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农业科研单位档案管理探索与实践——以江苏省农业科学院为例

2013-06-10王莉芳辛红霞孙洪武江苏省农业科学院江苏南京210014

档案与建设 2013年10期
关键词:档案室江苏省我院

王莉芳 汪 洁 辛红霞 孙洪武(江苏省农业科学院,江苏南京,210014)

江苏省农业科学院(以下简称院)前身是1932年原国民政府创立的中央农业实验所,是全国最早具有现代农业科技创新组织架构的农业科研单位。目前是江苏省政府直接领导的拥有13 个专业研究所、11 个农区所的省级综合性农业科研院所。其档案室成立于1960年,2003年通过江苏省一级档案目标管理考核。目前,档案室库藏2万余卷、近2 万件,排架长度近600 米,包括科技、文书、基建、会计、仪器等不同类别、不同载体的各类档案。多年来,档案室一直紧密结合农业科技创新工作实际,认真贯彻落实《档案法》,加强档案的组织管理、业务基础、信息化建设,重视档案开发利用,档案工作为单位各项工作顺利开展提供了有力保证,发挥了重要作用。

一、加强档案组织管理,构建档案管理业务体系

1.构建档案管理网络

档案工作是一项综合性、全局性的工作。档案室根据“统一领导、分级管理”的原则,建立健全档案管理网络,形成由院领导挂帅、办公室主任、各单位领导分管,档案人员具体抓、各部门兼职档案人员协助、科技人员和业务部门工作人员参与的五级档案管理网络体系。而且档案工作网络随着人员变动及时调整,并通过颁发院文明确档案分管领导和兼职档案员工作职责。

2.搭建档案宣传平台

通过多种途径积极开展档案法律法规的宣传。一是在院网、院办公室网站有《档案法》《档案法实施办法》和《档案管理违法违纪行为处分规定》等材料供下载学习;二是在橱窗张贴《档案法》《档案法实施办法》等主要内容和精神,强化全院职工档案意识;三是组织有关人员参加档案法知识竞赛活动。今年的国际档案日,通过网站、橱窗、横幅、电子屏等多种载体开展宣传,并通过组织兼职档案员参加档案局现场活动、组织科技人员参观档案室等各种方式参与了纪念国际档案日的活动。通过一系列的宣传,不断增强全院职工参与、支持档案工作的意识,为院档案工作的正常有序开展营造了良好环境。

3.完善档案管理制度

完善的规章制度是提高和规范档案工作的基础和前提。我院结合实际建立健全了档案管理的各项规章制度。主要包括:《档案人员岗位责任》《立卷归档制度》《档案保密制度》《档案保管制度》《档案利用制度》《档案鉴定、销毁制度》《科技档案管理暂行办法》《文书档案管理暂行办法》《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》等。在实际工作中,印发兼职档案员工作手册,明确档案工作任务和档案实际操作要求,年底对兼职档案员的档案管理工作进行考核和评比,有效激励了兼职档案员贯彻执行档案管理制度的自觉性,使得各项制度得到了真正落实。

4.强化档案业务学习

积极参加和组织档案业务知识培训,不断提高档案人员专业知识的深化和更新。一是对院新进档案人员进行上岗培训;二是积极参加省市档案局举办的各类业务培训;三是对院兼职档案员进行培训,如开展“科技档案整理归档”、“文书档案整理规则”等培训工作。日常工作中,档案工作人员钻研业务,深入调研,并结合工作实践进行一些理论的探索,在本单位的科研管理研究论文报告会上进行汇报,并在多种刊物上发表文章数篇。

二、夯实档案基础业务,优化档案工作质量

1.加强档案资料收集

贯彻国家档案局8 号令,制定《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》,并通过编入兼职档案员手册、院办网站公布等方式,要求各单位、各部门和全体兼职档案员认真学习,并随时检查执行情况。

实际工作中,我们通过三方面措施加强档案收集工作。

(1)注重常规归档文件的收集。年初将《江苏省农科院文件材料归档范围和保管期限表》分发到每个单位部门、并规定归档时间,档案室按照时间进度及时催交,确保各职能部门的文件材料及时归档。

(2)加强过程性文件材料的收集。对大型会议、活动,档案人员“勤问、勤找、勤要”,做到及时联系,跟踪收集,随即归档。科研档案从项目立项就要求到档案室领取带有编号的档案盒,项目执行中档案科会同科研处对在研课题档案进行检查,项目验收后对形成档案暂存项目组保管,项目形成成果后将所有档案收归档案室保管,做到“立项建档、过程管档,验收存档,成果归档”;对基建档案,建立基建档案员立卷制度,按照《江苏省农业科学院工程建设管理规定》执行,工程档案不移交,档案室拒绝在工程申请支付报批会签单上签字,保证了基建档案的完整性。

(3)留意各类图书资料的收集。目前档案室内部存有各类图书、画册、史志、照片等多种纸质资料以及电子资料。2012年借院庆80 周年契机,收集整理了中央农业实验所时期的地契、领价证等673 份,其中不乏珍贵史料,这些是成立中央农业实验所时的原始资料。这些图书资料为我院各项业务工作开展提供了丰富的信息资源。

2.强化档案管理保护

(1)近年来,鉴于我院承担国家、部、省中心重点实验室、工程中心、种质资源圃等多个科研基础设施项目,实验仪器越来越多,档案室相继制定了《科技基础设施项目档案管理的办法》和《江苏省农科院实验仪器档案管理办法》,加强对科研基础设施项目和实验仪器档案材料的收集和管理。

(2)注重档案安全保管。多种措施保证档案的安全。目前库房面积80 平方米,装有防盗窗、铜锁、防盗门等防盗措施;配有抽湿机2 台,中央空调、温湿度记录仪,保证库房的温湿度控制在档案保护范围之内;定期更换防霉防虫剂,有效控制档案虫蛀和霉变;严格执行档案保管规定,归档档案采用无酸纸装具,结合院文化建设要求,定制专门档案盒,保证纸质档案的安全保管;配有防磁柜2 台,专门用于存放电子档案,保证电子档案的安全保管。

3.注重档案鉴定统计

院设有档案鉴定工作领导小组,制定了鉴定工作制度。2002年4月,对已到期的1484 卷短期科技档案进行了鉴定,销毁了1103 卷,保存381 卷。为保证库房的容量,下一批鉴定将对已经进行数字化的到期档案先行鉴定,以后鉴定将采取先数字化,再鉴定的方式。

进行档案收进、移出登记,建立档案统计台账,各类数据统计准确,并按照省档案局要求报送档案统计报表。

三、加强档案信息化建设,提高档案管理水平

院十分重视档案信息化建设,一次性投入40 万元,将档案信息化建设列入单位信息化建设规划,并作为年度重点工作推进实施。档案信息化的实现和推进,有效地提高了档案管理水平和档案工作效率。

1.档案软件投入使用

2009年,院通过招投标方式,选定一家软件公司承担我院档案信息化建设工作。该公司根据我院科研工作实际开发了“江苏省农业科学院档案信息管理系统”软件,实现网上档案归档、检索、统计、浏览以及原文阅读。

2.档案数字化成效显著

采取外包的形式,根据“轻重缓急,急用常用优先”原则,有序安排库藏各类档案文件进行数字化加工,共完成30837 卷(件),合计933507 页档案的数字化加工,建立完成72818 条文件级目录。2010年后归档档案采用档案室自行数字化方式,每年约完成2 万页的档案扫描。在档案数字化的基础上,档案室建立了文件级目录数据库,对利用频繁、重要的纸质档案建立全文数据库,同时建立了照片、音频、视频等多媒体数据库。

3.档案信息化设备齐全

院档案信息化管理设施、设备、平台齐全。档案室配备高配电脑3 台,均自带刻录机;A4 高速扫描仪和A3 平板扫描仪各2 台,档案管理系统配有专用服务器,由院网络中心专业托管和安全维护;数码相机1 台,设专业摄像和摄影人员,定期将影像和照片资料移交档案室。在院办公室网站设立档案工作专栏,提供档案各项规章制度、档案工作网络情况等,及时宣传档案工作相关情况,使兼职档案员和全院职工能够随时浏览了解院档案工作慨况和动态。

四、重视档案开发利用,盘活档案信息资源

1.编制档案检索工具

在日常档案管理中,农科院按照《全宗指南编制规范》编制了全宗指南,文书档案编有案卷目录、全引目录、归档文件目录。科技档案、会计档案、音像档案、实物档案等编有案卷目录、分类目录、专题目录等不同形式、功能互补的检索工具。

2.拓宽档案利用方式

为了进一步开发档案信息资源,更好地服务于农业科研工作,根据工作的实际需要,依托丰富的室藏,不断拓宽档案利用方式。

(1)创新思路,拓展编研新形式。在编研上,近年来,除《2001~2012年江苏省农业科学院组织机构沿革》《年鉴》《规章制度汇编》等常规编研外,档案室创新思路,与科研处、科技服务处联合编研了《科技成果汇编》《江苏省农业科学院现代农业产业技术体系专家录》《江苏省农业科学院自主创新成果品种和技术》《江苏省农业科学院100 项新品种、新技术推荐》等一大批成果。与各研究所、处室联合编写制作《江苏省农业科学院建院80 周年》系列书籍,画册,宣传DVD。这些编研材料在平时方便查阅、对外宣传、成果推广应用、扩大我院影响力等方面发挥了重要作用。

(2)创新形式,建立档案利用新窗口。2012年院投资一百多万元,建立了240 平方米的江苏省农业科学院陈列室,利用图片、实物、电子翻书、视频等方式展示了江苏省农科院发展历程、科研成果、人物风貌等。建成开放以来,陈列室已经接待建院80 周年、市民开放日(周)、日常参观等三千多人次。在院网门建立档案工作专栏,设立院内发文、规章制度等特色栏目,方便职工查找利用。

3.档案利用效果显著

据统计,近3年来,每年档案利用人次均在700 人次。档案为课题申报、课题研究、科技人员职称评审、领导决策、维护我院利益等方面提供凭证,为各项工作顺利开展提供保证。

2010年江苏省农科院启动院史编撰工作,两年多来,调用各类文书、科技、声像、实物档案近万卷件次,档案为院史的编撰提供了第一手的、翔实的史料。同时档案也为陈列馆的建造、农科院宣传片的拍摄、画册的编写、80 周年院网的制作提供了翔实可靠的数据和图片。生动、全面的院庆宣传在院庆80周年接待时得到了领导、兄弟院所的高度评价。

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