新时期做好档案资源建设与管理探讨

向虹霖

摘 要：随着我国高科技产业化进程的逐渐加快，正在向信息网络化、资源共享化方向发展，这一切都使传统的档案管理模式与利用方式发生了深刻的变革。加强档案的资源建设、推进档案工作的法制化进程已经尤为今后工作发展的必然趋势。本文作者对新时期的档案资源建设与管理进行了探讨。

关键词：档案；档案资源建设与管理；探讨

中图分类号：G271

文献标识码：B

文章编号：1008-0422（2013）08-0115-01

1 前言

随着经济和社会各项事业的发展，信息资源的开发利用已经成为人们的自觉行为，信息资源已经成为重要的战略资源。档案是人类社会活动的真实记录，是综合信息资源的重要组成部分，其中蕴藏着丰富的信息资源。档案管理工作的最终目的，就是最大限度地开发利用档案信息资源。做好档案信息资源的开发利用工作，就能充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。如何做好档案信息资源的开发利用，是摆在广大档案工作者面前的一个具体问题。

档案信息资源的开发利用是一项系统工程，是对人类精神财富的升华和再创造，要做好档案信息资源的开发利用，需要在社会各界给予高度重视和大力支的持基础上，持续有序地进行。必须切实加强档案基础业务工作，注重做好收集工作，不断丰富馆藏，处理好开发与保密的关系，在档案利用的广度、深度及提供良好服务方面加大力度，认真分析自身优势和档案利用者的实际需要，主动出击，实行多渠道、全方位、多层次开发利用档案信息资源，开拓开发利用的新领域，发展开发利用新局面，加大现代化技术的运用，大力宣传档案工作，提高档案工作者的整体素质，促进档案信息资源开发利用工作的开展。

2 加强档案资源建设，为档案信息资源的开发利用打好基础

开发利用档案信息资源，拥有档案是基础。档案资源建设是一项事关档案事业兴旺发达的基础性工程，最大限量的收集是最大利用的前提和保证，只有大力加强档案资源建设，注重做好档案收集工作，档案信息资源的开发利用工作才有可能做得更好。档案的收集工作是档案信息资源开发利用的起点，没有档案的收集，就没有档案信息资源，没有档案信息资源，就不可能进行开发利用，从这个意义上说，档案资料的收集工作是档案信息资源开发利用的基础，是首要扩大征集和接受档案的范围和标准，占有和把握一切可被利用的、原始的作。档案部门要要及时、准确、客观地收集档案资源，大力丰富馆藏，最大限度地、客观的、真实的档案，不断丰富充实档案信息资源这座宝库，坚实地打好档案开发利用的基础，为最大限度地满足开发利用提供丰厚的物质基础。同时要对现有馆藏档案进行数字化处理，采用数字方式存储起来，实现档案信息资源信息化，为网络传输建立充足的数据库资源。这也是档案基础业务工作的一项重要内容。

3 加大档案开放力度，满足开发利用档案信息资源的需求

各级档案馆要在做到明确档案密级，做好相关级别档案的保密工作，确保国家机密，维护档案所有权者的利益的基础上，遵循“开放档案的范围应最大化，档案保密的范围应该最小化”的首要原则，加快档案开放进程，对到期的档案加快鉴定速度，依照《档案法》的规定，把可以开放的档案尽快开放出来，要建立科学合理的降解密制度，处理好全面开发与适度保密的关系，积极稳妥地做好已经到开放期档案的划控和解密工作，对经济、科技、文化以及历史档案可根据《档案法》及有关条例随时通过各种形式向社会开放，以便被社会、团体及时利用。这是满足开发利用档案信息资源需求的一个重要渠道和举措。

为解决档案馆档案信息开放在时间上老化、内容上滞后，空间上断层脱节的问题，设立现行文件服务利用中心，冲破《档案法》和《档案法实施办法》规定的实施档案开放的领域，将一些与公民利益密切相关的材料按一定的方式向外公开，也是切实可行的办法。

4 运用现代信息技术手段，提高档案信息资源开发利用水平

实践已经充分证明，现代信息技术手段是高质量快速进行档案信息资源开发的重要手段，它可以创造优越的条件，提高档案信息的质量以及档案信息的传递技术，使档案工作者从繁重的手工劳动中解脱出来，使大力开发和科学合理、有效利用档案信息资源成为现实，也可以为共享档案信息资源打下基础。积极、主动运用现代信息技术，全面地传递信息，是开发利用档案信息的主要途径。

档案部门要使计算机进入档案信息开发利用领域，加大计算机和网络技术的运用，为档案信息开发利用工作配备复印机和简易印刷器械，实现档案信息开发利用全程现代化。要将不同载体上的、不同表现形式的档案信息，通过计算机录入、扫描等多种手段转化成数字信息，达到利用计算机和互联网来实现档案信息的自动化管理和传输目的。逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的多媒体全文数据库网络管理系统，开展档案计算机检索、档案信息网络传递、网络档案信息咨询服务以及网上档案信息的开发利用、公开发布档案信息、提供档案宣传与指导等，适应社会的发展和时代的要求。

5 加强档案编研工作，是档案信息资源的开发利用的重要途径

档案编研工作可以把档案承载的信息从静态转化为动态，由传统的服务转为提供综合档案信息的高层次服务。通过档案信息的采集、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，向社会提供服务，使利用者直接获得信息，缩短收集信息的时间，提高工作效率，推进各项事业的发展。它是提供档案信息为社会服务的重要方式，是开发档案信息资源的主要手段。加大编研工作的力度，提高档案编研水平，确立编研工作的中心地位，是促进档案信息资源开发利用的必然所在。

档案编研质量对深层次开发利用档案信息资源有着重要影响。要搞好编研工作，档案工作者必须参与社会活动，了解用户的档案需求，从中确定带有普遍性需求的编研题目，进行有较强的针对性和实用价值的编研。下功夫潜心编写出一些时效性，特色性，专业性，实用性较强的档案信息资料编研成果，确保编制出适合社会需求的编研成果，提高档案编研成品的质量。使档案信息增值，最大限度地满足各级领导决策以及广大档案利用者的信息需求。

6 搞好档案服务工作，优化开发利用档案信息资源的环境

检索工具是从浩瀚的档案中迅速提取档案的有效手段。编制档案检索工具，是开发利用档案信息资源的基础工作，要十分重视这项工作。应本着检索档案信息实用、方便、迅速、准确的原则，采用微机管理及实行电子计算机检索等现代化服务手段，完善检索工具，优化检索手段，提高服务效率。

档案利用工作是档案业务工作的中心环节，是开发利用档案信息资源的直接途径。要搞好档案的利用服务。《档案法》指明，档案的利用是指对档案的阅览、复制和摘录。档案的利用工作是档案部门为利用者提供档案和各种相关服务。要最大限度地满足各方面对档案利用的需求，要热情接待查档人员，简化查档手续方便群众，为利用者提供更便捷的服务，提高查全率和查准率。要竭诚为档案的利用者提供多样化的高质量服务，主动拓展服务领域，开展全方位、多层次、多渠道的信息服务。要加快档案信息化建设，全面推进档案信息资源的数字化建设，提高服务能力，让用户方便快捷地利用档案信息资源。

7 以效益为导向，使档案信息资源的开发利用走向市场

档案信息是无形资产，是档案人员的经验的总结，智慧的结晶，凝结了档案工作者的劳动。因此，在提供服务时必须讲经济效益，要有偿转让，要根据《档案法》有关法律条文和物价部门的规定，收取一定的服务费用，让档案信息带来客观的经济利益。使档案工作直接融入市场，服务于市场经济，跻身于经济中心工作的前台位置，承担起为党和政府宏观决策服务，为企业发展决策服务，为区域经济的发展壮大充当参谋事与助理决策的重要角色，是档案信息资源的开发利用的重点，是做好档案信息资源开发利用的有效途径。

档案信息作为商品进入市场，要受竞争规律的制约，可以调动档案人员的工作积极性，把开发利用档案信息资源的各项工作做得更好，提高利用效率，更好地为社会经济活动提供服务，充分利用档案的潜在价值创造出经济效益和社会效益。

8 大力宣传档案工作，提高全社会开发利用档案信息资源的意识

档案信息资源的开发利用需要全社会的积极支持和参与，才能促进工作的开展。这就需要通过开展多种形式、多种渠道的档案宣传，扩大档案工作的影响，使档案走向社会，提高和强化全社会档案利用的意识。档案工作者要理直气壮、深入细致地向社会宣传档案工作，要开展广泛的舆论宣传和畅通的信息交流。借助电视、报刊、互联网等媒体，宣传档案法律法规，普及档案知识，向社会传递档案信息，吸引人们更好地利用档案。

要有重点地进行宣传。加强馆藏内容的宣传是开发利用档案信息资源的关键。可以根据当地的中心工作，采取编印馆藏、文件目录、专题、举办展览等多种形式，将一些馆藏档案信息主动介绍给用户，宣传档案在经济和社会各项事业发展中的价值和作用。为档案信息的开发创造良好的外部环境。对档案开放利用的重点对象如史学研究者、科研工作人员、行政管理人员等进行重点宣传。适时地向各级领导宣传档案工作，争取他们的重视，使他们对档案工作有全面的认识，使他们心目中有档案工作的位置，以取得他们的关心与支持，以便于开展各项工作。

9 提高档案工作者素质，加强档案信息资源开发利用能力

要实现有效地开发利用档案信息资源，必须大力加强对档案工作者的培训和再教育，提高在职人员的业务素质和知识水平，增强档案人员的事业心和责任心，使在岗人员尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，熟悉现代化技术在档案上的运用培养一支适应信息时代要求的档案队伍。同时，要积极引进各层次、多类型的人才，既注重引进中高级人才，又注意引进相关学科特别是理工科专门人才，合理调整档案工作者队伍的专业结构、年龄结构和个体知识结构。

作为档案工作者，必须以“三个代表”重要思想为指导，不断强化自身的素质，及时完善知识结构，加强现代化知识的学习，不仅必须具有一定的科学文化素质、相当的档案专业知识和技能，还要懂得相关专业技术知识和计算机等现代化管理技能。要端正服务态度，积极工作，努力培养敬业精神和职业道德，增强使命感和责任感。认清形势的变化，从工作大局出发，紧跟时代的步伐，解放思想，转变观念，树立市场经济意识，勇于实践，开拓创新。只有这样，才能提高档案信息资源开发利用能力。

开发利用档案信息资源，是档案事业一项长期而艰巨重要的工作任务。让我们都来关心档案事业，提高档案管理水平，发挥档案的重要信息资源作用，使档案信息资源得到最大限度的开发利用，为党和国家的经济、政治、文化等诸多事业的发展增添活力，为全面建设小康社会、开创建设有中国特色的社会主义新局面更好地服务。

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