企业实施ERP，深化应用是关键

邓羽

[摘要]目前，很多企业都实施了ERP，希望通过ERP系统提高企业管理水平，但系统实施上线运行后，大多企业抱怨ERP相对中国企业经营管理模式还有很多不足，而忽视了企业自身在ERP应用中存在的问题和认识误区。本文以中石油管道局为例针对企业在ERP应用中逐渐暴露出的主体意识不强、操作滞后、数据录入不规范等问题，提出了加强横向沟通、拓展应用范围、强化系统培训、完善管理制度等一系列ERP深化应用措施，力求不断强化系统应用，促进企业管理水平持续提升，实现企业跨越式发展。结果表明，企业实施ERP，系统上线运行不是终点，而是新的开始，不断持续改进，深化应用才是重中之重。

[关键词]ERP；企业管理；问题；深化应用；措施

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.025

[中图分类号]F272.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）08-0048-03

0 引 言

ERP是企业、资源、计划的英文缩写。ERP系统是建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，有效地组织和配置企业资源，达到物流、信息流与资金流“三流”合一，为企业提供决策、管理手段的信息管理系统。ERP系统以ERP软件为载体，集成现代企业管理理念、方法与最佳业务实践，为企业采购、生产、库存、销售、财务等业务活动提供一个统一的经营管理平台。作为信息技术应用的重要组成部分，ERP系统的主要特点是集成性，即集企业内部物流、资金流、信息流为一体。

中国石油天然气管道局成立于1973年，是中国石油天然气集团公司的管道工程专业化公司。作为中国石油工程建设ERP系统的推广单位，于2009年6月17日正式启动ERP推广实施工作，实施范围包括局属22家核心业务单位，涵盖了管道工程设计、采办、施工、投产试运、通信电力、机械制造、检测、抢险等整个产业链。实施模块有：财务管理（FICO）、销售管理（SD）、项目管理（PS）、采购及库存管理（MM）、设备管理（PM）。历经蓝图设计、系统实现、上线准备、系统切换等几个阶段，于2010年8月8日实现ERP系统上线运行，2010年11月1日实现ERP系统及FMIS融合系统单轨运行，管道局成为中国石油集团公司工程建设板块首家实现ERP单轨运行的单位。

然而，ERP实施上线运行并不是一个系统的终点，而是新的开始，不断持续改进，深化应用才是重中之重。

1 ERP应用中存在的问题

管道局ERP系统自开始试点和推广应用以来，各实施单位整体上运行稳定，大部分业务能够按照上线时设计的流程在系统中运行。但随着应用和实践的深入，各单位在ERP应用中存在的问题和认识误区也不断显现出来。

1.1 企业自身应用ERP的主体意识不强

实施单位是应用ERP的主体，建设和应用ERP不仅是中国石油整体信息化建设的要求，更是各下属企业提升自身管理水平的机遇。现实中，各实施单位仍存在着ERP系统是上面“要我用”的认识，往往拿“界面不友好、操作复杂、功能不完善”等理由不重视ERP应用工作，实施ERP的重要意义仍未被企业全面、深入地认识。

1.2 领导带头应用ERP的主观愿望不强

正是由于对ERP认识上的原因，各级领导，尤其是各实施单位内部的部门领导带头应用ERP的主观愿望不强，没有认真学习和掌握ERP应用知识，同时企业对部门领导人员应用ERP也缺乏明确要求和考核指标。企业部门领导不能真正关注和应用ERP，使ERP应用工作难以落到实处。

1.3 实际操作上的滞后性与ERP的即时性存在矛盾

由于在思想上不是很重视，很多人至今还认为ERP可有可无，只是应付性参与。上线后不是主动而是出于被迫才在ERP上开展工作，把登录ERP进行操作当成是件苦事，各项操作在线下走完后，不得已才在线上进行补充，并没有把ERP操作技能作为自己应该掌握的职业技能来重视，使得ERP不能实时反映企业的生产经营状况。

1.4 应用不规范，数据录入不准确

在企业内部模块集成应用方面，部门之间配合不顺畅，少数模块应用不规范，数据录入不准确，造成企业ERP应用产生短板效应。如采购模块中，为避免麻烦，用虚拟物料代替精细物料现象；业务模块数据录入错误造成财务成本核算误差等问题影响了企业模块间集成应用的效果，造成数据统计结果失真，无法为领导决策提供依据。

1.5 控制功能应用不到位，模块应用水平低

大部分单位对统一推广的ERP标准模板的部分功能应用不到位，不重视其中控制功能的应用。例如，不按照要求启用PS（项目管理）模块的成本预算控制功能，认为这种系统线上控制太严格，不方便企业业务变化和调整，投用后还会增加许多工作量，模块应用还停留在日常业务处理的较低水平上。殊不知，正是ERP系统控制功能才体现出ERP管理思想的精华，企业只有通过自我约束和严格要求，才会不断提高科学管理水平。

以上种种问题严重影响了ERP系统发挥辅助企业经营管理和分析决策的重要作用，无助于企业管理水平的提升，深化、扩展ERP应用势在必行。因此，管道局已明确将ERP工作重点由建设实施向深化应用转移，并提出了深化应用ERP的战略目标，就是要“充分发挥ERP系统在规范经营行为、优化资源利用、降低运营成本、促进精细管理、提升管控能力、实现业务协同、提高管理效率和经济效益等方面的作用”。

2 ERP深化应用几点措施

深化应用ERP是企业ERP应用和信息化进程中的转折点， 是促进企业管理现代化、科学化和适应竞争激烈的市场经济发展的一项重要举措。只有认真梳理、探讨、解决好ERP应用中存在的问题，从加强横向沟通、拓展应用范围、强化系统培训、完善管理制度着手，才能推动ERP应用不断深化（如图1所示）。

2.1 加强与业务部门横向沟通，坚持“业务主导、部门协调”的工作机制

ERP系统的应用使原有岗位职责和业务模式都发生了很大的变化，使部门之间的衔接更加紧密，业务之间的相互交叉更为频繁。为进一步落实中国石油集团公司“业务主导，统筹推进”的信息化工作机制，管道局在全面梳理和分析ERP系统数据的基础上，加强了信息部门与各业务部门之间的横向沟通，一方面向业务部门展示ERP系统现有数据资源，看是否能为其数据统计提供支持和论证，另一方面了解业务部门在日常工作中的管理需求，并介绍ERP系统相关控制功能，探讨能否利用ERP系统提高其业务管理水平。通过交流发现，企业很多业务部门均存在管理制度执行不力的苦恼，单纯依靠下发文件或者开会的形式并不能彻底解决实质问题，而ERP系统可将业务管理制度和要求固化在系统流程中，为业务部门提供有效的管理手段，提高制度的执行力。因此，管道局下发正式文件，明确了在ERP深化应用过程中要遵循“业务主导、部门协调”的工作原则，并对业务部门职责进行明确分工，确定了各业务部门在ERP系统内的分管模块。通过各业务部门与信息部门的紧密合作，优势互补，形成了有效的工作机制，共同推进了ERP系统的深入应用。

2.2 选取深化应用试点单位，提高ERP系统在基层单位应用的深度和质量

基层单位是企业生产经营的基本单元，也是ERP系统数据的主要来源。企业管理层能否在ERP系统中看到反映真实生产经营活动的数据，能否发挥ERP系统辅助管理决策的作用，完全取决于ERP系统在基层单位应用的深度和质量。为此，为摸索ERP深化应用工作经验，形成符合企业实际的ERP深化应用推广模式，根据单位自愿申请并报主管领导批准，管道局选取了两家实施单位作为ERP深化应用试点单位，试点时间7个月，试点期间采取双周例会的工作方式，由信息管理部门牵头组织有关部门到试点单位现场进行业务交流，了解试点单位业务运行及管理需求，分析试点单位ERP系统数据情况，共同探讨推进ERP系统在试点单位深化应用的方案并指导试点单位应用。通过试点，明确了企业ERP深化应用工作的思路、目标，制订了具体可行的工作计划。

2.3 扩大系统实施范围，确保ERP系统中业务数据完整全面

按照中国石油集团公司信息化建设总体要求，为不断扩大ERP系统实施范围，全面推进ERP深入有效应用，管道局将国内、国际项目管理及矿区业务管理也纳入到了ERP系统，成立了ERP系统扩大实施项目部，组建了由内外部顾问、ERP三级运维和从国内、国际、矿区事业部选派的关键用户组成的项目组，采取集中办公的形式进行项目实施。ERP系统的扩大实施，确保了系统中业务数据的完整性，全面反映了局主要业务运行情况，为发挥ERP系统辅助经营管理和分析决策起到了重要作用。

2.4 加强系统运行考核，保证数据及时准确

ERP系统作为一个企业资源管理系统，记录企业各项业务信息的数据是其运行和应用的基础，而数据的及时性和准确性则是有效应用的重要保障。如果数据录入不及时、不准确，则不能实时反映企业的生产经营状况，无法为领导决策提供依据。为此，管道局制订并下发了《ERP系统月结考核管理办法》，对各单位ERP系统运行情况进行月度考核，重点考核业务信息、财务信息录入的及时性和准确性，定期召开ERP系统月结分析会议，并在ERP门户网站上公布月结考核排名。各单位也参照有关规定，制订了相应的岗位奖惩措施，将责任明确到岗位和人，真正调动了业务人员使用ERP的主动性和责任感。根据实际运行效果来看，达到了预期目标，各单位数据录入及时、准确，财务月度结账均能按期完成，确保了ERP系统数据质量，推进了系统的规范操作和有效运行。

2.5 强化系统培训，提高应用水平

ERP系统上线以后，管道局信息管理部门、人事部门和培训机构通力合作，持续了开展一系列系统使用培训。在培训方式上对员工培训，采取了集中培训、专项培训、远程培训等多种形式，对领导进行了一对一的专门培训；在培训内容上，将业务要求和操作知识相结合，在培训中提高认识和使用水平。通过全面系统的培训，一方面使广大员工掌握ERP系统的基础知识，接受ERP系统先进的管理理念；另一方面通过有针对性的、注重实效的操作培训，提高最终用户的系统操作技能，从思想上引起全体员工对ERP系统的重视， 从主观上转变“要我用”为“我要用”，增强了ERP深化应用的自觉性，提高了系统的应用水平。

2.6 推进ERP系统与内控制度的融合，形成ERP系统与内控体系之间的良性互动

主要做法是全面梳理系统中的流程控制点，基于ERP权限管理工具实施“权责分离，角色互斥”等内控原则，避免业务执行过程中的内控漏洞，实现事前控制；同时利用ERP系统数据的可追溯性，实现内控机制中的事后追查和事后控制功能。并针对目前内控制度要求少数控制点与实际业务操作不相符的问题， 研究如何将需要控制的权限合理授予不相容岗位人员， 达到既实现有效控制， 又方便企业实际业务在ERP系统中操作的目的。

3 结 论

总之，企业实施ERP，上线运行是起点，深化应用是关键。我们只有不断地总结完善，耐心地开拓发展，通过“变革理念、业务梳理、流程优化和信息固化”的良性循环，适时调整完善ERP系统，规范深入系统应用，才能为企业生产发展、高效运行提供技术保障，促进企业管理水平的持续提升。

主要参考文献

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