新升本院校办公室主任提升职业能力对策研究

向铃

【摘要】近年来，随着我国高等教育的发展，有许多专科院校经过发展并获国家批准升格为本科院校。在学校转型的重要历史时期，适应由专科向本科的转变是不可回避的艰巨任务和历史使命，作为这类新建本科院校的管理人员应该提升自身的职业能力和素质以便能应对变革，在改革中求创新，为学校的顺利和谐发展作出应有的贡献。他们是直接的组织者，协调者及执行者。新升本院校直接面临的问题就是需要尽快完成从专科办学层次到本科办学层次的转变，在这个过程中加强教学管理工作来提升教学质量就成为了学校各项工作的重点。

【关键词】新升本院校 办公室主任 职业能力素质

院系办公室是学校的基本管理单位，它处于教学、科研的第一线，直接为领导和师生服务，承担承上启下、沟通左右，协调各方的重要职责，对于保证院系工作正常有序的运转起着十分重要的作用。随着教育体制、机制改革的不断迈进，自主权向二级学院下放，使得二级学院办公室工作任务明显加重，工作难度逐步加大，工作内容不断增多，所以这对二级学院办公室主任的职业能力和素质提出了新的要求。作为高校基层办事机构主管之一的院系办公室主任，必须及时调整观念，提高职业能力和素质来切实提高管理水平，以更好地发挥院办公室的职能作用，凝聚人心，带动其他同志共同努力，来适应新形势下学校、学院发展的需要。本文从以下三个方面来探讨新角色下高校办公室主任的培养。

一、调整心态，站好位不越位

自我调节能力是新型社会管理人才必备的一项综合素养，但是目前在我国的二级院校办公室主任的岗位素质要求中却往往被忽视。与政治素养、组织协调能力等不同，自我调节能力是一项综合性和针对性更强的能力。在现代高校管理中，二级学院办公室工作十分庞杂，工作内容繁琐，需要应对教师、学生、学院领导和社会其他许多方面的事物，工作压力大，个人能力要求高，需要在充分调动办公室主任个人工作积极性的基础上使其具备管理学、政治学、心理学等多方面的知识。因较大的工作压力，办公室主任在工作中往往出现倦怠、迷惘、消极情绪等负面因素，对其工作产生消极影响，为了有效地缓解这一情况，需要办公室主任具备较高的自我调节能力。良好的心理素质也是自我调节能力的重要组成部分。办公室主任的工作很大程度上属于宏观引导性的，工作中如果对个人负面情绪缺乏正确的宣泄和引导，很可能导致比较严重的工作失误和连环影响。因而，办公室主任需要具备良好的心理素质，能够积极地调节和疏导因工作和生活带来的各类消极心理情绪，减少或消除其对工作产生的负面影响；在制度变革期间，容易出现工作职责不清，遇事相互推诿等现象，要调节和自我心态从容解决面对。

二、加强政治理论学习，同学校的中心思想保持高度

由于办公室主任经手事务多，如人、财、物的管理，如何一直保持自己正确的使用职权，不以权谋私，不营私舞弊，在繁琐的工作中不迷失方向，这就需要参加政治理论学习重视自身政治素质的提高，以强大的理论来武装自己的头脑，在思想上行动上筑起拒腐防变的坚强防线，严于律己、廉洁奉公，以保持良好的作风。连接着学校规章制度和教师及学生管理等各个层面的事务，因此学院办公室主任要有高度的政治敏感性，要善于从政治上观察、分析和处理问题，不随波逐流，不人云亦云。在日常工作中，要牢牢把握政治方向，善于从纷繁复杂的问题中看到根本性问题，做到在重大问题上立场坚定、态度鲜明，保证政令畅通。办公室作为上传下达的中心枢纽，需要准确解读学校的核心价值文化，对于相关的文件精神的领悟政策的解读及领导的意图的准确理解，也需要办公室主任具备较高的政治理论水平。掌握学校的方针、政策，才能在工作中做到公正、公平，才能做到有章可循，按制度办事。勤记，多思，采用ABC管理法，提高执行度，要善于审时度势，要用发展的眼光看问题，分清主次，抓主要矛盾的主要方面。

三、加强对外交流，学习先进经验，提升学院、学校形象

在知识经济社会中，人们越来越认识到高校产学研合作、科技转化的重要性，因此高校和外部的联系越来越频繁，越来越紧密。产学研合教育管理工作，学生实习基地等项目中，需要和国内外高校、企业、宣传媒体广泛联系和交往。在这个过程中，要求二级学院办公室主任应善于把握矛盾的规律，善于研究各种人际关系，善于探索新的工作思路和工作方法，善于处理局部与全局的关系，做到筹兼顾，点面结合，重点突出，全面协调；此外，办公室主任还应具备公关礼仪知识。因为接待是每个办公室主任经常碰到的工作，周到得当的接待不仅体现了学院办公室人员的良好素质，同时也为学校树立了良好的形象。因此，自觉学习专业的公关礼仪知识，是十分必要的。学校层面对管理人员予以重视，引进竞争机制，加强培训，以不断提升业务能力。

四、总结

二级学院办公室是高校基层管理工作的重要一环，其工作质量如何直接关系到学院整体工作水平。只有明确自身角色定位，认真学习相关业务，提升自身整体素质，提高服务水平，做到出色不出位。通过优质高效的工作，塑造自身良好形象，维护领导权威，赢得师生信赖。

【参考文献】

[1]罗文华.高校二级学院办公室主任的角色矛盾及处理方略[J].百色学院学报，2010（4）.

[2]姚丽华.试论高校学院办公室工作创新[J].中国轻工教育，2008（3）.