学生毕业实习档案管理的信息化思考

左永艳

【摘要】近些年，信息模式的科技，在档案的创设和管理上，显示着更大的意义。高校内的同学在经历毕业时段的实习时，要构建实习类别的档案，以便记载同学实习的流程和成果。这样的实习类档案，同样要构造信息化的表述途径。电子属性的实习档案，替代以往的纸质类别档案，而成为实习中管理档案的首要对象。从这个角度看，有必要扩展毕业实习有关档案的电子内涵，在每种环节内，落实信息式的实习档案管控。

【关键词】学生毕业实习档案；管理；信息化

构造信息方式下的毕业实习类别档案，是有序管控毕业生的实习进程、存留同学实习成绩的措施，也是获取和整理毕业生在实习中表现的根本性依据。信息方式的毕业生档案，有助于提升实习类档案的监管实效，发现和获取更充足的实习资源，为同学供应价值性的实习材料。同时，这种信息构建的实习档案，也可以增添考评同学实习状态的客观性，帮助毕业生认识本身的实习状况。在这样的形势下，要探讨实习时段内的档案创造和存储，就要引入信息性的管控手段。

一、构建信息形式档案的重要价值

即将毕业的同学在实习的程序内，会取得实习有关的成绩，也会面对这一时段中的独特难题。这样的成绩与实习问题，都应当被录入完整性的档案体系之中。实习程序所产生出的档案，对于提升同学的实习水准、强调同学实践模式的能力、创设实习培育人才的新方法而言，有着基础层次的价值。评判实习监管层次的关键性根据，就包含了为同学存留的实习档案。

引进电子模式和信息性的管控对策，有助于构造数字化的毕业生实习根据；运用信息状态的档案科技，来获取、录入和整合同学的实习信息，逐渐构造实习领域的档案材料数据化、有序化和共享化路径。

确立信息方式下的实习档案管控，是改造学校实习对策的一种需要。最近几年，在毕业同学实习的领域内，新的实习策略和实习路径出现，管控环节内的新型档案问题也在不停升级。这种较快的实习状态变动，需要调整实习类别档案的监督途径，便利同学查询和参照实习档案内的有关数据。面对着实习的新情形，管控实习类档案的工作者，要增添开放化的电子化的认识，有效顺应信息性的管控档案趋势。

确立信息方式下的实习档案管控，也是扭转和更新毕业生档案服务的中心性途径。以往的纸质化实习类档案，难以跟紧毕业生的现实实习需求。通过构造信息新模式的实习类档案管控，可以让电子的体系，来完成实习数据的监督、划分和查找，档案管控的工作者，无须再增添这类的管理压力。信息前提下的实习档案规制，能够满足毕业同学的查找和其他类要求，实现分享状态的档案建构。

从这个角度看，信息化的毕业生实习类档案管控，改造了惯常的人工档案服务，提升了实习类别档案的约束效率，方便资源与实习数据的现实运用。

二、核心的构建内涵

负责管控毕业生实习类档案的工作者，面对着批量性的电子化记载文件，通常感觉到这类工作的繁琐性。信息化的管控途径，要求学校的档案责任者扭转惯常化的理念，接受电子化监管的工作挑战。管理者要认知信息化监督的必要价值，创设便利的管控条件，来推动实习类别档案监督的电子化。具体而言，构建信息性实习档案的中心含义，涵盖如下的层次：

（一）设置一体的文档

构建起一体属性的文档，是实习类档案管控的根本。目前，高校在引入自动原理的办公，微机被运用在校内的平日办公中。然而，在约束毕业生实习类别档案的活动中，多数管理者还是惯于创设纸质属性的档案，没能扭转这样的管控手段。部分人员采纳微机来打印实习类别的材料，但是依旧用手动的途径来调整、留存这部分材料，这就导致归档的程序，还是要采纳纸质理念的管控对策；毕业实习的文件格式、数据的记入等，还是依赖手动的管理。

这样的状态，束缚了信息性的实习档案构造。要创设出信息属性的实习类别档案，就要从这类档案的产出开始，对整个的档案制备和存储程序予以电子化约束。要用信息式的手段，来编排、发放、接纳、归入、查找实习中产生的有关信息，有序整合起文件数据的监管和档案的管控，也就是构造一体类型的文档。整理和归纳文档的工作者，在处理了这类电子属性的文件以后，要将其发给监管档案的机构，告知监管者接收文件，或者定时下载并记录毕业生的实习状态。其他类别的档案工作者，可以借助自动模式下的档案体系，来分享这类实习数据。

（二）设置一致的平台

要确立信息性的实习档案管控，就要构造一致的约束平台和约束体系。随着多数高校自动类别办公的升级，校内构建了内部性质的局域网和体系网。规制毕业生档案的那部分员工，期待拥有档案规范领域的主体性网络，以便衔接档案管控的有关工作。

因此，只有构建了开发、运用实习类别档案的有序网络，才能构造出现代类别的档案录入、解析、储存和查找系统，实现电子性质的实习档案制约。要开发出一致性的约束平台，需要高校投入很大量的技术、业务和资金，这种平台所需的工作内涵也较大。在这样的状态下，有必要更新构建的理念，统一来规划、分步骤予以建造、强调平台的建造程序。这样的配合性工作，是构造起信息性平台的根本规则。

（三）设置存留的空间

构造信息性的实习类别档案管控系统，是关涉到大量构建任务的一种程序。然而，只要认真备齐技术、构建人员、资金支撑和信息设施的要素，就可以落实好这样的构造工作。要凸显出信息化管控体系的效用，还应当预设存留实习信息的一种数据空间。这类数据库的现实构建，是决定电子性管理水准的中心因素。要建造起具备运用价值、可靠和功能优良的这一体系。

档案管控中数据存留空间的建构，是信息性管理者要落实好的另一层次任务。这样的数据库，要达到特定的层级和水准，才可能显示出优点和管理效应。因此，在构建档案留存的数据空间时，应当具备前瞻和科学的视角，防止重复属性的构建，耗费大量档案管控的资源。

（四）设置标准的文书

设置标准属性的档案类文书，是确保毕业实习类别档案体系化的必然步骤。构建标准层次很高的毕业生实习时段档案，有助于显示出这类档案的功能化。整理实习类档案的活动证实：文书的规范类工作，与档案自身的管控是存有差别的；然而，毕业实习所留下的文书，属于实习类别档案的根源；经过整合的实习类档案，又是实习文书的系统性表达。

从这个角度看，应当确定系统性质的档案思路，构造标准性、模式性的文书组合，才能打下实习类别档案管控和构建的本质基础。文书所用的纸张，应当具备优良的级别，纸面的尺寸要与预设的规则吻合；在排版的流程中，应当采纳标准的版面方式，实习类别文书的签发也要与规则一致。

应当意识到，电子类的实习管理文书，可以不受管控软件的识别约束，这就要求管控这类文书的工作者，用简练和一致的模式，来存留数据属性的档案。在完成了这种存留的要求以后，记录着实习数据的有关文书，就不再被原有的数据空间所限制，从而便利了查找。

结语：

同学实习中电子类档案的约束和保存，是一种复杂性强的档案管控工作，为高校的整个档案保存活动提出挑战。管理毕业实习类别档案的人员，要提升信息化的素养，创设新途径的电子类档案监督方法。要服务于毕业实习的那部分同学，为他们供应折射出实习水准的客观材料，方便同学评判和改进实习任务。只有这样，才会高效记载毕业生的实习状态，并推进学校内档案管控的措施进步。

参考文献：

[1]马海涛.高校档案管理信息化建设探析 [J].山东教育学院学报，2008（08）.

[2]林李霞.档案管理信息化探微 [J].福建信息技术教育，2006（04）.

[3]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设 [J].现代情报，2007（06）.