高职院校教学秘书工作存在问题与对策

毕毅

【摘要】教学秘书作为二级教学单位领导的助手和参谋，是高职院校教学管理队伍中不可缺少的管理者，在教学改革中发挥着不可替代的作用。分析现阶段教学秘书工作现状和存在的问题，进而提出通过提高对教学秘书工作的重视度、建立激励机制、拓展教学秘书职业发展渠道、重视队伍建设，加强业务培训，开展教学管理研究的对策和建议，解决教学秘书工作中的不足。

【关键词】高职教学秘书；教学管理；工作现状；改善措施

近些年来，随着我国高等职业教育的不断发展，高职院校为社会培养了一批又一批优秀人才。在此过程中，教学管理工作者做出了不可磨灭的贡献。教学秘书在高职院校教学运行管理工作中起到中心和枢纽作用，是教学管理信息上传下达的桥梁，也是部门之间、教师之间、师生之间相互联系的纽带。此外，教学秘书还承担着协调各种工作关系和人际关系的职责。教学秘书工作是一项对综合素质、业务能力、协调能力有较高要求，责任重大、任务繁重的复杂管理工作。因此，对高职院校教学秘书工作的研究有着非常重要的意义。

一、高职教学秘书在教学管理中的作用

教学秘书队伍是教学管理工作的最基层，也是院系教学工作的重要管理者、是教学院长的参谋和助手，是联系院部、教务处、教师和学生之间的桥梁，对维持正常的教学秩序，保证教学质量具有不可替代的作用。

（一）助手与参谋作用

教学秘书作为高职教学管理工作中最基层的管理者，是学校、教务处及各院系部之间的联络者，这就决定了教学秘书在日常教学管理工作中起到的是助手作用。因此，教学秘书要做好学校相关文件的贯彻执行，收集工作中反馈的各种信息，及时向院系部领导汇报，为领导的决策提供建设性的意见和建议，做好参谋和助手。

（二）沟通与协调作用

沟通是管理的最为重要的组成部分，是协调的基础，协调必须在沟通的基础上进行。教学秘书不仅要完成教务处、院部领导安排的各项具体教学工作，还要协调各部门、教师和学生之间的关系，保证教学管理工作的顺利进行。在日常教学管理过程中，教学主管部门主要负责全面性、决策性的工作，而教学秘书主要负责落实各院系师生的各项具体工作。同时，教学秘书作为教师、学生和教学主管部门之间的桥梁和纽带，要起到全面统筹、合理分配、上传下达、协调左右的作用。

（三）服务与保障作用

高职院校对于教学秘书的角色定位是服务于教学和全体师生。教学秘书是学生培养计划实施过程中的主要管理者，其目的是维持正常教学秩序、保证教学任务的顺利完成。因此，教学秘书必须调整好心态、摆正位置，做好真心诚意为全体师生服务的思想准备，工作中要学会换位思考，多站在教师和学生的立场上来考虑问题，把服务师生落实于各项教学工作中，保证教学工作的正常运行。

二、高职教学秘书工作现状

（一）工作内容繁杂。

在高职院校现行的二级教学管理体制下，二级学院教学秘书的工作性质和工作内容决定了他们的工作涉及面广泛、事务繁琐复杂。教学秘书是高职日常教学管理的基层执行者；是教务处、院领导、教师、学生之间相互联系的桥梁与纽带。教学秘书要服务于教学、服务于教师、服务于学生，既要在规定时间内保质保量完成教务处以及院系领导布置的各项教学任务，又要站在教师和学生的角度考虑问题，主动为他们提供一切可能的帮助。教学秘书几乎要参与教学管理的每个环节，而其中每一项工作又对应着许多复杂的、具体的事务性操作。此外，随着高校专业设置的增多以及学生规模、教师数量的增长，教学秘书的数量却并没有随之增多，再加上如今各种评估工作的进行以及各类项目的申报，教学秘书的工作量日益增多。对于他们来说，加班是常有之事，工作量几乎超过一个个体的最大负荷量。工作强度过大使得教学秘书经常处于极度疲劳状态。

（二）工作积极性不高

二级学院教学秘书由于其教务、行政双肩挑的特殊工作属性.不仅要承担大量繁杂的教务管理工作.还要处理教学单位的各项日常事务：工作涉及面广，除要做好服务教学、教师、学生的“三服务”外，还要与各个部门进行协调沟通.确保各项工作有条不紊。尽管如此，在多数人眼中，教学秘书仅仅是为教育教学提供服务的一类人，其能力偏低、工作性质简单而程序化，不足以像专职教师那样得到应有的重视和尊重。而且，由于学校政策上的导向，教学秘书在职称晋升、个人发展等诸多方面遭遇瓶颈，晋升无望、发展受限，与专职教师乃至学校机关行政人员的差距日益拉大。在付出和回报严重失衡的漩涡中。教学秘书往往疲于应付各种事务，工作缺乏积极性、主动性、创新性，工作效率低下。

（三）自身业务水平不高

高职实施二级教学管理体制后，二级学院教学管理的任务艰巨，责任重大，面临着一些新的问题和挑战，对教学秘书的专业素质、管理能力也提出了更高的要求。教学秘书的工作涉及面广、事务繁多复杂，需要具备多种知识和技能才能胜任。教学秘书从事业务工作需要掌握的知识技能，包括一般知识技能和专业知识技能两个方面。一般知识技能包括口头表达能力、书面写作能力、沟通交流能力等等。专业知识技能主要包括文秘知识、档案管理知识、教育管理学基本原理与基本知识、所在院系所辖专业结构方面的基本知识等，教学秘书只有全面地掌握了这些知识技能，才能高质量地完成各项工作。目前高职从事教学秘书工作的人员中，部分来自教育学或管理学等相关专业的毕业生，他们具有教育学或管理学知识背景，但缺乏所在院系所辖专业的专业知识；有的教学秘书所学专业正是所在院系所辖专业，他们具备了相应学科的专业知识，但缺乏相关的管理学或教育学知识；更多的人员是所学专业和所在院系所辖专业不同，并且也不是教育学及管理学专业。这体现在教学管理工作中，有知识结构的缺陷，所以教学秘书在工作中应该加强教育学、管理学、所在院系所辖专业专业知识的学习。

三、教学秘书队伍现状成因分析

（一）存在认识误区，对岗位重要性认识不够，得不到应有尊重

高职教学秘书在学校教学工作中发挥着不可替代的作用，可以说没有教学秘书教学活动就不能正常进行。但是当前我国高职走进了忽视教学秘书工作的误区。从教学管理方面看，许多高职都在抓教学管理工作，加强教学管理方面的研究，可对于教学秘书队伍的建设几乎成为各高职建设中的盲区。很少有学校专门对教学秘书这个群体进行政策层面的队伍建设研究。从对岗位的认知方面看，一些教师甚至包括一些领导，都简单地认为教学秘书工作就是重复劳动，做一些事务性的杂活，收集材料、通知消息、没有什么技术含量也不需要什么专业技能，就是简单维持教学工作的正常运转，缺乏对教学秘书工作的体谅与尊重，经常存在教学秘书辛勤工作却得不到认可的情况，严重挫伤了教学秘书工作的积极性，使之产生厌倦、烦躁的不良情绪。

（二）工作职责繁重，缺乏相关专业知识培训，工作效能不高

首先，高职教学秘书工作，是现代高教管理中的重要环节，是教学管理体系中的重要组成部分，起着联系“教”与“学”的纽带作用。作为院系教学管理工作的参与者和具体工作的组织者，教学秘书受学校职能部门和学院主管领导的双重管理，工作任务非常重，两个方面的工作事无巨细都要处理，导致教学秘书的工作非常繁杂。其次，各学校长期以来对于教学秘书的培训工作不重视，只选派教学秘书参加一般性的教师岗前培训，缺乏针对性。加之很多教学秘书都是由不同专业的年轻教师担任，他们并不具备高教管理方面的专业背景，对于管理学、组织学等内容知之甚少，即使有些教师对这方面知识有所了解，由于缺乏系统的培训，也很难在实际工作中得到应用。这些因素综合起来形成了现阶段我国高校教学秘书队伍整体工作效能不高的现状。

（三）待遇明显偏低，考核制度存在缺陷，挫伤工作积极性

从现阶段我国高职教学秘书薪资现状来看，整体待遇偏低，在职称晋升等方面受到很大限制。教学秘书整天忙于繁杂的教务事务，没有业余时间从事科研等方面工作，势必在研究成果方面处于弱势，而科研是学校提拔干部考核工作成绩的重要指标，这就造成了教学秘书比同年参加工作教师晋升慢的现实。从考核层面看，教学秘书从事教学管理工作，头绪多任务重，工作内容牵扯到教学的方方面面，很难对其工作进行量化，从现行的考核制度中很难体现出教学秘书的工作强度和工作质量，往往是对教学秘书的工作进行粗线条考核，没有重大工作失误就算考核合格。但是在评选优秀的时候很难把教学秘书岗位考虑进去，与学校对于教师和科研人员的丰厚奖励形成了鲜明对比，导致教学秘书对于本职工作缺乏进取心，只求完成不求质量的心态普遍存在。

四、改善高职院校教学秘书工作现状的措施

（一）提高对教学秘书工作的重视度、建立激励机制、拓展教学秘书职业发展渠道

学校各级领导要充分肯定教学秘书工作在高校教学管理中的地位和作用，提高教学秘书的待遇，包括经济待遇和行政待遇。一方面，提高教学秘书的工资、津贴水平。学校应意识到教学秘书需要面对师生、领导等多方面压力，工作辛苦而繁琐。另一方面，建立合理的干部聘任、选拔制度，给予教学秘书一定的提升机会。将教学秘书队伍的建设等同于师资队伍建设来对待，鼓励教学秘书深入教学第一线，积极开展教学研究。学校可以有意识地提供一些有针对性的教学改革规划项目或科研题目，鼓励他们多从事教育理论研究，不断提高管理水平，从而使教学秘书岗位成为一个有吸引力的、有前途的岗位。

高职院校首先应改变观念，对教学秘书的工作进行科学有效的考核评估，在评优评奖、薪酬待遇、职位晋升等方面为教学秘书提供相应的机会，实现工作付出与工作回报的合理平衡。学校可以每年或每两年搞一次教学秘书的评奖评优活动，比如开展“教学管理先进个人”、“管理育人先进个人”、“教学管理服务之星”等评选活动。这些活动采取精神奖励和物质奖励相结合的形式，激发教学秘书的工作积极性和信心。其次，学校在教学秘书职称评审时要有适当的政策倾斜。因为教学秘书工作比较繁杂，整天疲于应付，没有多少时间和精力用于科研，所以在职称评定时可考虑一些相应的政策倾斜。再次，给教学秘书提供转岗或晋升机会。总之，让每一位教学秘书都感到有良好的发展前途，才有助于教学秘书队伍的建设和可持续发展，从而促进高职院校教学管理工作水平和质量的提高。

（二）重视队伍建设，加强业务培训，开展教学管理研究

有了领导的重视，有了配套制度的保证，就要将教学秘书队伍的建设等同于学校的师资队伍建设来对待，在学历、职称、年龄结构等方面从长计议。学校应该根据办学规模，适当补充后备力量，有针对性的选拔和培养一批政治性强。业务精通的高素质人才，充实教学秘书队伍形成一支卓有成效的教学管理梯队。随着办学规模和层次的扩展，传统的教学管理方式越来越不适应新形式发展的需要。要科学化，规范化、程序化的管理教学，就必须对教学秘书进行业务培训。通过定期培训、研讨交流，参观学习等方式，使他们掌握现代教育教学管理理念和业务能力，也只有这样工作才能不断开拓创新。做到与时俱进，不断提高。

【参考文献】

[1]高来举，张爱中.高校教学秘书队伍中存在的问题与对策[J].北京工业职业技术学院学报，2007（1）：55～56.

[2]张晓芳，周剑，卢江等.高校教学秘书工作的实践与思考[J].河北农业大学学报（农林教育版），2009（2）：177～179.