精细化管理下高校档案管理工作的机遇与挑战

卢希

摘 要：高校档案管理运用精细化管理理念和管理技术，特别是数字化档案馆的建设使档案精细化管理落实到了实处，档案管理工作在这样新的机遇下有了突破性的发展，同时对档案管理工作者来说也是新的挑战。

关键词：精细化；档案管理；机遇；挑战

档案管理工作存在于我们生活中的方方面面，小到我们的个人档案的管理，大到全国人口的户籍管理，以往手工管理手段面对如今海量的信息只能望洋兴叹，所以引进先进的管理理念与技术迫在眉睫。精细化管理是一种先进的理念与技术，它运用严谨的管理规范和信息化管理手段解决了海量的数据和以往管理中散漫、难以量化的实际问题。对于这些有保存价值的档案材料，如何能够在有效保护的同时，更好地利用其价值成为各级各类档案管理人员在管理工作中面临的新挑战。在这样的重要转型阶段，作为高校的档案管理工作者，应从以下几个方面进行改进。

一、完善档案制度

“没有规矩，不成方圆。”好的管理体系需要一系列完善的制度来支持。在精细化管理运行的实际过程中，与以往的管理方式与方法难免有一些差异，包括在部门职责、各岗位职责、精细的管理分类制度、考核制度、奖惩制度等方面的区别。高校档案馆作为档案管理的主要部门，要在实际运行中统筹处理好这些矛盾，把精细管理层层落实，摒弃落后的管理方式，吸纳新的管理观念，在自身部门制度完善的同时，对各教学院部和职能部门档案人员的岗位职责也要明确、细化。专职的高校档案馆的工作人员对各种档案工作流程都较熟悉和规范，但对于二级学院以及各部门的兼职档案人员来说，各项事务还需要用明确的要求和制度来规范，如归档材料的范围、种类、存放方式、档案材料等按要求撰写、按规范收取、按时间归档等都要有专门的制度和规范来约束，细化的工作流程能明确工作中每一个细小的环节。

二、抓住机遇，优化技术

数字化档案馆是运用数字化管理手段对档案进行信息化处理，是当前档案管理工作的主流，但与其他行业信息化处理能力和水平相比，档案信息化水平还有待进一步提高。各大高校正在抓住这一机遇大力推动数字化档案馆的建设，利用这一机遇更新管理手段和技术、争取充足的资金来推动档案管理向信息化、开放化迈进。

数字化档案馆的建设是一项复杂的信息化工程，与传统的档案管理与利用相比，它给档案管理工作带来了新的生机和活力。传统的档案管理在档案归档后，保存质量不稳定，查询利用率低，不便于开放利用。而数字档案馆作为一个开放的平台，各种档案进行数字化处理后能够永久保存和查阅利用，其档案利用率是以往传统手段远远不能比拟的，其功能强大的信息化处理平台、高效的访问速度和高效的利用率都充分体现了档案管理业务与现代管理方法的整合。在今后的发展过程中，更需要这种传统与现在相结合的互动方式。

三、更新管理人才

数字化档案管理的建立需要大量的信息技术人才。根据当前高校档案从业人员的整体情况来看，信息技术人才较为缺乏，大部分档案从业人员都没有信息技术背景。所以，培养一支能够达到信息化建设需要的高水平人才是保证数字化档案馆建立和运行的必要条件。在建设数字化档案管理工作团队时，笔者认为应以建设信息技术团队为主，再配以具有多年档案管理经验的人员，以业务需求为指引，在对现有人才进行新知识的培训基础上，引进高素质的跨学科人才，推动数字化档案馆的建设。

四、档案管理人员应具有良好的职业道德

1.遵循保密原则。“不该说的秘密，绝对不说；不该知道的秘密，绝对不问。”这是档案管理人员在工作的过程中必须遵守的档案保密制度。对于保密类档案严格按照权限规定管理查看，杜绝保密档案泄密的事件发生。另外，尊重他人个人隱私也是档案人员应具备的基本职业道德。档案管理人员在工作过程中会接触到个人档案文件，其中包含的个人隐私、以往经历等内容切不可违规公之于众。

2.注重服务意识的培养。档案管理看起来是对各类物体和资料的管理，但在收集档案和档案查询利用的过程中都是要与各类人群有交流的。作为一个窗口服务型的部门，从业人员除了在完成自身业务工作的同时，好的服务态度能影响整个部门的形象。在收集档案材料时，档案管理工作者与档案来源单位是合作关系，而不是上下级关系；与来访人员交流时，对其权限查询范围内的要求应尽力满足；与学校其他部门的协同工作时，档案管理工作者要认真履行本部门的责任与义务。

高校档案精细化管理是一个系统工程，其管理水平的高低是学校有效统筹、各部门积极配合、档案从业人员认真工作的共同结果。目前，各高校数字档案馆的建设已初步成形，但距离精细化管理的要求还有一定的距离，还需要大量的档案工作者对其内容和功能进一步完善。

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