影响机关档案资源开发利用的原因及对策

福建省永泰县医疗保险管理中心 张秀华



影响机关档案资源开发利用的原因及对策

福建省永泰县医疗保险管理中心 张秀华

目前影响机关档案信息资源开发利用的主要因素包括：主动服务意识不强、档案馆（室）藏不丰富、档案信息资源的加工程度不够、档案人力资源不足等。为此，必须转变观念，树立服务意识，加强馆（室）藏建设，创造开发档案信息资源的物质条件，拓宽服务领域，提高档案人员的业务素质，增强开发档案信息资源的能力，从而充分发挥档案信息资源的作用，提高档案服务的质量和水平。

信息资源 开发利用 档案管理

档案的收集、整理和保管是档案工作的基础，档案的开发利用是档案工作的目的，只有通过开发利用，才能充分发挥档案的作用，为机关、为社会服务。在新的历史条件下，如何做好档案信息资源的开发利用工作，是档案部门和档案工作者所面临的首要任务。实践证明，只有弄清影响机关档案利用的因素，并在工作中采取针对性措施，才能不断提高档案服务的质量和水平。

1 影响机关档案信息资源开发利用的原因

1.1 主动服务意识不强

一是服务方式被动。长期以来，由于历史和客观的原因造成了档案人员形成一种倾向——“重保管、轻利用”。在档案提供利用上，总是遵循一种传统的方式——“看堆守摊、等客上门”，片面地认为只要把档案保管好，不丢失、不损坏，能为领导和业务部门提供查阅服务就算工作到位，这种被动的服务方式，在很大程度上削弱了档案的价值。二是服务观念滞后。由于档案工作具有较强的政治性和机要性，政治约束力和安全责任感成了思考、处理问题的出发点和思维定势。许多机关档案部门充分强调档案的“内向性”，“保密保险”、“利用危险”等陈旧观念，常常把保守档案机密与开发利用档案信息资源对立起来，使保密扩大化、绝对化，档案信息垄断现象普遍存在，机关档案工作长期处于封闭、半封闭状态，严重阻碍了档案信息资源的合理开发和利用。

1.2 档案馆（室）藏不丰富

馆（室）藏量的丰富和优化，是提供档案利用的先决条件。没有档案是无米之炊，没有完整齐全的档案，也是无法提供优质服务。近年来，机关档案部门都加强了基础建设，逐步建立了档案工作的管理制度，由于在某些工作环节中缺乏配套和有效的制约手段和措施，档案收集不齐、完整率低等问题普遍存在。如在档案门类方面，文书档案多，科技档案、专业档案、声像档案、会计档案少；在载体结构上，纸质档案多，录像和照片等载体的档案少。馆（室）藏建设中存在着档案门类不齐全、结构不够合理、成分不够优化等问题，在很大程度上影响了档案信息资源开发利用的深度和广度。

1.3 档案信息资源的加工程度不够

档案信息资源的加工程度是影响档案利用的重要因素，也是衡量档案部门开展利用工作水平的重要标尺。随着我国社会主义现代化建设事业的逐步深入，科学文化事业的日益繁荣，档案用户对档案部门的服务质量有了更高的要求，他们不仅要求档案部门提供原始的档案信息，而且要求档案部门要提供二次档案信息，甚至是深加工的三次档案信息。而目前大多数机关档案部门对馆（室）藏档案的内容、成分以及查档的途径、方法宣传报道少；档案检索工具种类单一，检索速度慢，效率低；档案编研成品数量少、质量低，难以满足社会需要。

1.4 档案人力资源不足

一是数量少。许多单位专职档案人员数量严重不足，有的身兼数职，他们将大量时间和精力用于归档文件的收集、整理、立卷和日常的供阅利用，对于如何做好调查研究，加强主动服务更无暇顾及。二是素质不高。档案人员变动频繁，有的“半路出家”，没有专业知识，无论是在观念、意识，还是在经验、能力以及结构上，都与工作要求存在一定的差距，尤其是知识素质、信息意识和分析判断能力急需充实和提高。

2 加强机关档案信息资源开发利用工作的对策

2.1 转变观念，增强服务意识

服务性是档案工作的基本属性，只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动，在档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用。

一要破除“重藏轻用”观念。档案利用工作是整个档案工作的出发点和终极目的，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等基础工作都是围绕这一目标展开的。只有通过档案利用工作，档案、档案工作、档案工作者自身的价值才能得到社会的认知而带来相应的社会效益和经济效益，否则价值再高、再珍贵的档案也没有生命力。只有不断破除影响档案信息资源开发的思想障碍，真正改变不适应形势发展的陈旧观念，才能提高开发利用档案信息资源的主动性。

二要克服“自我封闭”的思想障碍。信息社会要求档案信息资源共享，在机关档案工作中必须克服自我封闭、本位主义的思想，提高实现资源共享的自觉性和能动性，确保档案信息资源共享工作的协调开展。三要修订并完善档案利用的政策与法规。必须从政策乃至法律上明确国家档案信息传播系统的模式，为我国档案信息传播利用工作提供必要的法律保障，形成开发利用档案资源的良好社会环境。当前应在健全档案资料的保密和解密制度的基础上，减少档案资料的专用性，提高它的共享性，对那些不具秘密成分的档案，尽可能向社会公开，使这些信息不仅能为本机关工作提供科学依据，也能为社会各方面提供决策依据。

2.2 加强馆（室）藏建设，创造开发档案信息资源的物质条件

一要加强收集工作，丰富馆藏。档案收集工作是档案信息聚焦的枢纽，丰富的档案信息资源是开发利用的物质基础。机关档案部门应从原有的机关文书档案的限制中摆脱出来，改变“重文书档案，轻其他档案”的习惯，树立全新的、科学的、系统的机关档案室概念。要根据丰富馆藏档案和改善档案结构的要求，加强业务指导工作的针对性，在巩固已有机关文书档案工作成果的基础上，将业务指导的重点放在其他门类档案上。要改变坐等接收档案的工作方式，采取积极主动的措施，拓宽收集渠道，切实改变机关档案信息资源分散现象，不断丰富馆藏，逐步建立起门类齐全、结构合理、内容丰富并富有特色的档案信息库，有条件的单位还可以设立信息中心，实行档案、图书、情报一体化管理，把机关档案室建成真正意义上的综合性档案室。

二是健全规章制度，规范整理。档案馆藏的档案是否方便开发利用，在很大程度上取决于对档案的科学整理。如果归档文件没有系统整理，成堆成捆存放，或是无规律可循，使用起来就会似“大海捞针”，连最基本的查档接待工作都难以完成，更谈不上开发档案资源。因此，必须建立健全各种门类材料归档整理工作制度，要对收集来的大量档案，本着严肃、负责的态度，采用科学的方法，按照标准化和规范化的要求，进行系统的加工整理，为档案信息资源开发利用打好基础。

三要完善检索，深化检索。随着档案信息资源的急剧增长和现代社会对档案利用频率的增加，要提高信息开发利用效率，就必须建立健全科学的档案检索体系。一方面，要编制完整、系统、科学的档案检索工具，有效地提示档案信息内容，尽可能多角度地反映有关检索信息，为用户提供更多的检索渠道，让档案利用者通过检索工具这把“钥匙”，打开档案信息资源的大门，从而迅速、准确地找出所需的档案信息。另一方面，尽可能使用现代技术手段进行档案信息的存储、检索，如建立计算机检索系统，采用电子计算机、缩微、磁盘、光盘等密度方式存储档案信息，并可通过网络实现信息的远距离快速传输，把档案信息及时、准确、系统、多渠道地传递出去，达到信息的多用户共享，从而为档案信息资源开发利用的自动化、网络化建设创造有利条件。

2.3 拓宽服务领域，深化利用工作

一要搞好利用分析和预测。了解和研究利用需求，及时捕捉社会生活中的热点信息，关注不同时期国家工作重点的变化情况，是紧跟形势、有效地为中心工作服务的前提，也是实现主动服务的重点因素。档案部门要通过各种形式和渠道，加强与利用者的交流和沟通，收集利用效果的反馈，掌握现已存在的客观需求情况，预测未来的需求动向，不断提高档案信息资源开发的针对性。

二要加强编研工作。档案部门必须在预测利用需求的基础上，有目的地对档案信息进行分析、归纳、综合、加工和深化，把分散的、静态的材料变成集中的、动态的资料，并不断提高编研成品的质量。通过编研成果的发行和相互交流，将档案价值的精华系统、全面、集中地展示出来，给利用者提供更加系统、完善、精练的档案资料，主动、直接、有效地为机关、领导和社会服务。

2.4 提高档案人员的业务素质，增强开发档案信息资源的能力

档案信息资源开发工作水平的高低与档案人员素质的高低有着直接的关系。为适应形势发展的需要，机关档案人员必须不断提高档案信息资源开发的能力，包括调查研究，掌握档案信息需求情况的能力；掌握档案馆（室）藏情况，熟悉档案信息“家底”；著录、标引档案信息，编制检索工具，查找档案提供利用的能力；研究档案内容，编辑档案史料的能力；掌握运用现代技术设备和手段，进行档案信息加工、处理的技能；勇于探索和求实创新的能力。

[1] 陈炜.档案信息数字化与档案信息资源开发利用[J]. 科技进步与对策，2006(2): 101-102.

[2] 陆予圻, 朱小怡, 范明辉. 秘书文档管理[M].上海:复旦大学出版社,2005.