浅析科技档案管理中存在的问题及解决措施

杜晓雪

摘要：科技档案具有很高的科研价值，对科研工作的顺利开展具有很大的促进作用，如何做好科技档案管理工作，使得现代化的科技档案管理更合理、更科学成为各级科技档案管理人员面临的一个重大问题。本文对科技档案的概念及特点进行了简要分析，并对科技档案管理中存在的问题及做好科技档案管理工作应采取的有效措施进行了概括。

关键词：科技档案；特点；管理；收集；归档。

一、科技档案的概念及特点

科技档案是档案中重要的一个分支，是国家社会及个人从事科研、基建、生产、管理活动等产生的对国家社会都具有很高的价值的应进行分类和归档的科技文件资料。一个单位的科技档案对其在科技领域的生产、经营、研发等方面有着极其重要的参考价值，各单位必须重视并加强对科技档案的管理力度。科技档案的特点具体如下：

（1）就科技档案的形式来讲，科技档案最突出的一个特点就是具有很强的成套性。（2）科技档案通常是一个完整的科学研发或科技生产项目所产生出的一系列相关技术资料，具有很高的学术研究价值。（3）科技档案涉及的范围很广，并且相互间具有很强的关联性，一般来说，一份完整的科技档案应包含相关的科研或项目文件、图纸文件、电子文件等（4）科技档案具有很高的保管和利用价值，其内容涵盖科学、技术、研究成果等，是开展学术建设、工程设计、科学研究等必不可少的参考资料，其保管期限较长，一般都是永久、长期保管。（5）。科技档案具有严格的保密性，一些科技档案会涉及到重要的商业机密、保密技术、军工项目等，因此对科技档案的保密工作要求十分严格。

二、科技档案管理中存在的问题

随着社会的发展，对科技档案管理工作的要求也越来越高，科技档案管理工作中存在的问题也越来越多，这就说明科技档案管理工作的发展还具有很大的空间，为使得科技档案的管理能够与时俱进，实现科技档案管理的科学化和规范化，使其与现代化的档案管理方式相适应，就必须弄清我国目前科技管理中存在的问题，并采取有效措施进行解决。科技档案管理中存在的具体问题如下：

1.基层档案人员对档案管理的意识不够强

随着《档案法》的颁布和相关档案管理条令的完善，各级领导的档案管理意识有了一定程度的提高，但一些基层档案管理人员的思想意识仍不到位，一部分基层档案管理人员没有较强的档案管理意识，难以将自身的兴趣点落实到档案工作中，缺乏工作责任心，各级领导也未采取有效措施调动档案管理人员工作的积极性，对基层档案从业人员的管理制度也不完善，未建立有效的管理和激励机制，严重阻碍了基层档案管理工作的进一步发展，使得基层档案管理工作存在严重缺陷。传统档案管理工作的工作量较大，且都采用手工操作的形式进行档案管理，工作技术含量较低，且基层档案管理人员普遍缺乏创新精神，这些都使得一些单位的科技档案管理工作难以开展甚至停滞不前。

2.科技档案原始资料收集不完整

一些单位对科技档案原始材料的收集不够完整，相关科技人员在工作的过程中没有将有价值的档案资料及时移交，导致档案原始资料收集不全，未能有效实现科技档案的集中统一保管。还有一些单位对本单位科技档案的归档范围没有作出明确的划分，这就使得科技档案的归档缺乏规范性和完整性。科技档案是专业技术人员通过长期的科研、生产和经营管理活动等积累起来的具有参考价值的信息记录，科技档案原始资料收集不全，会严重影响科技档案的完整性与真实性。

3.科技档案的归档及管理工作水平有待提高

一些单位由于档案管理力量薄弱，管理手段落后，专业的档案管理人才匮乏，相关部门也极少组织本单位科技档案管理人员进行专业的档案知识培训，造成档案管理人员对科技档案的重要性、档案管理要求以及科技档案资料的收集、整理等业务知识的欠缺，从而使得档案管理人员对科技档案的归档意识薄弱。再加上一些单位没有专职的科技档案管理员，负责科技档案工作的人员经常是身兼数职，他们在工作的时候无法将全部精力都投入到档案管理工作中，不能及时对本单位所产生的科技档案进行整理和归档，对科技档案的管理水平造成了十分严重的影响。

三、做好科技档案管理工作应采取的有效措施

1. 提高基层档案管理人员的档案管理意识

众所周知，科技档案的管理工作的工作量很大，且涉及的范围很广，各级领导应该对科技档案的管理重视起来，通过宣传和培训增强科技档案管理人员的档案管理意识，培养他们的职业道德素养，从而有效增强档案管理人员的使命感和责任感，同时，还要建立相应的科技档案管理监督机制，对档案管理工作进行控制和监督，设定长远的规划，将科技档案管理纳入到国民经济和社会发展的计划中，通过制定科学合理的科技档案管理制度，对我国的科技档案管理人员的行为进行规范和约束，为我国的档案管理工作打下坚实的基础。

2.加强对科技档案原始资料的收集工作

科技档案管理人员应该随时对科技档案原始资料进行的收集，通常情况下可采用定期收集和随时收集相结合的方式。例如，有些科技项目是在实验室进行的，必须将实验材料及时收集起来，以免因其在科研人员手中长期分散而遭到破坏。各单位应结合本单位科技档案管理的实际工作建立完善的科技档案管理制度，制定详细的归档范围、时间、要求等，从而有效保证科技档案资料收集的完整性。科技档案管理人员应与科研人员保持密切的联系，对科研进度和科技档案资料形成进行及时了解，避免科技档案资料的损毁和遗失。

3.提高科技档案归档及管理工作水平

有效提高科技档案归档及管理工作的水平，首先可对档案的密级进行划分。根据其重要程度可将科技档案的密级划分为绝密、机密、秘密三种密级。其中，密级为绝密的科技档案保管期限应为永久，密级为机密的科技档案保管期限应为长期，密级为秘密的科技档案管理期限应为短期。其次，可采用多种组卷方式对科技档案进行归档。在科技档案的归档整理中，可将该研究项目的设计书、课题总结、研究成果等重要材料组合成卷，再按照时间顺序将各类的科技档案材料进行排序，再根据科研项目研究内容材料的多少，将一个研究内容的材料分为一卷或者多卷，并依照案卷的内容对科技档案进行合理的分类，这样使得科技档案的归档更科学，便于科研档案的保管和查找。此外，还可以采取将阶段、专题和成果结合的归档方法，即对科技档案材料进行阶段性整理和归档。对于不同专题的材料，应该在专题结束后立即对其进行系统的整理，根据专题开展的阶段成果将其装订成卷。采用将科研项目阶段、专题和成果相结合的形式对科技档案材料进行组卷归档，有利于完善科技档案的归档工作，便于科技档案的建立，并且能够有效解决因科技档案阶段性和科研材料的连续性引起的矛盾问题，使得科技档案的材料整理与组卷能够更加科学合理，更能方便日后对科技档案进行查阅、利用。

四、总结

做好科技档案管理工作可以为本单位的科研开发及工程技术领域提供有效的帮助和促进，档案管理部门为顺应时代发展的需求，应充分掌握科技档案管理的内涵及特点，对科技档案管理中存在的问题进行分析和研究，并采取最有效的解决措施对科技档案管理进行完善，从而不断提高科技档案工作的水平，使科技档案能够得到更好的利用。

参考文献

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