浅谈职工档案系统管理

徐荣安

【摘 要】如今，信息技术的发展讯飞猛进，成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，而新时期人事档案工作更应该走在前面。用现代化、科学化的手段做好新时期的档案管理工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期管理工作的迫切需要，也是国家信息化工作的必然要求。

【关键词】信息网络；必要性

1.建立职工档案多媒体信息网络系统的必要性

干部信息规范化的需要。在日常的职工档案管理工作中，形成了大量的职工信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足职工的微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理职工信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进职工工作的科学化和现代化。

2.职工档案管理多媒体信息网络系统的作用

为领导和有关部门提供全方位的职工信息。职工信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取职工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询职工诸如日常工作、学习、生活等方面的资料，了解职工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的职工信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解职工的传统方式。

使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。职工档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的职工信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在职工管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解每名职工，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解职工的局限性，在信息共享的基础上提高对职工认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理职工的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，职工的任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

可以使职工任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集职工的工作、学习、深入生产一线的情况，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态情况、资料和相应的文字融为一体，并通过情况显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。

建立和使用职工档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题：

要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。

要使职工多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量。

网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，职工信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成职工管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统趋于完善，最终满足在职工工作的全面需要。

要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。职工信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到职工管理的多个部门。信息系统的建设工作包括班子建设、职工管理、干部任免、干部档案、干部教育等。

准确、完整、规范的信息资源是整个系统的生命，在系统的建设和应用过程当中，要重视信息资源的采集、开发与利用，不能只购置先进的硬件设备而忽略信息资源及系统的应用。要以应用为主线，开发选用一些实用的应用程序，充分利用现有信息资源。拓宽应用范围，提供更深层次的信息服务，使信息系统真正成为职工工作中必不可少的重要组成部分。

随着办公自动化和信息系统的逐步推广与完善，对各级职工的计算机应用水平也提出了较高的要求。要有计划地对使用者进行强制培训，使其成为办公自动化和职工信息系统的积极参与者与受益者，从而不断提高整体的业务水平和管理能力。 [科]