电子数据采集在计算机审计中的实践

周林森 罗明

[摘要]电子数据作为新时期被审计单位财务、业务数据的存在形式，要求广大审计人员需要掌握相关的计算机技术手段和方式对其进行采集工作，本文主要介绍了审计电子数据采集的意义、采集步骤和方法，充分发挥计算机辅助审计的优势。

[关键词]审计；数据采集；信息系统；电子数据

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2013.08.016

[中图分类号]F232[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2013）08-0029-02

随着信息技术的迅猛发展，计算机技术以其广泛的影响和强大的生命力向社会生活的各个领域、环节迅速扩展和渗透，计算机审计作为一种专业性很强的新兴学科，很快在现代审计领域中占据了相当重要的角色，它是传统审计与现代计算机技术相结合的产物，是现代审计发展的必然趋势。这其中，如何对被审计单位的电子数据进行采集，是摆在广大计算机审计业务人员面前的第一要务，如果处理得不好，将使审计人员面临进不了门、打不开账的尴尬局面。因此，作为审计人员，我们一定要对电子数据采集做一个全面的了解。

1 理解电子数据采集的意义

（1）电子数据是现代计算机审计的核心内容。目前，随着计算机应用技术的发展，我国各行各业各部门的财务以及业务系统都将实现计算机信息化管理或者正向着这个方向发展。我国的审计事业也在与时俱进，不断创新，应用计算机辅助审计技术，适应当前的审计业务需求。电子数据作为被审计单位数据资料存在的重要形式，具有全面、原始、相对真实的特点，是审计人员开展审计工作之前，应该被锁定的重要信息来源。从某种程度上讲，电子数据正在逐步占据财务与业务管理的主导地位，它具有传统管理方式所无法比拟的优越性，可以说，审计人员如果成功地采集了被审计单位的电子数据，就相当于吃下了一颗定心丸，对接下来的审计工作具有相当重要的奠基作用。

（2）电子数据采集决定审计工作能否高效准确的开展。随着我国审计信息化程度不断提升，审计署发布了从现场审计实施系统2008版到现在的2011版（以下简称AO2011），其目的是最大限度地帮助广大审计人员，通过计算机应用手段对取得的电子数据进行采集分析并获取有价值的分析资料。如果AO2011是一台审计机器，那么电子数据就是使这台机器运转的原料，审计结论便是它的制成品。

2 规范电子数据采集的步骤

2.1 准备阶段

审计人员在与被审计单位接触之前，必须认真研究和明确本次审计工作方案中的审计范围、审计内容及重点，以此来确认电子数据采集的范围、内容及重点，特别是在不能完全采集被审计单位电子数据的情况时，比如有些单位的数据具有敏感性、涉密性或者是电子数据的量非常庞大，一方面被审计单位在提供电子数据时会考虑一下电子数据能否正常提供，另一方面有选择地确认采集数据范围，能够减轻我们审计人员的工作负担。这期间，也可以查看往年的对该单位审计项目的档案，对该单位电子数据的情况有一个初步的了解。

2.2 调查阶段

在向被审计单位送达审计通知书之前，审计组可以安排人员提前与被审计单位接触，针对被审计单位的电子数据做一个初步的调查了解，这其中主要包括以下几个方面的内容：

（1）被审计单位是否实现财务与业务信息化，是否建立财务或业务方面的电子数据，以及分别从何时建立起来的。

（2）被审计单位的财务或业务电子数据分别应用的什么应用软件以及该软件具体使用的什么类型的后台数据库，还有就是能否联系到具体的软件开发商客服。

（3）财务软件建立了哪些年度的哪些账套，业务软件具体包括哪些功能模块、哪些模块正在使用。

（4）财务或业务电子数据的存储类型，是单机系统还是有专门应用服务器做C/S访问。

2.3 实施阶段

经过对被审计单位电子数据情况的调查了解工作，审计人员已经可以分析制订具体的数据采集的方法步骤了，通过对比我们的审计方案，确定好被审计单位电子数据中存在的，我们审计需要采集的具体年度范围、账套类型、业务属性的电子数据，通过相应的计算机技术手段并与被审计单位协商解决电子数据的采集工作。

在电子数据的实施阶段，有一些事项需要注意：

（1）按要求严格管理审计人员的存储介质及电脑使用，采集数据时最好是被审计单位提供存储介质，或者在被审计单位人员的监督下，使用干净的存储介质进行操作。

（2）在采集相关电子数据时，要严格按需采集，不相关的数据不要采集，避免审计风险。

（3）完成电子数据采集以后，一定要还原被审计单位的电子数据应用环境，不能影响其正常运行。

（4）如果需要软件服务商技术人员的协助，应以被审计单位的名义，并获得授权，方可向其索要相关数据或技术文档。

3 电子数据采集的方法

当前，针对市面上五花八门的财务和业务应用软件，审计人员要保持一个清晰的头脑，学会分门别类和灵活使用。

财务软件一般数据量不会太大，使用的后台数据库也就是Access、MSD、MS SQL Server等。财务电子数据的采集分为2种情况：

（1）被审计单位使用的财务软件如果是现场审计实施系统中采集模板所包含的类型及版本，那就直接从该财务软件中备份出相关数据，或者把其后台原数据库文件拷贝出来，通过现场审计实施系统的采集模板轻松地导入相关数据。

（2）如果数据类型不在采集模板的范畴内，则审计人员就只能通过技术能力找出该电子数据的原始数据库文件，根据其数据库类型转换导入成计算机审计通用的数据类型，像txt、mdb、mdf等格式，然后通过数据清理，再导入到现场审计实施系统中，以完成最终的数据采集。

大多业务电子数据都比较庞大，一般都有专用的服务器提供服务，使用的数据库也是比较大型的orcal，db2，mysql，sybase等，给审计人员的采集工作带来了难度。在能力允许的前提下则可以通过ODBC这个万能工具把被审计单位的数据库和审计人员的客户端数据库连接起来，配置好相应的设置项，对应电子字典把数据采集出来，同时拷贝相关的电子字典以备后用。或者通过具体的数据库导出指令把需要的数据导出成相应的格式数据表；如果采集过程超出了审计人员的技术能力，也可以与被审计单位的技术人员沟通，让他们协助进行相关采集，或者联系软件开发技术人员进行采集，此时应注意的是采集数据的完整性和原始性。业务数据的采集同样也要注意防范风险，尽量采用远端客户端采集数据，而不要直接接触服务器数据，同时最好选择间隙时段，避开使用高峰时段，减少对被审计单位工作的影响。

电子数据成功采集是审计人员开展计算机审计的先决条件，为审计人员接下来有效减轻审计工作量，提高审计质量，快速发现审计疑点奠定了基础。电子数据采集是审计人员应掌握的技术手段，是新时期审计人能力的体现。

主要参考文献

[1]董化礼，刘汝焯，等.计算机审计数据采集与分析技术[M].北京：清华大学出版社，2009.

[2]胡玲.浅谈数据采集中的注意事项[J].审计月刊，2011（6）.