之前，要反复修改，力争达到一个完美的程度。

（四）培养“打提前量”的意识

在日常工作每个时期，都要提前做好相应的准备，例如新生报到了，要举行开学典礼，就要写领导讲话稿，这就可以提前做好准备；领导要调研工作，提前做好各种流程的安排，做好预案。做到“想领导之所想”，在领导之前做好各种调查研究，在领导需要的时候及时提出以供领导参考。这样就可以在遇到工作和各种情况的时候游刃有余。

（五）牢固树立保密思想

办公室秘书工作必须有良好的保密意识。独立学院办公室秘书可以提前知晓领导（也可能是董事会）最新决策，最新政令，甚至还在讨论之中的信息。但是，在工作中要做到“不该说的坚决不说，不该问的坚决不问”，口风严谨，绝不泄露不该泄露的信息，尚未正式公布的信息，绝不能提前公布。对于“包打听”型的同事，要做到机智灵敏的回避问题。办公室的涉密文书，不需要送档案馆存档的，要做到保密销毁，在工作中的每个环节都要做到涉密但不泄密。

三、独立学院办公室秘书职业生涯浅谈

“铁打的营盘，流水的兵”，办公室秘书工作不可能干一辈子，在办公室秘书岗位上工作了一段年限以后，我们就不得不思索我们未来发展的方向。

独立学院办公室秘书职业发展主要有以下三个方向：

有的办公室秘书在工作中崭露头角，然后逐步得到升迁，随之也走上了领导岗位。但是独立学院因其体制的特殊性，领导岗位相对较少。独立学院办公室秘书得到升迁的机会就更少。

有的办公室秘书会因为学历和科研水平的提升，走上任课教师岗位。独立学院属于本科院校，按照教育部的相关要求，本科院校的任课老师必须有硕士及硕士以上学历。所以，提高自己的学历显得尤为重要。

因为独立学院没有事业编制，都属于合同制聘用，很大部分办公室秘书在岗位上得到锻炼成长以后，明晰了自己的职业发展定位，最终将转向于社会中的企事业单位。

不管最后独立学院办公室秘书走向何方，最为重要的是在日常工作注意个人的锻炼积累，保持危机感，提高自己的学历和科研水平，在学术和科学研究方面做出自己的成就，走专业化道路是提高自己核心竞争力的有效渠道。

四、结语

独立学院办公室秘书工作有着一定的特殊性，但也具有普遍性。在工作中要定位好自己的工作角色，细致谨慎，坚持不断学习，相信在独立学院办公室秘书这个岗位上能得到巨大锻炼，最后不论从这个岗位走向何方，都会觉得做办公室秘书的日子是最有收获的。

参考文献：

[1]独立学院行政秘书工作探讨 陈建文 广西师范大学漓江学院

[2]独立学院办公室秘书工作要旨 朱耀辉 西北师范大学行知学院