新形势下高校档案管理的创新策略

张根连

引言：随着信息化社会的不断发展和完善，高校档案管理工作也面临着一系列的挑战，新形势下高校档案管理工作也需要与时俱进，加大创新力度。高校档案管理工作是高校事业发展的重要工作之一，特别是高校的档案管理错综复杂，更要讲究管理上的方法与创新工作。本文主要从四个方面进行创新策略构建，一是高校档案信息的数字化建设，二是高校档案管理的信息化建设，三是高校档案管理的文档一体化建设，四是加强档案信息资源的全面整合。

随着我国高等学校招生规模的不断扩大，高校档案的数量出现了大幅度的增长，高校档案管理工作面临着巨大的挑战和压力。在计算机技术和数字技术的发展背景下，高校档案的记录载体和录入方式等都发生了很大的改变，高校档案管理工作的方式方法更需要进行策略创新。在新的时代背景下，高校档案管理工作如何实现现代化建设，提高其服务学校建设和社会发展的重要职责，是我们当前需要深入研究的问题。

一、高校档案信息的数字化建设

高校档案是对高校教學科研、学校管理工作的记录，其本质是对上述内容的信息描述，而进行档案信息的数字化建设，则要不仅要考虑到档案的信息属性，更要高度重视档案的数字化载体建设问题。加强高校档案信息的数字化建设，根本是实现了档案信息的记录载体创新，回顾档案记录载体的发展路径，主要从甲骨、金石、竹简，最后进行到了当前主要存在的纸质媒介。然而，传统的纸质媒介记录档案信息的弊端逐步体现出来，比如录入工作通常是人工抄写，需要花费较大的物力、人力，而且在这种高强度的劳动面前，档案信息管理的准确性也容易受到影响。此外，纸质媒介的物质属性特殊，即纸张易黄、易粘、易脆。在这种背景下，数字化档案信息的载体形式得到重视，而且其有效的克服了传统纸质档案的不足之处，不仅仅是节省了宝贵的人力、财力和物力，而且大大提高了档案管理的效率，提高了便捷性。进行高校档案信息的数字化建设，主要从三个方面入手，一是馆藏档案的数字化建设，二是对现行电子文件的收集归档，三是利用存储介质建立专题的档案数据库。这几种措施能有效完成高校档案的数字化建设，通过一定的查阅平台软件，可以为用户提供非常便捷的应用体验。

二、高校档案管理的信息化建设

加大高校档案管理工作，需要加强对现有管理方式的创新，结合当前信息技术的大力发展，实施高校档案管理的信息化建设成为一个较好的抓手和途径。随着教育教学改革的深入发展，各高校也在不断深化教育教学改革，各种新的办学模式不断涌现，管理环节出现的新事物、新问题、新内容对档案信息资源开发利用的速度和效率的需要越来越高，档案信息资源的利用主体越来越多。在这种新形势背景下，高校档案管理工作人员更需要加强工作创新，更新工作观点，提高创新水平和工作能力。而进行高校档案管理的信息化建设则是当前高校档案管理进行服务方式创新的重要体现。依靠高校档案管理的信息化建设，可以有效提供档案管理的服务效率，比如在其分类、查阅等比较繁琐和复杂的工作中，高校档案管理信息化可以发挥重要价值。通过档案信息管理系统的建设，可以比较高效、及时、便捷的为学校档案需求人员提供服务，而且能通过分类设置，有效满足不同群体的档案需求，从而有效实现档案信息的资源共享。

三、高校档案管理的文档一体化建设

档案管理的理论研究表明，实施档案管理工作一体化是未来档案管理发展的一个新趋势，是当前高校档案管理工作迈向现代化建设的一个重要机遇。根据文件生命周期理论可知，每一份档案文件都有一个生命周期，主要是指从档案文件的产生，到这些文件真正转化为档案保存，最后到档案文件失去存在意义而逐步消失的整个发展过程。这一理论的基本含义可概括为是从现行文件到档案是一个比较完整的运动周期，而这一整个运动周期所引其的特点和作用不同而区分为不同的运动阶段，针对各个不同运动阶段的特点，应采用相应的管理方式。根据文件生命周期理论，我们要充分发挥其在档案管理工作中的实践价值，有效提高高校档案工作者的工作能力，通过把握好文件转化为档案全过程的规律及各个阶段的特点和作用，以便更好更科学地开展对文件和档案的管理工作。文档一体化建设，并没有全面否定各个不同运动阶段的管理特性，而是要根据这些特点，充分应用到档案文件的归档、立卷、和卷内目录生产等不同流程中。

四、加强档案信息资源的全面整合

为切实提供高校档案管理的服务效率，提高对现有档案信息资源的利用成效，需要我们切实加强档案信息资源的有机整合，提高综合利用水平。通过建立统一的分类原则，完成档案信息“一条龙”服务系统，按照最大程度地方便广大教职工利用档案的原则，建立档案“一条龙”服务，实现档案服务透明、快捷、方便、高效的目的。进行档案信息资源的有机整合，需要切实坚持三个基本原则，一是要实施统一业务领导制度，二是要建设统一分类管理办法，三是要进行统一管理制度的规范，科学整合区域内不同领域的档案资源。在进行统一业务领导方面，需要使用档案资源流向调整、档案资源分类归属等举措，有效形成以档案管理部门为主体、各主管部门配合的高校档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置档案资源。最后，对于档案管理人员来说，更要始终坚持以人为本的服务理念，积极高效的满足高校需求和社会用户的个性化需求，切实发挥高校档案管理的特殊服务功能。

五、结语

总而言之，伴随着我国高等教育事业的迅速发展，提高高校档案管理工作水平成为一个重要议题，加快高校档案管理工作的现代化建设也是新时期对档案工作的最新要求。档案信息的数字化、信息化和档案工作的网络化以及档案的一体化等，都是当前档案管理的现代化探索。未来的高校档案管理工作中，还需要不断创新，加大工作力度，努力实现高校档案管理工作的现代化、健康发展。

参考文献

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[2]张晓华.试论高校档案管理现代化[J].四川档案，2007，05：18-19.

[3]邓宝瑚.高校档案管理信息网络化建设浅谈[J].广西经济管理干部学院学报，2008，03：81-84.

（作者单位：吉林工商学院）