浅谈如何做好新形势下办公室工作

汪平

面对钢铁行业产能过剩，产品供过于求，呈现低价格、高成本、低效益的严峻经营形势。企业的办公室是一个单位的综合机构，具有承上启下、上通下达、职能庞杂的特征，无论办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响。因此，面对新的形势和任务，办公室工作开展得如何，直接影响和制约着各项工作的推进。

一、提高认识，增强办公室工作的责任感

办公室处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能。担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，工作头绪多、服务对象多、方方面面应酬多、事情多而杂。特别是随着机构的变革和发展，很多部门撤并后，有些工作也移交到办公室，办公室的职能不断拓展，任务日益加重。同时，经济社会的快速发展也对办公室工作提出了新要求。根据职能职责的要求，办公室的每项工作都与企业生产经营或者与职工群众有着密切联系，工作上哪方面做的稍有不慎不周，就会产生不良影响。因此，办公室的每项工作都必须考虑周全并迅速地圆满完成，用一句话来说，办公室工作就得“召之即来，来之能战，战则必胜。”作为办公室工作人员首先就要认识到办公室工作的特性，增强责任感、紧迫感，提高自觉性、主动性，不骄不躁，始终保持着高度的工作热情。

二、明确重点，提高办公室工作的效率

办公室工作包括了文秘、调研、接待、企管、后勤事务、车辆管理等等，内容纷繁复杂。如果眉毛胡子一把抓，就会找不到头绪，很容易顾此失彼。但是只要抓住了要害，抓住了主要矛盾，一切问题就会迎刃而解。我认为办公室工作要在党政领导下，坚持“一个原则”，实现“二个转变”，抓好“三项工作”，具体说：

1、坚持“一个原则”。

就是要坚持上为党政领导分忧，下为职工服务的原则。办公室工作涉及日常事务、后勤服务等方面，很多具体的事情关系到干部职工的切身利益。因此，必须把服务企业中心工作和服务干部群众作为工作的出发点和落脚点，把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，做到调研围绕中心转，协调围绕领导转，服务围绕职工转，信息围绕决策转，使工作目标更明确，重点更突出。

2、实现“二个转变”。

一是实现思维方式的转变。从原来的“领导交办，办就办好”的思维方式向“怎样去办，怎样办好”的方式转变，围绕中心工作，统筹兼顾各项任务，做到工作有计划、有安排、有检查，保证工作有条不紊，落到实处。

二是实现工作方式的转变。办公室工作讲的是团结协作，既要与兄弟部门协作，又要与外单位协作，很多工作仅仅靠一、两个人单打独斗是完成不好的，作为办公室成员要思想上同心、目标上同向、行动上同步、事业上同干，齐心协力扭成一股绳，发挥整体优势，创造一个良好的工作氛围。

3、抓好“三项工作”。

一是抓好调查研究。办公室要为领导决策提供服务，这就要求我们把调研工作作为一个重要任务来抓。想要当好参谋助手，必须深入职工群众进行调查研究，将职工的意见和呼声传递给领导及相关部门，为领导决策提供最准确、最真实的依据。

二是抓好制度管理。没有规矩不成方圆，办公室工作复杂多样，没有具体的规章制度是很难做好每项工作的，首先是要根据本单位的实际情况建立健全各项工作制度，做到工作有章可循；其次是合理分工，根据办公室的工作职责，将办公室分成文秘、综合、后勤等各个岗位，制定每个工作人员的工作职责，落实责任，各施其职，各尽其责；第三是工作要有目标和计划，要做到全年有工作要点，每季有工作安排，当月有情况通报。在制定目标时，要将总体目标与突破工作项目结合起来，同时要建立监督机制，提高办事效率。对人们关心的热点、焦点问题，要督办督查，在规定时间完成；第四是建立激励机制，严格督查考核。按照人员责任分工情况，将个人德、能、勤、绩进行量化考核，将考核情况与奖金挂钩。同时还应制定专项激励措施，对临时性和突击性工作实行奖励，充分发挥办公室人员的积极和创造性。

三是抓好勤政树形象。办公室人员作为领导身边的人，必须以高度责任感，加强自身的勤政建设，要做到“四勤”。一是腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力气，把工作做实做细；二是手勤，平时多写多记，把看到的听到的记下来，为起草文字材料积累素材；二是脑勤，勤学善思，注重研究问题，解决工作中的难点问题，为领导献计献策；四是嘴勤，多向领导汇报情况，多向科室和有关部门通报情况，加强沟通，密切协作，树立廉洁高效的社会形象。

三、开拓创新，激发办公室工作的动力

面对新形势新任务，办公室的工作不创新就难以适应，不创新就难以发展。只有坚持与时俱进、开拓创新，才能增加活力、激发动力，才能搞好办公室的工作，才能真正发挥参谋助手作用。

一是在工作上要创新。办公室常规性工作多，日常事务性工作多，工作创新就是要求我们善于在不变中求变，在常规中求新，在实践中提高。要打破传统的思维定势，突破与形势发展不适应的工作理念和工作模式，用新思想、新办法和新途径来解决工作中遇到的新矛盾和新问题，努力实现从被动服务，向主动超前服务的转变；从搞好事务服务为主，向注重大局服务的转变；从完成具体事项，向加强综合协调的转变；从单纯办公、办事，向强化督促检查、推（下转第137页）（上接第102页）动决策部署落实的转变；从忙于事务，向深入调查研究，发挥参谋作用的转变，使办公室工作实现新的跨越式发展。

二是在机制上要创新。创新机制就是要树立以人为本的理念，在办公、办事等方面，制定严格的工作程序，建立科学、高效、有序地运行机制。要严格岗位责任，做到事事有人管，人人有专责；要建立严格的岗位责任，合理、严格的考核制度，奖勤罚懒，奖优罚劣，激励先进，鞭策后进，形成有利于工作落实的良好机制，营造争先创优的工作氛围，促进办公室工作规范化、制度化。

三是在方法上要创新。适应新的形势不断创新方式方法，是办公室提高服务层次，当好参谋助手的关键。办公室要根据当前企业改革发展的需要，结合新情况，研究新规律，探索行之有效的方式方法。特别是在科技、信息高速发展的前提下，办公室工作人员必须学会运用新的科学技术和手段，充分利用电脑、互联网、办公室软件、e-mail等提高办事效率，利用internet建立办公室自己的网站，利用多媒体生动多样的文字、声音、图片、动画等进行对外宣传。不断加快办公自动化，信息网络化，管理科学化建设，逐步改进服务手段，提高办公室的整体功能和工作效率。

四、加强学习，增强服务意识和服务技能

办公室工作做得好与坏，取决于办公室人员素质的高低、能力的强弱。办公室工作的内容很多，很多工作涉及到党和国家方针、政策的贯彻，涉及到国家法律、法规、规章、制度的执行，应用的知识也很广博。如不注意加强学习和不断更新知识就无法适应办公室工作需要，不能很好地完成上级下达和单位领导安排的各项工作。因此，办公室人员要有强烈的求知欲，善于学习、勤于学习、终生学习。不仅要熟知政治、经济和各项政策，有较高的理论修养，还应了解管理、法律、文学等等。工作业务知识不仅要了解，还要熟知精通，能指导实践，还要跟上时代步伐，跟上工作节奏。创新方式方法，就必须坚持先学一步，深学一层，善于汲取新的营养。同时，办公室人员要经常接触各种密级文件、资料和信息，还要加强保密知识的学习，要对自己工作的特殊性、机密性、严肃性有明确的认识，认真学习保密工作法律法规和知识，提高个人保密技能，杜绝失密泄密事件发生。此外，还要虚心学习同行甚至外单位工作的先进做法和管理经验，加强横向联系，传播信息，交流经验，取长补短，提高办公室整体素质。

（作者单位：马鞍山市安徽马鞍山钢铁股份公司一钢轧总厂）