浅谈档案资源建设存在的问题原因及对策建议

蔡元侠

文章编号:ISSN1006—656X(2013)06 -0189-02

文书档案是各项工作的真实记录，是档案的重要组成部分，是工作发展史的真实写照。文书档案资源建设是文书档案管理的源头性工作，加强文书档案的资源建设对于档案部门服务领导决策、服务经济社会、服务人民群众有着重要的意义，各级国土机关特别县区级基层国土机关档案部门应切实加强文书档案资源建设。但是，长期以来，部分单位对国土档案管理工作的重要性认识不到位，从而使得档案管理工作逐渐被忽视，被遗忘。笔者根据自己多年从事档案管理工作中积累的经验，就基层国土机关文书档案资源建设中存在的问题、原因分析进行粗浅的剖析，并提出几点建议。

一、区局档案管理工作的现状

近年来，淮阴国土分局针对档案管理基础薄弱，基层部分国土所档案工作严重滞后的实际情况，下大力气进行整改，并以此为突破口，规范内部管理。通过召开中层干部会议、举办专（兼）职档案员培训班、增加基层单位档案经费等措施，全面提升全局档案规范管理化水平，强力扭转档案工作的被动局面。目前，分局建成面积达188平方米，密集架15组30列、档案柜40组、设备齐全的档案室，已整理各类档案总数63662卷，其中业务档案63162卷，文书档案680卷、3189件。具体体现在：

一是强化档案管理意识，确保档案管理工作落到实处。分局根据工作实际及时补充完善各类档案的归档范围，在做好文书档案、业务档案收集的同时，特别注重会议记录、统计报表、会计资料、视听资料等重要文件资料的收集，确保了归档工作的系统性和完整性。

二是加大资金投入，夯实档案管理基础。近几年来，我局抓住部分单位改扩建的有利时机，提前谋划，提前介入，认真落实《档案室设置和管理规范》，共投入资金100余万元，为国土服务中心新购置档案柜280组，增设视频资料档案柜和空调设备，实现基层国土所档案室标准化、规范化。

三是健全日常管理制度，强化档案管理规范化。为强化国土服务中心档案管理工作，我局专门将其列入年度目标考核，并建立档案管理制度、档案工作责任制、档案保密、借阅制度和档案传递制度等制度，从制度上规范国土服务中心的档案管理工作。

二、基层国土机关文书档案资源建设中存在的问题

一是应归档的文书档案收集不全。如：一些文件材料中有请示无批复或有批复无请示，一些重大活动的过程性文件资料收集归档不全，部门之间不平衡，部门移交的文件资料相对较齐全，且保存完好、归档及时；一些部门则相对重视业务卷宗移交，对文书档案的整理归档不够重视。

二是已归档的文书档案价值不大。各部门虽然对文书档案进行整理归档工作，但大多是根据自己的需要留存文件，极少考虑到文书档案的后期利用价值，一些有价值的文书档案资料时有遗失。一些部门为了自己利用方便，将重要文件在本部门存放，不愿或不主动移交分局档案室存档，还有的把原件留存，复印件上交。

三是对归档的文书档案开发利用不够。对文书档案中的信息资源，缺乏深层次的加工整理，缺乏系统性的调查研究，缺乏深层次的整合，开发利用远远不够。

三、原因分析

一是归档意识不强。在日常工作中，各部门收到一些上传下达的文件、领导交办的重要事项、经层层交办后，事情做完了，文件去向不明，而部门具体负责的人员因事务繁忙，也未跟踪收集，容易造成一些文件资料收集不全，归档不完整。还有部分人员认为现在网络、科技资讯发达，需要查询文件资料时可直接上网检索浏览下载，纸质文件资料不需要保存归档，因而不重视文书档案的收集、整理和归档工作。

二是档案人员综合素质不高。档案岗位缺乏既懂专业知识、专业技术又懂计算机管理的人才，一些部门对档案业务不熟，分类方案不懂，也很少有机会参加档案业务培训，不清楚哪些文件材料需要收集、归档，如何整理档案。档案员缺乏超前意识和创新能力，收集档案都是采取“你交我收”、一年移交接收一次的被动收集方式制约着国土文书档案资源建设。

三是领导对档案工作的重要性认识不足。长期以来，国土工作的着力点基本上都放到管理工作上，加上受人力、资金、精力的限制，领导忙于业务工作就忽视了档案工作。有的领导认为，“只要工作干好了，档案存不存无所谓”。基于领导的思想认识程度不高，自然影响到档案员对档案工作的态度，再加上日常工作任务的繁重，资金来源、装备保障、人员配备等方面存在不足，较大程度上影响了档案资源建设。

四是上级机关拔入的基层档案的经费有时难以落实。基层档案资源是为广大人民群众无偿服务、无偿使用的，查找档案只服务，不收费，不似地方综合档案馆查档服务是收费的。每年档案的递增要花费大量的人力、物力、财力，虽然上级国土机关拔入基层的经费中包含了档案费用，但有的单位更愿意把经费投入到其它工作方面，很少用在档案方面，每年档案的递增工作不到“万不得已”不递增，给档案工作造成很大的被动，档案库房演变成了贮藏室，且管理设施简陋。

四、加强国土文书档案资源建设的几点建议

（一）领导重视是保障。

凡事领导高度重视是关键，是最重要的保障，档案资源建设工作也不例外。各级国土机关领导思想上一定要充分认识档案资源建设工作的重要性、必要性，对档案部门在人力、物力、财力上应给予充分的保障和支持，配齐、配精、配强档案力量，形成自上而下的人员结构体系，让文书档案资源建设有强大的人力保障。同时，还要积极组织从事档案工作的专兼职人员走出去、请进来，积极参加地方档案业务部门举办的档案业务交流培训，到外地档案资源建设工作成效显著的单位进行学习，努力培养和提高档案管理人员的业务素质、政治素质以及管理水平。

（二）提高思想认识，增强责任意识是关键。

一要提高思想认识。各级领导要充分认识档案管理工作的重要性，把档案管理工作做为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期研究、定期分析、定期检查。二要增强责任感。要经常组织相关人员学习档案法律法规，培养大家树立“档案工作人人有责”的责任感，提高做好档案工作的自觉性、规范性。三是档案员要增强工作责任心。注意在日常工作中收集整理各类档案，特别是业务档案、文书档案、视频资料、照片资料，并防止档案材料丢失，为档案管理工作打下良好的基础。

（三）规范文书档案的收集整理和移交归档工作是基础。

一要建立健全长效制度。将文书档案交接工作纳入各部门的议事日程、工作程序和规章制度之中。明确各机关、各部门主要负责人为第一责任人，具体承办人员是直接责任人，负责档案材料的收集整理归档工作。各部门要制定本部门的文书档案归档的交接制度，规定档案人员在调动工作时，必须将文书整理归档完毕及办完档案移交手续后方能离开岗位，档案员在人员调整前必须先办理档案交接手续。二要加强指导和监督。县区局档案员应将本局的档案分类方案及时公布，如有修订应及时更新。使各部门档案员熟悉归档范围、归档方法，按归档范围来收集需归档的文件资料。同时，县区局档案部门应加强对各部门文书档案资料交接工作的监督检查，督促其将规定落到实处。三要充分发挥主观能动性。档案员应积极参与、了解国土局中心工作,围绕重点时期、重大事件、重要活动，尽可能将一切与国土工作和队伍建设有关的具有纪念意义、凭证性和保存利用价值的文献、手稿、图片等各种文件资料收集起来，加以整理归档，丰富文书档案库藏。档案员要改变“坐、等、靠”的收集方式, 必要时主动上门征集档案，拓展征集渠道、扩大征集范围，加大档案收集力度