办公软件技巧

1/Word 2007/2010/

自定义键盘快捷方式

通过键盘快捷方式，操作Word速度更快，但是那么多功能和选项，对应的键盘快捷方式实在难以记住，是否有什么办法可以解决这个问题呢？

用户可以使用自定义键盘快捷方式功能，自定义自己经常使用功能的键盘快捷方式，对于自己自定义的键盘快捷方式，通常不难记住，使用起来能够更加得心应手。要自定义键盘快捷方式，可以单击功能区“文件”选项卡，选择“选项”，在左侧单击“自定义功能区”，在“自定义功能区和键盘快捷键”窗口左下角单击“自定义”按钮。在打开的“自定义键盘”对话框“类别”框中单击希望自定义键盘快捷方式的功能类别，在“命令”框中单击要为其指定键盘快捷键的功能，在“请按新快捷键”输入框中输入希望定义的键盘快捷方式，单击“指定”按钮即可。

注意：键盘快捷方式如果被指定给某个新功能，那么原来使用该键盘快捷方式的功能将不能再继续使用这一键盘快捷方式了，如果需要恢复原来的键盘快捷方式，则可以单击“自定义键盘”对话框上的“全部重设”按钮，将键盘快捷键还原为其原始设置。

2/Excel/

饼图的使用要点

Excel图表中饼图是最简单但是也是最容易让使用者糊涂的一种图表，那么如何才能掌握饼图的使用方法呢？通常又在什么样的条件下才使用饼图呢？

实际上，饼图并不适用于过于复杂的数据，仅适用于绘制工作表中一列或一行中的数据，用于显示一个数据系列中各项的大小。饼图的各项与各项的总和成比例，饼图中的数据点显示为整个饼图的百分比。如果同时有多个数据系列希望使用饼图，则可以考虑绘制多个饼图。另外，用于绘制饼图的数值应该没有负值，同时也几乎没有零值。除此之外，数据系列中的项通常控制在7个为宜。

饼图除了普通饼图以外，还有复合饼图和分离型饼图，同时，3种饼图都有2D和3D的样式。选择2D还是3D图，用户完全可以根据自己的喜好决定，但是饼图的类型则应该根据显示的数据来选择。普通饼图通常用于显示各个值相对于总数值的分布情况，复合饼图用于强调用户定义的数值，而分离型饼图则用于显示每个值占总数的百分比，同时强调各个值。应该特别注意的是，普通饼图的适用范围最广，在需要强调其中一个值的时候，也可以将该数值的扇面拉出以达到强调的效果。