探讨公墓档案管理规范化措施

武东辉

摘 要：如何把传统档案管理和现代信息化档案管理有机结合起来，在当前公墓档案工作的职能作用由传统的“史藏”管理型向公开服务型转变的新形势下，更大限度地实现优势互补，规范档案管理，提高服务质量成为档案管理机构当前必须面对的重要课题。

关键词：公墓；档案管理；规范化

随着社会信息化进程的加快，公墓档案管理机构的信息化建设越来越引起关注。顺应信息时代的发展潮流，加快公墓档案数字化建设步伐，创新和开拓档案资源利用，更好地服务于社会经济发展的现实需要，已成为公墓档案管理机构新的工作重点。这就给新时代的公墓档案科学化管理、规范化管理和现代化管理提出了新的课题、新的要求。

1 公墓档案管理存在的问题

1.1 公墓档案管理人员专业素质不高

目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

1.2 公墓档案管理不够规范

目前，在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范。第二，案卷标题不规范。第三是大部分案卷缺少卷内目录。第四是组卷混乱现象比较严重。

1.3 公墓档案检索效率不高

公墓档案检索方式有手工检索和计算机检索。在目前，传统的手工检索占有很大比重。各公墓档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作，编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求“多”不求“精”的现象，误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

1.4 在信息开发和编研工作上也存在一些问题

一些公墓档案部门为达标升级应付检查随便选几个题人人都来编研使编研产品层次低质量差实用性不大利用价值更小。有的选题虽好紧跟形势但因编研时间过长失去了时效性影响了作用的发挥。

2 公墓档案管理的规范化措施

2.1 提高公墓档案管理人员素质

要注意加强公墓档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案工作管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉公墓档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使公墓档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的资源。

2.2 加大投入，夯实基础

积极争取上级的支持，做好公墓档案管理设施的更新，落实防火、防盗等保护措施。建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防盗、防蛀、防高温、防光、防潮等保护措施和安全措施应经常检查；严格实行公墓档案库房、阅览室、办公室“三分开”；加大经费投入，强化公墓档案管理规范化建设。

2.3 公墓加强档案的周期性普查和日常管理，促进公墓档案管理的规范化和标准化

开展案卷全面普查是实现档案管理标准化、规范化的重要起点，这一点对公墓行业基层企业尤为重要，上世纪80年代以来公墓行业基层企业大都历经过多次分拆、重组、合并等变革，这些变革直接造成档案混存甚至部分流失，所以在企业深化改革基本成型后，必须对企业档案集中普查，这样既可以确保企业历史沿革和企业发展轨迹的清晰，也巩固了档案标准化管理的基础。值得注意的是在改革过程中一些不复存在企业的档案，代为接收保管的上级企业或兄弟单位应注意确保这部分档案的完整性。

组织开展阶段性的公墓档案普查对推进档案正规化管理具有十分重要的意义，如以季度为单位组织档案普查，既可以为年终归档奠定基础、节省时间，又可以通过段阶段的不缺失实现中长期的完整。但是，档案普查必须由相关的几个部门协同配合才能完成，以往开展案卷普查多是各自行动，如财务、人劳、基础设施建设等档案均是由主管部门普查，投入了大量人力，但普查后各部分档案仍然是小堆小块，无法正确真实反映事件的完整性，无法实现统一的编卷、登记、保管，这也是当前企业档案管理的漏洞。

重新组合案卷是促进和实现公墓档案管理规范化的重要手段。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷，基本原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，进行重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高计算机管理档案的利用效率。

2.4 完善制度，规范运作

严格执行公墓档案管理制度，规范运作，避免公墓档案涂改、遗失等情况出现，做到制度落实、操作规范、便捷查阅。建立公墓档案信息系统，提高管理服务水平，充分利用先进技术和手段管理公墓档案，对档案库房内公墓档案进行快速查询、浏览、编辑、删除和统计。与此同时将逐步建立完善个性化公墓档案信息管理系统，把公墓信息数据化，能够充分呈现公墓优势，进而实现公墓信息的科学管理和维护工作，使公墓档案管理人员将更多精力投入到更高层次的、更富创造力的管理服务中。

做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

2.5 建立高效的网上档案管理系统

网络技术与档案管理的结合是时代发展的必然选择，以数字化、网络化为主旋律的档案信息化战略，已在全世界范围内推展；加强企业的信息服务工作亦是企业国际化战略的重要组成部分，在企业发展过程中，以企业的档案工作为依托，成立市场信息服务中心，建立网上档案管理系统，不仅能够为企业提供咨询服务，克服企业管理的盲目性，而且能够为企业的发展起着不可忽略的作用。

3 结语

总之，公墓档案管理工作要更好地规范化，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种高层次的认识，要求我们不断学习，吸纳新知识，努力使档案管理工作迈上一个新台阶。

参考文献

[1]池晓波，朱莉；虚拟档案馆及其有关问题探讨[J]；浙江档案；2001年01期.