档案管理信息系统建设应注意的几个问题

宋国兰

【摘 要】系统维护工作在整个系统生命周期中常常被忽视。人们往往热衷于系统开发，开发工作完成后，开发队伍解散或撤走，系统开始运行后没有配置适当的系统维护人员。这样，一旦系统发生问题或环境發生变化，最终用户无从下手，这就是为什么有些信息系统在运行环境中长期与旧系统并行运行不能转换，甚至最后被废弃的原因。随着信息系统应用的不断深入，以及使用寿命的日益延长，系统维护的工作量将越来越大。因此，档案管理信息系统建设必须要探讨注意的问题。

【关键词】档案管理；信息系统；建设

随着我国档案信息化建设的逐步推进，建立以计算机技术为主要手段的档案管理信息系统，已经成为各级各类档案管理部门提高自身素质、实现发展目标的战略措施。但是，多年来系统开发建设的大量事实告诉我们，档案管理信息系统建设的道路坎坷，许多已建系统带来的效益远远不及预先的承诺与期望，系统建设中耗资巨大、效益难望，或半途而废、或使建设单位背上沉重包袱的情况时有发生。应该说造成上述状况的因素是多方面的，但笔者认为，大多数档案信息管理系统建设不成功的原因除了由于建设单位对问题的复杂性认识不足，对于建设中遇到的困难没有思想准备，缺乏有效克服困难的方法与手段外，主要还有以下几个问题应引起注意。

一、系统开发过程中用户参与程度低

用户在管理活动中的信息需求是管理信息系统各阶段工作的重要依据。由于专业背景不同，信息系统专业人员对用户需求的理解和用户对计算机化的信息系统功能的理解只能随着建设工作的进展逐步加深。在多数系统建设过程中，用户参与程度低，系统建设工作主要由信息系统专业人员承担，信息系统专业人员所习惯的工作结果的描述方式用户难以理解，双方缺乏有效的沟通，用户的许多需求难以表达，在建设过程中也难以反映出来。由于用户需求得不到全面、准确的反映，用户对系统建设中的问题、困难和制约条件也缺乏理解，使得系统建成后，遗留问题多，用户满意度低。

档案管理信息系统的用户是各级各类档案管理机构。满足它们在档案管理活动中的信息需求，是管理信息系统建设的直接目的。由于系统本身和系统建设工作的复杂性，用户的需求不容易一次表达清楚。随着建设进程的推移和工作的深入，用户需求的表达和系统建设的专业人员对用户需求的理解才能逐步明确、深化和细化。而且，档案管理信息系统是人—机系统，在实现各种功能时，人与计算机的合理分工和相互密切配合至关重要，这就需要用户对系统的功能、结构和运行规律有较深入的了解，专业人员也必须充分考虑用户的特点和使用方面的习惯与要求，以协调人—机关系。档案管理信息系统的建设不同于一般工程项目的开发，不能简单地采用“交钥匙”办法进行承包。用户必须作为管理信息系统主要建设者的一部分在系统建设的各个阶段直接参与，而用户与系统建设工作脱节，往往是系统建设工作失败的重要原因之一。

二、缺乏科学、有效的系统规划

凡事预则立，不预则废。科学规划对于任何需要经过较长时间努力才能实现的事情都是非常重要的。规划，一般是指对较长时期的活动进行总体的、全面的计划。档案部门作为信息服务部门，适应时代发展要求，其结构和活动内容日趋复杂，实现档案信息管理计算机化需要经过长期的努力，因而必须对档案管理信息系统的建设进行规划，根据部门的目标和发展战略以及档案管理信息系统建设的客观规律，并考虑到部门面临的内外部环境，科学地制定管理信息系统的发展战略和总体方案，合理安排系统建设的进程。

随着科学技术的进步和社会经济的发展，国际社会和国内信息化进程不断向前推进，档案管理系统建设的需求日趋紧迫。尽管档案管理系统经过这些年的努力已经有了很大的发展，但不少已经建成或正在建设的系统仍然面临一系列问题。其中主要的问题是：系统建设与档案事业发展的目标和战略不匹配；已建成的系统解决问题的有效性低，不能适应环境变化和组织变革的需要；组织结构陈旧，管理落后；系统使用人员的素质偏低；系统开发环境落后，技术方案不合理；系统开发以及运行维护的标准、规范混乱；资源短缺，投入太少，而对系统的期望又过高。造成以上问题其中一个主要原因就是人们更多地关心怎样建设一个管理信息系统，而对于建设一个什么样的管理信息系统却注意不够。对于系统的具体方案考虑较少，对总体方案与发展战略不够重视。

三、系统测试工作流于形式

大多数档案管理系统，特别是与软件开发公司联合开发建设的系统，由于用户缺乏系统开发工作常识，开发单位急于报成果，开发公司刻意缩短开发时间降低开发成本等原因，致使系统测试得不到充分进行，有的甚至流于形式。造成开发人员撤走后，系统运行过程中缺点、毛病百出，许多功能无法实现。因此，不要以为程序设计完成后系统开发工作就已经完成了，其实大量而艰巨的系统测试工作才刚刚开始。系统测试是信息管理系统开发周期中一个十分重要而漫长的阶段，其重要性体现在它是保证系统质量与可靠性的最后关口，是对整个系统开发过程包括系统分析、系统设计和系统实现目标的最终审查。尽管在系统开发周期的各个阶段均采取了严格的技术审查，希望尽早发现问题予以修正，但依然难免遗留下差错，如果没有在投入运行前的系统测试阶段被发现并及时纠正，问题迟早会在运行中暴露出来，到那时要纠正错误将会付出更大的代价，甚至会造成不堪设想的后果。之所以说系统测试是一个漫长的过程，是因为测试阶段占用的时间、花费的人力和成本占软件开发的很大比例。统计表明，开发较大规模系统，系统测试的工作量约占整个软件开发工作量的40-50%。而对于一些特别重要甚至人命关天的大型系统，测试的工作量和成本更大，甚至超过系统开发其他各阶段总和的若干倍。

四、系统维护工作没有得到足够重视

管理信息系统在完成系统实施、投入正常运行之后，就进入系统运行与维护阶段。一般信息系统的使用寿命，短则4-5年，长则达10年以上。在系统的整个使用寿命中，都将伴随着系统维护工作的进行。系统维护的目的是保证管理信息系统正常而可靠地运行，并能使系统不断得到改善和提高，以充分发挥作用。因此，系统维护就是为了保证系统中的各个要素随着环境的变化始终处于最新的、最正确的工作状态。

然而系统维护工作在整个系统生命周期中常常被忽视。人们往往热衷于系统开发，开发工作完成后，开发队伍解散或撤走，系统开始运行后没有配置适当的系统维护人员。这样，一旦系统发生问题或环境发生变化，最终用户无从下手，这就是为什么有些信息系统在运行环境中长期与旧系统并行运行不能转换，甚至最后被废弃的原因。随着信息系统应用的不断深入，以及使用寿命的日益延长，系统维护的工作量将越来越大。系统维护的费用往往占整个系统生命周期总费用的60%以上，因此有人曾以浮在海面的冰山来比喻系统开发与维护的关系，系统开发工作如同冰山露出水面的部分，容易被人看到而得到重视，而系统维护工作如同冰山浸在水下的部分，体积远比露出水面的部分大得多，但由于不易被人看到而常被忽视；从另一方面来看，相对具有“开创性”的系统开发来讲，系统维护工作属于“继承性”工作，挑战性不强，成绩不显著，使很多技术人员不安心于系统维护工作，这也是造成人们重视开发而轻视维护的原因。从近几年来一些档案部门在信息系统建设实践中得出的正反两方面的经验来看，系统维护确实是信息系统可靠运行的重要技术保障，我们应给予足够的重视。

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