论交通安全设施项目管理信息系统建设

祝凯　侯小娟

摘 要：本文旨在针对交通安全设施项目的特点，结合计算机信息管理技术，提出一些交通安全设施项目管理信息系统建设方案，以提高企业项目管理水平。

关键词：交通安全设施；管理；信息；系统

1 前言

交通安全设施是指为保障行车和行人的安全，充分发挥道路的作用，在道路沿线设置设施的总称，包括标志、标线、护栏、隔离栅、防眩板、信号、监控、卡口、电子警察等。其项目管理涉及到项目的组织、成本、进度、质量、安全、合同、信息等，包括采购、生产、仓储、施工、销售等诸多环节。

管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护，以增强企业战略竞争力、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。将信息管理技术应用于交通安全设施项目管理，能极大地提高工作效率，提升项目管理水平和企业管理水平。本文旨在针对交通安全设施项目的特点，结合计算机信息管理技术，提出一些交通安全设施项目管理信息系统建设方案，以提高企业的项目管理水平。

2 系统的架构

2.1 开发及运行环境

交通安全设施项目管理信息系统包括前端操作系统和后台数据库系统，其操作系统可以用java、.net等平台开发，数据库软件可以采用Access、SQL server等。服务器端的硬件环境为P4 3.0以上CPU、2G以上内存、40G以上硬盘空间，软件环境为Windows 2003 Server操作系统、TCP/IP 等网络协议、MS SQL SERVER 2005等相关软件。客户端的硬件环境为PIII 1G以上CPU、2G以上内存、20G以上硬盘空间，软件环境为Win 2000、Win XP、Win Vista 等操作系统，IE6.0等相关软件，1Mbps以上网络环境。

2.2 系统登陆

系统通过IE浏览器输入局域网或因特网网址进入登陆界面，界面显示企业名称或LOGO图案、工程项目管理信息系统以及版本号等信息，用户需正确输入用户名和密码才能进入系统。

2.3 信息共享平台

用户登陆系统后，首先进入信息共享平台页面。其左边从上至下依次显示系统管理、文件管理、工程管理、生产管理、采购管理、仓储管理、成本管理、个人设置等各子系统链接接口以及系统退出接口。信息共享平台右上部分为信息发布窗口，滚动显示发布的共享信息，如通知、最新动态等。右下部分根据公司各职能部门分成若干板块，分别按时间先后逐条显示各职能部门发布的信息。

2.4 系统管理

该子系统仅对系统管理员开放，其他人员登陆界面不显示该信息。该子系统包括用户设置、工作流设置、资料密级设置、材料数据库设置、定额数据库设置等。用户设置主要是设置用户登录名、初始密码、用户姓名、部门、职务、各类功能使用权限等信息。部门、职务、各类功能使用权限可建立数据库以便勾选设置。若某人无某项功能使用权限，则其登陆界面均不能显示该项功能信息。用户设置好后，自动生成用户数据库。工作流设置是建立各种工作流程的计算机模型，确保按照设定的规则自动传递文档、信息或者任务。资料密级设置分别将资料密级赋予绝密、机密、秘密、无密四个等级。材料数据库设置是将所使用的材料按品名、规格型号、单位分别分类、编号。定额数据库是将企业内涉及的各种生产、施工定额分别列明、编号。每种材料、每种定额分别赋予唯一编号。

2.5 文件管理

文件管理系统显示各个部门往来文件信息，以及用戶待处理和已处理文件信息。用户可编辑文件，填写文件名称和内容，可选择文件类型、密级，选择是否发布，文件类型与工作流对应，可自动生成接收及流转对象，也可从用户数据库中增选接收及流转对象。用户可查看文件流转状态及用户在线状态，发布短信提醒或跟催通知；可处理流转到自己的文件，包括退回、批注、转阅等，处理完成后文件自动流转至下一个环节。文件管理系统还应有“文件夹”或“档案柜”管理功能，以便使用者管理文档。系统将根据文件密级及使用者权限情况确定使用者是否具备浏览、下载、打印、转移功能。

2.6 工程管理

工程管理子系统页面为一览表格式，页面纵向条目依次为序号、工程名称、工程编号、工程类别、建设单位、监理单位、开工日期、计划工期、工程款情况（合同总额、完工总额、回款总额、催款总额、决算总额、成本总额、利润总额等）、工程进展状态（施工准备、在建、已完工、已验收、已决算、已结清等）、资料管理（招投标文件、图纸、中标通知书、合同、变更签证、验收报告、审计报告等），用户可以根据需要勾选“显示”或“隐藏”设置某列信息。页面横向按项目输入时间逆序逐条显示，若项目较多，可分页浏览。一览表上部设置检索窗口，可根据项目所在年份、起始时间、工程类别、建设单位、工程进展状态等关键词检索到同类信息内容。

工程管理子系统页面设置链接接口用于新建工程项目。新建工程项目时弹出窗口包括四部分：一是填写项目基本信息，包括但不限于工程管理子系统页面一览表中所有内容，其内容填好后自动在工程管理子系统页面一览表中显示。二是项目各子项工程完成统计表，其纵向条目依次为序号、子项工程编号、子项工程名称、规格型号、单位、合同工程量、合同单价、合同金额合计（此列各子项累加为合同总额）、累计已完成工程量、完成金额合计（此列各子项累加为完成总额）、剩余工程量、剩余金额合计（此列各子项累加为剩余总额）、单项成本、成本金额（此列各子项累加为成本总额）、决算工程量、决算金额合计（此列各子项累加为决算总额）。各子项工程可采用新建子项工程方式逐项输入，包括子项工程编号、子项工程名称、规格型号、单位、合同工程量、合同单价、合同金额等内容，也可兼容EXCEL表格批量导入。每个子项工程编号是唯一编号，应该注意有时合同子项与日报表完成子项或成本统子项不一致，因此应在首次输入子项时将合同子项拆分成与日报表、成本统计表、原材料表、定额数据库对应的二级子项。例如，合同子项是标志杆（含基础），因此应拆分成标志杆成品、标志杆安装费、基础混凝土、基础钢筋、基础施工费等二级子项，这几项材料、产成品、生产施工定额名称、单位应与日报表、成本统计表、材料表、定额数据库中一致。三是工程款收支统计表，其纵向条目依次为序号、收支项目、收支时间、收入金额、支出金额等，横向按照时间顺序依次填写各项收支项目，最后分别汇总统计收支金额，收支差额。四是工程款催收情况，分别填写预付款、进度款、验收款、决算款、质保金比例等信息，勾选项目待建、在建、已完工、已验收、已决算、已结清状态，根据项目各子系统工程完成统计表及工程款收支统计表自动生成合同总额、预付款金额、进度款总额、催款总额等。

工程管理子系统页面设置链接接口用于日完成工程量统计上报，日完成工程量统计上报窗口包括两部分：第一部分是日完成工程量上报，由统计员填写项目名称、项目编号、子项目名称、子项目编号、二级子项目名称、二级子项目编号、规格型号、单位、数量、单价、合计金额、施工队伍、统计员、审核员等信息内容，其中项目编号、子项目编号、二级子项目编号、施工队伍可在下拉框数据库中勾选，项目名称、子项目名称、二级子项目名称、规格型号、单位、单价、合计金额则自动生成。统计员和审核员由系统管理员在系统设置中设定，统计员用户名自系统登陆后自动生成，数据通过工作流流转通过审核员审核后自动生效，相同子项目完工工程量累加，其结果直接链接到项目各子项工程完成统计表、成本管理表及工程管理子系统一览表中，数据实时更新、系统共享。第二部分是日完成工程量统计台账，根据上报时间先后逆序逐条登记，并可根据日期、项目名称、项目编号、子项目名称、子项目编号、施工队等关键词检索到同类内容，以便于数据分类统计。同时，数据统计表还具备转换成EXCEL表格下载和打印功能。

2.7 生产管理

生产管理子系统类似工程管理子系统，其输入是原材料、生产定额，输出的是产成品。输出的产成品同时也是工程管控子系统的输入或销售子系统的输入。销售项目可视为工程管理子系统中简化的工程项目，不再另设销售管理子系统。生产管理子系统页面一览表对应的生产项目为工程管理子系统某个工程项目，其生产项目下的子项目对应工程项目下的需加工生产子项目或二级子项目。该页面同样具有分页浏览、關键词分类检索、新建生产项目、日完成生产量统计上报功能。新建生产项目中各子项应根据原材料、生产定额做进一步分解，确保与日报表、成本统计表、原材料表、定额数据库统一。

2.8 采购管理

采购管理也是一个工作流和数据库的管理。新建工程项目后，工程部可根据原材料和产成品情况分别向采购部和生产部下达采购申请单和生产任务单，生产部根据生产任务单进一步分解为材料采购申请单。采购部将材料申请单统计汇总，并进行询价和预算，报上级领导审批，材料申请单批准后采购部方可进行采购。材料采购申请单其纵向条目依次为序号、原材料名称、原材料编号、规格型号、单位、数量、单价、金额合计、采购日期、使用的工程项目名称及编号等。其中序号按输入顺序自动生成、原材料名称、编号可在原材料数据库中勾选，应用工程项目名称和编号可在项目数据库中勾选，规格型号、单位、金额合计等内容自动生成，单价及采购日期由采购员手动输入。材料验收入库后自动生成项目材料采购数据库，材料采购数据库具有材料名称及编号、工程项目名称及编号、日期等关键词检索功能。

2.9 仓储管理

仓储管理同样也是一个工作流和数据库的管理。材料经采购验收入库后，根据验收入库材料品种及数量生成材料仓储数据库，其纵向条目依次为序号、材料名称、材料编号、规格型号、单位、入库数量、出库数量、剩余数量、单价、金额合计、入库日期、出库日期、使用的工程项目名称和编号等。仓储数据库可根据材料名称及编号、工程项目名称及编号、出入库日期等关键词进行分类检索，相同种类材料数量可根据出入库情况进行汇总统计。仓储管理子系统页面有材料入库和材料出库两个链接接口，材料入库的输入内容是经验收确认的采购申请单数据中，如材料申请单内容与实际入库情况有出入，应根据实际入库情况进行调整。材料领用时领用人应填写材料出库单，经相应权限人员批准后仓库管理员方能发放。出库单纵向条目依次为序号、材料名称、材料编号、规格型号、单位、出库数量、单价、金额合计、出库日期、使用工程项目名称及编号等，其中数量和出库日期由领用人填制，其余内容均在材料数据库中勾选或自动生成，对于价格信息可按使用者权限进行隐藏。产成品入库可视同材料入库同样处理。

2.10 成本管理

成本管理子系统是一个实时更新自动生成的子系统，当采购、仓储、生产、施工每个环节发生相应的费用，在每个工程项目下均进行记录和汇总，其数据输入中数量来源于生产、施工日报表中数量，单价来源于采购、定额单价。成本管理人员根据工程项目特点及所分解的子项目和二级子项目内容进行成本预算，制定成本控制额和成本计划，根据累计更新的成本统计表进行对比，显示成本差异。成本管理子系统页面为项目成本一览表，其纵向条目依次为序号、项目名称、项目编号、类别、计划成本（材料成本、人工定额成本、机械定额成本、直接管理费用）、实际成本（材料成本、人工定额成本、机械定额成本、直接管理费用），横向为按时间逆序排列输入的工程项目。点击各工程项目名称，则链接为工程项目成本计划及完成情况对比表，该表包括项目名称、项目编号、子项目或二级子项目名称（对应材料或定额名称）、子项目或二级子项目编号（对应材料或定额编号）、单位、计划成本（计划数量、计划单价、计划金额）、实际成本（实际数量、实际单价、实际金额）、成本差异（数量差值、单价差值、金额差值）。

2.11 个人设置

个人设置子系统主要是为了修改姓名和登陆密码，仅用户本人可操作。如用户名和密码丢失或失效，可向系统管理员提出密码重置申请，登陆密码则重置为初始登陆密码。个人设置系统中可记录用户登陆时间、工作痕迹等信息，以便系统管理员追踪记录。

3 系统的优点

3.1 系统是一个信息沟通的平台

通过信息系统发布平台，使信息沟通成为点到面的发散式沟通，做到信息资源有效共享。通过引入工作流管理，使信息的传递变得可控。通过跟催督办系统，极大地提高了信息沟通效率和效果。信息发布平台与工作流的有效结合，共同构成了信息沟通的立体交互平台。

3.2 工作流程及作业标准的导入

系统是基于交通安全设施项目管理特点针对性开发的，各子系统是根据项目管理工作流程和作业标准建立的。系统中各环节环环相扣、相辅相成、互为补充。工作流程和作业标准的导入，确保了项目管理的规范性、系统性、高效性。

3.3 PDCA循环的导入

PDCA循环是能使任何一项活动有效进行的一种合乎逻辑的工作程序，一个持续改善提高的过程。例如工程项目的输入是计划，工程日报表的输入是执行，计划和执行情况的对比、发現差距就是检查，分析和解决存在的问题就是处理。项目开工日期和工期已设定，当某个项目超过计划完工时间而未完工时，该系统会发出跟催提醒。当某个项目领用的材料超出计划限额领料时，该材料领料系统将被锁定，必须做出相应处理后方能超额领料。当某个材料采购数量、仓储数量、领用数量、使用数量等不一致时，系统会显示不一致信息，以便管理者尽快查明原因。当某个子项目的成本超过计划成本时，系统会显示差异信息，相应数据会自动汇总统计。引入PDCA循环，能使项目按照既定目标执行，并能及时跟进项目进展动态，及时发现并处理存在的问题。

3.4 办公自动化

系统通过现代计算机信息管理技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使员工方便快捷地共享信息，高效地协同工作。其改变过去复杂、低效的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。该系统能根据需要检索、汇总各类数据信息，为发现问题、分析问题和项目决策提供依据。其工作流管理功能，降低了时空的局限，提高了工作效率，减少了管理成本。该系统支持文档管理功能，使资料管理变得规范，使项目管理过程有章可循。该系统预留了诸多开放接口，如与财务系统接口、与建设单位的管理系统接口等，能使系统功能进一步扩大，做到资源充分有效共享。

4 系统的适用条件

项目管理信息系统的应用实施不仅仅取决于资金、技术、互联网系统、应用软件、软件实施等硬环境，还取决于企业的管理基础、文化底蕴等软环境，而且这些软环境往往起着更重要的作用。项目管理信息系统是一个人机管理系统，管理信息系统只有在战略科学、管理规范、信息流通顺畅的企业中才能更好地发挥作用。

4.1 要有明确的发展目标和合理的战略规划

管理信息系统的规划是企业战略规划的一个重要组成部分，管理信息系统的建立、运行和发展必须与企业的发展目标、战略规划相对应，企业的发展目标和战略规划决定了管理信息系统的功能和实现这些功能的途径。离开良好的战略管理环境，管理信息系统的实施即使可以取得一时的成功，也不可能发展长久。

4.2 要有规范化的管理体制

管理信息系统的有效运行，需要设立科学的组织结构，做到管理工作程序化、管理业务标准化。没有规范化的管理体制，管理信息系统建立、运行和发展也没有科学合理的土壤。

4.3 要有熟练应用管理信息系统的人才

一个项目能否得到成功实施，在很大程度上取决于其人才系统运行的状况和人才存量对项目目标、组织任务的适应状况。要在企业中成功实施信息化管理，就要求企业配备相应的技术与管理人才。

4.4 要有健全绩效考核体系

实施管理信息系统是一场管理革命，必须有与之配套的绩效考核体系把改革成果不断巩固下来。通过科学合理的管理信息系统的应用实施，通过绩效考核不断鼓励积极因素、惩戒消极因素，公司的发展会朝既定目标迈进，各项管理工作也会逐步规范化、合理化。

5 结束语

交通安全设施项目管理信息系统建设从技术上可行，从经济上适用，从企业发展上必要，它能有效提高项目管理效率，提高企业管理水平。企业应该努力提高自身素质，为项目管理系统的建设、应用和发展创造良好的条件，要根据自身实际情况和发展需要，针对性地开发系统功能，同时也要不断培养系统应用人才，确保项目管理信息系统的高效运行。