档案管理信息化建设初探

郑晓明

档案管理信息化，是指在国家行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行管理和利用。档案管理信息化建设是一个系统的发展过程，在这一过程中，要不断采用现代信息技术装备档案部门，从而提高档案管理和利用的现代化水平。档案管理信息化、数字化的目的是为了提高档案的查询率及查全、查准率，实现档案信息资源的共享。

一、档案管理的现状

1.人员的思想观念落后

目前，档案管理信息化工作已在档案部门全面推开，但对于大多数单位而言，进展并不令人十分满意，大致有如下几种因素影响着档案信息化的进程。

随着档案管理事业的发展，档案管理工作已步入规范化的轨道。管理人员对档案管理的重要意义有了一定的认识，因为档案管理在单位的重要作用已日益显现。尽管如此，他们对档案管理工作还缺乏足够的认识。有的人认为档案管理工作不过是档案的收集、整理、保管和利用，做好做坏无关紧要，对单位的影响不大，用不着实现信息化；有的人认为单位的经费普遍不足，档案管理的信息化难以提到议事日程上来。凡此种种不正确的认识，是当前实现档案管理信息化的最大障碍。

2.档案管理的资金短缺

由于资金不足，档案管理工作的信息化建设滞后于现实的要求，结果是档案管理工作仍用手工操作的现象还比较多，缺乏信息化的管理手段，缺乏相应的信息化设备，大大制约了档案工作的发展。还有一些单位，虽然配备计算机来管理档案，但仍然完全或大部分使用人工进行档案管理，现代化的设备只是个摆设。同时，有些档案馆虽已建成了规模大小不等的档案数据库，但都各自为政。软件公司虽已开发出了若干档案管理的计算机软件，但开发档案管理软件的人员有一些是专门从事计算机工作的，对档案管理和分类标准不熟悉，开发出来的软件涵盖面不全；有些是专门从事档案工作的，开发出来的软件操作复杂，缺乏操作简单、功能强大的计算机软件。

3.档案管理人员素质较低

档案管理人员的素质是档案管理信息化的关键。档案管理信息化，必须有一批知识全面、一专多能和具有开拓精神的复合型人才从事档案信息的管理和开发工作，这部分人才需要具备档案管理的专业知识和计算机信息处理、网络、外语等方面的知识。而目前，档案管理人员的整体素质较低，知识结构不合理，熟练掌握计算机的人才匮乏，绝大多数人都不能运用现代化的技术和工具，缺乏信息开发应用的敏锐意识，特别是通晓档案管理专业知识、计算机技术、通讯技术、网络技术的复合型人才匮乏，大大影响了档案管理信息化建设的开展。

4.档案管理信息化缺乏安全的网络环境

档案信息具有其本身的重要性和特殊性，需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。档案信息化加强了档案部门与外部间的联系，但也相应带来了像电脑病毒、电脑黑客破坏、非法访问等造成的安全问题。这也是众多档案管理部门迟迟不愿意上网的重要原因。

5.档案管理信息化缺乏适合的计算机软件

随着信息化时代的到来，档案管理工作实现信息化已是大势所趋，但目前另一种制约档案管理信息化的重要问题是缺乏操作简单、功能强大的计算机软件，尽管一些软件公司已开发出了一些档案管理软件，但是大都是操作复杂、难以维护或功能不齐全的软件，大大影响了档案管理信息化的顺利开展。

二、对档案管理信息化建设的建议

1.增强档案信息化建设的紧迫感和责任感

随着各项事业的发展及办公自动化的推进，档案的门类和数量呈几何级增长，远远出乎人们的预料，这对档案的分类、排列、编目、检索等提出了新的要求。如果还沿用过去那套手工劳动的方法管理档案，必然影响工作效率，贻误许多时机。此外，随着internet技术的普遍应用，对外交流空前活跃，某些传统的档案传输方法存在效率低下，准确性较差的问题。因此，加快高校档案信息化进程迫在眉睫，应引起各级领导的高度重视。

2.加大对档案管理信息化建设的投入

资金不足是档案管理信息化建设遇到的一大难题，因此，应增加对档案管理部门的资金供给，添置信息技术所需的各种设备，建立和完善档案信息管理系统，以尽快实现对档案管理的信息化。

3.开发适合档案管理工作的应用软件

档案信息化最重要的工作，就是开发或购置适合本校档案工作的软件。只有操作简便、易于维护、易学易懂、功能齐全的软件，才能使档案工作人员在较短的时间内迅速掌握，并熟练的应用，才能较好地促进档案管理工作信息化的顺利开展。

4.加强对档案管理人员的信息技术教育

强化档案管理人员的信息技术教育，是档案管理信息化成功之本，对其它各个要素的发展速度和发展质量有着决定性的影响。技术再先进，也要靠人去掌握和运用。因此，要坚持以人为本，始终把培养人才，建设人才队伍，提高人的素质放在第一位。要加强信息化建设，就要加大培训力度，有针对性地进行各种形式的业务培训，特别要加强计算机知识与技术，信息开发技术，网络技术等方面的培训，不断提高档案管理人员的各方面技能。

5.加强信息网络服务系统的建设

档案管理部门提供档案网络化信息服务是社会经济和科技发展的必然，开发高效、稳健、可靠的档案网络服务信息系统，是档案部门实现基于网络环境的档案综合信息服务的保证。鉴于环境和档案信息利用新模式的特殊性，整个网络服务系统建设需要在全面系统分析的基础上进行详细设计，特别可将不同用户实体进行分类，包括系统管理员、授权特殊用户和普通网络用户，并建立严格的网络用户登陆注册和安全防护机制，充分保证系统的正常运行。同时，对于档案资源按照密级设置安全使用权限，避免导致非法或不正当使用。

（作者单位：河北省食品药品检验院）