教学档案的收集与归档

赵振武

摘 要：文中首先分析了档案的收集与归档存在的一些的问题，接着着重分析了改进教学档案收集与归档的方向，包括加强档案观的宣传教育；加强档案队伍建设，提高档案员素质；改变单纯采用定期收集档案的方法，采用定期与不定期相结合的收集方法；强化档案制度建设，建立权责分明的档案收集管理制度等方面。

关键词：档案；收集；归档；宣传教育；队伍建设

近年来，我国教育改革力度不断加大，各所高校每年所产生的教学档案也越来越多。档案的立卷归档工作与收集的教学档案的质量有很大的关系，档案质量对于学校资源的使用以及改革发展有一定的制约作用。所以在大学本科教学评估中，对教学档案进行有效的收集、立卷与归档非常重要。

1 档案的收集与归档存在问题

教学档案基本上是因教学活动所产生的，档案的收集是一项较为繁琐的工作，要想做好就需要讲究方式方法和多花心思，因为档案的种类和来源各式各样，内容比较丰富，且具有多种特性，如复杂性、动态性、多样性等等。大多数的高校的教学秘书同时又担任教学档案基层工作人员，他们本身工作就比较繁忙，花在教学材料收集、整理以及归档方面的时间相对就比较少了，除此之外，高校的教学活动基本上是以年度划分的，可以按年度定期对平时教学活动中产生的教学材料进行收集，但是在这个过程中还是会出现很多比较具有代表性的文件材料，因此需要及时对这些分散的资料进行收集、整理以及归档，不然这些资料很可能会遗失。因此，使用定期对资料进行归档的固定传统的方式，不仅工作任务繁重，时间紧迫，另外由于基本上这些工作都是兼职人员来完成，必然会有人不认真对待，应付了事，这样也就会使归档的资料存在混乱、缺失以及不准确等问题。

2 改进教学档案收集与归档的方向

2.1 加强档案观的宣传教育

由于缺乏与时俱进的档案管理理念以及对档案管理工作的忽视，造成了教学材料收集困难的局面。高校相关领导对于档案管理工作应加以重视，改变成旧传统的档案观念，向相关工作人员宣扬正确的档案观与意识。通过多种途径对师生进行教育，如校刊、网络、团体组织等进行宣传教育，相关人员有责任和义务对档案进行收集与归档，在整个教学管理体系中，档案管理占据着很重要的地位，它是高校教学活动得以开展的重要参考依据，对于教学评估、检查以及教学水平的提高有着重要指导作用，它富含着这大量有用的信息资源。通过多种宣传途径，让相关人员真正认识到档案管理工作的重要性；同时也可以通过一些反面教材来警示大家，树立正确的档案观与意识。

2.2 加强档案队伍建设，提高档案员素质

对档案进行收集的对象是档案员，档案收集工作的质量直接受档案员的职业素养和能力的影响。所以要通过相关培训来提升他们的整体素养与能力。他们要具有良好的职业道德和责任感，并且热爱档案收集，这样才能做好这份工作。对于他们的工作和生活要多给予关心，为他们提供一个良好的工作环境。

2.3 改变单纯采用定期收集档案的方法，采用定期与不定期相结合的收集方法

根据教学计划管理来开展档案收集工作，对档案资料进行定期收集，不要错过最佳时机，收集工作要及时，随时对教学动态了如指掌。像职称评级、教学质量评估、成果鉴定以及优秀评选等，都会致使很多有用信息的资料产生，因此一定要把握好时机，对所有论文、成果作品以及相关材料进行分类、整理及归档。像外地学习的人员带回的学习资料或借出的资料比较容易丢失，一定要做到及时发现，并将其收集与归档。特别是被修改多次并且经常用于教学中的文件材料，档案员一定要加倍注意保管，等这些材料补充完整后再进行编号归档，避免出现遗漏的情况，保证其完整。

3 强化档案制度建设，建立权责分明的档案收集管理制度

要使高校档案管理工作顺利进行，制定出一个完善的管理体系是非常有必要的。要对档案收集工作进行明确的分工，合理的划分各部门职责，就需要制定一套合理有效，具有一定约束力的管理制度。对相关人员的工作进行明确分工，使档案员、老师与学生之间的档案材料共享渠道保持顺畅，实现教学档案管理工作网络信息化。相关责任部门要有效合理的管理教学档案，实施对档案收集工作与其他教学活动进行统一管理，做好教学档案管理制度建设的各个环节，在实施的过程中对于制度中所存在的问题要持续改进，真正的做好监督与指导工作，为教学以及相关人员提高良好的服务。教学材料相关部门应任命一个档案管理的负责人，其根据档案管理制度及时对平时所产生的教学材料进行收集、整理以及归档。

4 小结

教学档案管理是国家档案的组成部分，也是学校常规管理过程中的重要组成部分。但是在学校档案收集归档工作中，目前还存在一定的问题，需要进一步对其进行改进和规范。文中对教学档案的收集与归档研究，显然具有一定的实际意义。

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