档案网站信息资源组织的范围与概念界定*

档案网站信息资源组织与利用项目组

（南京大学信息管理学院，江苏南京，210093）

随着我国档案网站的体系和布局日趋合理，档案网站信息资源的种类和数量急剧增长。 然而，档案网站建设水平不同，提供的功能和服务质量参差不齐，档案网站的优化问题日益突出。 国家社科基金项目“ 档案网站信息资源组织与利用” 就是涉及档案网站优化的重要课题。 作为研究的理论基础，首先要对档案网站信息资源的范围及组织的概念进行界定，确定档案信息资源组织的对象和组织活动的内容，并以此为基础展开研究。

1.档案网站信息资源的范围

档案网站信息资源有广义和狭义之分： 广义的档案网站信息资源是指档案网站提供的所有信息，不仅包括库藏档案实体数字化的信息，也包括档案网站建设方面的技术信息。 总体上可以分为基本信息、形式信息、内容信息和功能信息四种类型；狭义的档案网站信息资源是档案实体数字化的产物，包括馆藏数字化档案、现行文件、特色档案及编研成果。 广义和狭义的档案网站信息资源的关系如图1 所示，本课题将以狭义的档案网站信息资源为主要研究对象。

2.档案网站信息资源组织的概念

档案网站信息资源组织，可以定义为：根据用户的利用需求，结合档案网站信息资源的特点，以档案网站的各类信息资源为对象，利用先进的技术，按照一定的原则、规范及标准，优化档案网站信息资源的分类、 检索和揭示，提供有序的、动态的、实用的档案信息资源利用方式的过程。 这一概念可以分为几个层次：

2.1 满足用户的利用需求是档案网站信息资源组织的主要目的

档案网站用户的利用需求是档案网站信息资源整合的依据。 用户的需求既可以是特定的、 个体的利用需求，也可以是一般性的、群体的利用需求。 由于信息资源组织的本质是要更好地满足用户利用需要，因此用户需求是档案网站信息资源组织最重要的依据。

2.2 档案网站信息资源组织需要突出档案特色

档案网站信息资源的四个种类（馆藏数字化档案、现行文件、特色档案及编研成果）有很明显的特征，针对不同的档案网站信息资源内容，应当选择不同的方法和原则进行组织。

2.3 档案网站信息资源组织的对象需要区分不同的层次

图1 广义和狭义的档案网站信息资源

档案网站信息资源组织的对象分为微观、中观和宏观三个层次。 其中微观层面的对象是单个档案网站的信息资源；中观层面的对象是两个或两个以上的档案网站之间的信息资源；宏观层面是一定行政区域或专业范围内档案网站之间的信息资源。

2.4 档案网站信息资源组织需要遵循一定的原则和方法

主要指技术方面的标准和规范，即档案网站信息资源组织原则、方法以及所涉及的技术规范、标准等。

2.5 档案网站信息资源组织的内容是优化档案网站信息资源的分类、检索和揭示

档案网站信息资源组织的核心是解决分类问题，在资源分类组织上，提供更加多样、满足用户需要的信息资源分类方式。 在优化信息资源分类的基础上，通过先进的标引与检索技术，提供方便快捷的检索服务，将结果呈现在网站前台，提供更加符合用户需要的信息资源，提高利用效率。 组织的内容过程呈“ H 型”（如图2 所示）。

2.6 档案网站信息资源组织的结果应当以有序化的、动态的、实用的方式呈现

有序化指信息的分类聚合符合一定的逻辑规律；动态指组织工作是一个完整的可循环的过程，组织的结果不是一成不变的；实用是指组织的结果应当满足用户的实际需要。 组织的结果既可以是一个提供检索利用的平台，也可以是对原有网站资源的优化，应当根据组织层次的不同，选择相应的呈现方式。由于网络环境下档案资源不再受时间和空间的限制，其分类方式也更加灵活多样，与以往一种资源只可以分到一个类别不同，网络资源可以根据内容划分到不同类别中，方便从不同角度进行检索。 例如，根据历史研究学者对档案网站利用的需要，将使用频率较高的资源整理分类，为资源添加更多的著录标引字段。

3.档案网站信息资源组织与其他相关概念的辨析

要界定档案网站信息资源组织的概念，必须将其与其他几个相关概念进行辨析，划分其与类似概念之间的区别。

3.1 网站信息资源组织与网络信息资源组织

有学者将网络信息资源组织定义为对网上的各种概念、数据（包括声音、图像、软件等）、事实、文献等，通过分析、标引（分类的和语词的）、著录（信息特征的描述）、链接（把相关的信息加以联系）、排序、存储等手段，形成一个有序的、便于用户理解和查询的信息系统，这个系统揭示知识的整体联系和相关知识间的联系[1]。 因此，网络信息资源组织的对象是以数字化形式记录，以多媒体形式表达，分布式存储在网络计算机磁介质、光介质以及各类通信介质上，并通过计算机网络通信方式进行传递和再现出来的档案信息[2]。 而本课题组研究的对象——档案网站信息资源是狭义上理解的档案网络信息资源，前者是后者的主要组成部分，两者涵盖的信息资源类型相同、 技术上相互借鉴，但范围不同、呈现形式不同。

具体来说，在内容类型划分上，档案网站信息资源与网络档案信息资源均可分为馆藏数字化档案、 现行文件、特色档案、编研成果四类，两者有一定的共同之处；从技术上讲，档案网站信息组织所运用的分类组织法、主题组织法、 元数据组织法和知识本体组织法等，都是网络信息组织所涉及的组织方法。 而在内容范围和呈现形式上，网络档案信息资源除了包括档案网站信息资源以外，还包括各种网络数据库、联机目录、超媒体等，范围较档案网站信息资源更广，呈现形式更加多样，而档案网站信息资源主要指以网站形式呈现的库藏实体档案的数字化产物。

3.2 “ 组织” 与“ 整合”

图2 档案网站信息资源组织的内容过程

在国家档案局科技项目“ 档案网站信息资源普查与整合研究” 成果报告中，将档案信息资源整合的概念表述为：“ 根据档案用户的利用需求，结合档案网站信息资源的特点，利用先进的技术，按照一定的原则、规范及标准，实现一定范围内的档案网站信息资源的抓取与优化，并组织成一个集关联性、动态性和实用性于一体的有机整体或统一的利用平台”[3]。 而本研究在“ 档案网站信息资源组织” 与“ 档案网站信息资源整合” 两者的关系问题上，项目组成员经过多次讨论，得到三种层面的结果。

3.2.1 相似关系，结果不同

认为组织和整合的区别主要体现在结果上。 档案网站信息资源组织和整合在目的、 对象和依据上都是相同的，但是组织和整合的结果略有不同。 整合后的单位一定是一个更大的整体或者系统，组织后的单位可能比整合后的单位要小，但组织比整合的程序更复杂。

3.2.2 包含关系，层次不同

这一观点认为“ 整合” 与“ 组织”的区别不仅限于结果，二者是属于基础层次与高级层次的关系，而在谁包含谁这一问题上，展开了分歧。

一方面，档案网站信息资源整合就是把内部和外部所涉及的全部资源，利用各种信息处理技术、各种手段，为用户组织内部和外部提供服务。 这就为档案网站信息资源组织提供了一个基础平台。 档案网站信息资源组织就是在整合的基础上再进行二次处理，进一步向用户提供更方便快捷的服务。 因此从这个角度来说，组织包含了整合，整合为组织提供了基础。

另一方面，整合的结果更加具有外在展示性，更偏向前台；而档案网站信息资源组织的结果不是直接形成检索利用的平台，较于整合更具有基础性和后台性。 从这个角度看，组织为整合提供了基础，整合包含了组织。

3.2.3 交叉关系，侧重点不同

结合上述两种观点，再次深化讨论，项目组趋向于用交叉关系来表述“ 组织” 和“ 整合” 两个概念之间的关系，认为两者有交叉部分，但侧重点不同。

虽然信息整合和信息组织的目的、对象、依据是相同的，且都会涉及到事物要素之间的重组，但是整合偏重于信息外在形式的展示和集成，更多时候是将分散、独立的信息集合成一个统一的系统或平台；而组织偏重于打破信息内在各要素之间的结构，根据不同的需求进行分类组合，使之有序化。 基于不同的侧重点，两者的结果也会有所不同，整合的结果是一个集成系统或平台，组织的结果是经过优化的分类重组。

3.3 档案网站信息资源与其他网站信息资源

档案网站信息资源显然是以档案网站为对象的，档案网站的信息资源相对于其他网站信息资源而言，具有明显的特征：首先，内容的专业性更强。 档案网站上的大部分资源是数字化的档案、现行文件、特色档案和编研成果，内容相对统一，可以进行明显的分类。 其次，主体的区域性更明显。 目前档案网站的建设主体基本是各级各类档案局（馆），所以档案网站也有很明显的区域性。 最后，用户群体的特殊性更突出。档案网站不同于综合性网站，它的用户群体以档案工作者、档案学者、历史学者为主，他们对档案网站的利用需求有很明显的区分。

因此，在定义档案网站信息资源组织的概念时，需要考虑到档案网站内容特征的特殊性，避免将广义上的信息资源组织的概念与方法直接套用在本研究中。在描述概念时，应强调以档案网站上的各类信息资源为对象，结合档案网站的内容特征进行分析、选择、处理、序化。

4.档案网站信息资源组织与传统档案整理工作的比较

传统档案整理是指按照一定的原则对档案实体进行系统分类、 组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 在概念上与档案网站信息资源组织非常相似。 对两者进行比较，将其联系和区别表现出来，有助于理解档案网站信息资源组织的内涵。

4.1 档案网站信息资源组织与传统档案整理工作的联系

4.1.1 目的相同。传统档案整理和档案信息资源组织的目的都是为了实现档案资源的有序化，提高检索效率，更好地为用户提供利用服务。

4.1.2 过程类似。传统档案整理包括了分类、组合、排架的过程，档案网站信息资源组织的本质，就是把相互独立的、 分散的档案网站信息资源进行分类、组合，从无序到有序的过程。

4.2 档案网站信息资源组织与传统整理工作的区别

4.2.1 对象不同。档案整理以馆藏档案实体资源为对象，包括纸质档案、光盘档案、声像档案、照片档案等；而档案信息资源组织以数字化的馆藏信息资源为组织对象。

4.2.2 原则不同。传统整理工作基于来源原则，根据原有的整理基础开展工作，以保持文件之间的历史联系，便于保管和利用；档案网站信息资源组织以满足用户的利用需求为原则，利用现代技术挖掘档案的价值。 结合数字资源的特色，一份文件不一定只能被归为一类，可以被划分到不同的类别当中，不受空间的限制，因此，网站信息资源可以形成以来源、事由、年代等多种维度的资源体系。

4.2.3 范围不同。传统档案整理的对象范围一般仅包括接收进馆的档案实体资源；而档案网站信息资源组织的范围包括微观、中观、宏观三个层面，内容更加广泛，层次更多。

4.2.4 技术条件不同。 传统档案整理一般都是人工操作；档案网站信息资源组织则更加依赖现代技术，比如数据库技术、数据存储和压缩技术、数据挖掘等。

4.2.5 结果不同。传统档案整理的直接结果是档案排架，形成档案库；档案网站信息资源组织的结果则更加多样化，表现在检索的智能化、档案利用便利化、档案服务的丰富等等。

4.3 档案网站信息资源组织是网络环境下传统档案整理工作的升华发展

如果说档案网站信息资源整合是由传统档案编研工作发展而来，那么档案网站信息资源组织则是由传统档案整理工作发展而来。

档案网站信息资源组织以传统整理工作为基础。 组织的实质是档案整理工作，库藏资源是档案网站信息资源的主要来源，档案信息资源数字化需要依靠库藏资源数字化前的基础工作，这当中自然包括了档案整理工作。 然而，档案网站信息资源组织并不是简单的整理工作，它结合了现代技术，更加注重实现检索效率的提高和跨空间时间的共享利用。

档案网站信息资源组织是传统整理工作的升华发展。 档案网站信息资源组织技术的提高，可以为传统的档整理案工作提供新的方法和技术，使整理工作得到进一步的发展和完善，档案网站信息资源组织以用户为中心的原则，也将转变传统整理工作线性化流程化的工作模式，为传统档案工作注入新的血液。

[1]王本欣.网络信息资源组织研究[J].图书馆学研究，2004(5)：48-50。

[2]曾娜.网络档案信息资源组织研究[J].档案学通讯，2010(1)：45-49。

[3]吴建华、方燕平.档案网站信息资源及其整合概念的界定——“档案网站信息资源普查与整合研究”系列论文之一[J].档案学通讯，2009(5)：52-55。