基于知识管理的办公自动化系统探讨

王 涛

（北京全路通信信号研究设计院有限公司，北京 100073）

1 概述

办公自动化（OA）是利用计算机集成技术，使办公室的有关事务处理从传统的手工处理方式与分散的文件管理方式转移到计算机网络信息自动化处理方式，从而达到信息共享、提高工作效率和工作质量的目的。从二十世纪八十年代后期至今20多年的时间里，办公自动化系统经历了3个发展阶段。

第一代办公自动化系统以个人电脑的出现和应用为背景，以文件交换为主，完成了办公信息载体从原始纸介质到电子化的转变，实现了个体工作的自动化，提高了文件管理水平。这一代软件产品国外的以微软Microsoft Office和IBM公司的办公套件Louts为代表，国内以金山的WPS为代表。但其协作处理能力较差，信息集成共享程度低，信息仍然是孤立的。

第二代办公自动化系统以互联网技术的成熟普及为背景，实现以工作流为中心的办公自动化，解决了信息孤岛问题，是真正意义上的办公自动化的开始，实现一定意义上的移动办公。这一代软件产品国外的以IBM的Lotus Domino和微软Exchange等为代表，国内有一些以自主研发平台为基础的产品，开发技术一般基于.NET，采用C/S或B/S的部署方式。

第三代办公自动化强调以知识管理为核心，关注如何获得知识，关注工作流中每一个工作人员运用知识的能力。它有几个突出的特点：实时通信、信息集成、门户建设，因此，第三代办公自动化实现的基础是知识管理技术，目的是使企业的每一位员工能够在使用中不断获取知识。

办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步，即以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化，现在发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。办公自动化的3个发展阶段中完成了两个飞跃，即由数据处理向信息处理的飞跃，由信息处理向知识处理的飞跃。

在企业内为数众多的业务信息系统中，办公自动化系统作为知识管理体系的基础支撑软件，可为企业的知识库建立提供信息来源，将成为企业信息化建设的关键和核心。

2 知识与知识管理

随着知识经济时代的来临，企业将主要通过知识来获取竞争优势，企业知识将成为和人力、资金等并列的资源，并将成为企业最重要的资源之一。

知识一般可以分为显性知识和隐性知识。所谓显性知识指的是“用书面文字、图表和数学公式表示的知识”。隐性知识指的是“尚未被语言或其他形式表述的知识”。显性知识和隐性知识可以相互转换。

所谓知识管理就是在适当的时候把正确信息与知识传送到适当的人员，使其能够有效地利用信息与知识，采取最合适的行动，产生效益以便使他们能够做出最好的决策。

知识管理通常包括几个方面的工作。

知识获取：收集有可能形成知识的数据、信息等素材。

知识整理：对素材进行整理加工，从而形成初步知识。

知识审核：对初步知识进行评估、判断、审核及完善，形成正式、可发布的知识。

知识发布：通过各种渠道把知识发布出去。

知识利用：被其他人访问并在工作中应用。

知识更新：在使用过程中不断补充完善和更新。

知识淘汰：淘汰过时的知识。

3 信息化建设中知识管理面临的问题

以往企业在进行信息化建设时，主要是进行信息的搜集。企业的员工每天通过文件、数据库、Email、网络等获得大量的数据，但却没有有效的工具将这些数据转化为知识并传递给需要的管理者或员工，使得及时得到的信息却没有及时得到吸收，结果造成企业虽然拥有大量的信息，但当决策者或员工需要查找某些数据时，却往往找不到。

在企业中每年都有大量的新员工补充进来，如何尽快地培养他们成为合格的员工，是每个企业都面临的重要问题。在系统中实现“访专家、查资料、找信息”的知识运用，并通过这样的知识运用过程，确保每一个使用者都能够随时随地根据需要向专家学习和基于企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位由被动转为主动，有效提高每个员工创造能力。在这一过程中，每个员工对其所处理业务的任务和目标能够“知其所以然”，使企业大大降低人员培养成本，加快人员培训速度，提高人员培训质量，从而可以极大提高企业的生产及创新应变能力。

知识管理引入办公自动化是社会经济与技术发展的必然趋势。第一，知识管理的目的是提高企业核心竞争力，实施办公自动化的目的是提高企业的效率和决策效能，因此二者有着共同的目标。第二，知识管理的实现需要流程的支持，办公自动化恰好可以提供一个反映各种业务流程的运作平台，因此，将知识管理引入办公自动化已成为实现知识管理的重要途径。

4 基于知识管理的第三代办公自动化系统体系结构

目前办公自动化系统最需要解决的问题主要有两个：一是内部多系统融合，解决企业内部的“信息孤岛”问题，使企业员工尤其是管理者通过办公自动化平台能全面及时了解企业各方面情况，将有助于对企业的管理及正确决策。二是实现知识管理，尤其是对知识密集型企业，通过办公自动化将业务领域内的知识和经验有效地积累起来，最大限度的实现知识的共享和再利用，进而提高企业的整体竞争力。

基于知识管理的办公自动化系统在功能上应包括两个层面：首先是利用知识管理功能提供的办公、业务、管理及决策等全方位的知识信息，为组织经营、生产管理等多方面的决策活动提供支持；其次，可以将决策过程和结果作为知识，纳入知识管理体系中。

我国目前建设知识管理型办公自动化系统应强调知识的积累、共享、利用及与其他业务系统的集成，使办公自动化系统成为企业运行的核心支撑平台。在考虑我国目前大多数企业信息化建设现状的基础上，本文提出一个适合企业实际情况的知识管理型办公自动化系统结构，它既能融合企业现有信息化系统，又能较好地适应企业信息化系统未来的发展。

如图1所示，整个系统共分为四层。

系统底层是计算机网络系统及硬件基础平台。

第二层是企业已经建立的信息系统，如CRM、ERP、财务系统等，这些系统为企业决策者提供重要的信息。

第三层是系统的核心层，它通过数据接口、数据挖掘、知识提取转换等工作，实现以知识管理为核心的办公管理，形成并不断更新的经验知识专家库，使办公自动化不仅能完成日常办公，还能让员工共享和利用企业知识资源，提高整体工作效率。

第四层主要是用户接口。用户可分为内部用户和外部用户，系统通过权限管理和用户认证来分配用户能获取的资源。

5 结语

知识管理在我国的应用还处于一个探索阶段，知识管理决不仅仅是一套新的管理信息系统，它是基于知识管理信息系统下的一整套管理体系，需要从企业的组织结构、企业的管理制度等多方面入手去解决完善。虽然知识管理在应用中取得了一定的进展，但同时还有许多困难要克服，诸如在无形知识的收集、知识挖掘、知识利用、知识创新等方面，在知识的生成方法和组织方法、知识的有效性、知识的学习、更新及维护等方面仍有许多待解决的问题。知识管理的应用未来会对企业的管理和发展起到日益重要的作用，会进一步推动企业的管理模式现代化，极大提高人员技术水平及工作效率，是有效的保持企业在未来具有核心竞争力的重要手段之一。

[1]储节旺，周绍森，斜阳群，等.知识管理概论[M].北京：清华大学出版社，2006.