浅谈幼儿园档案资料管理

马艳琴

幼儿园档案资料是反映幼儿园教育教学活动的历史记录。它真实反映了幼儿园工作的客观进程，如实反映了幼儿园工作的管理水平。

对幼儿园档案资料实行具体、规范、整体化的收集、整理和保管对幼儿园教育教学工作能起到积极的作用，是研究、分析幼儿园教育教学发展变化情况及决策未来工作的重要依据，是为幼儿园各项工作提供可靠保证。

1.具体化管理

幼儿园档案资料管理不同于行政档案资料管理，有它自身的特点，要考虑到方方面面的有价值的资料。主要有：（1）上级教研部门下发的有关教育教学业务管理的文件资料；（2）上级教育行政部门下发的有关教育行政管理方面的文件资料；（3）各级各类幼儿测评试卷与分析等方面的资料；（4）上级党政机关部门下发的文件资料；（5）人事、幼儿、计财等各种报表；（6）本园保教工作、德育工作、安全工作、卫生保健、财务工作等方面的计划、总结；（7）教改信息、经验资料、汇报材料；（8）幼儿学籍资料；（9）本园教职工人事档案及年度考核档案；（10）各种音频、视频、相片，等等。要把这些档案资料具体化，然后按类进行整理，装订成册，一一归档，以便查找。

2.规范化管理

作为为幼儿园工作提供决策依据的幼儿园档案资料，在管理上要注意它的规范化。一是要对各种资料进行鉴定，把有价值的资料筛选出来，做到去粗取精，去伪存真，不要单纯地为积累资料而滥竽充数。同时，还要考虑资料的利用价值和它的可靠性。二是在档案资料整理、装订上要做到规范化。在装订时，一定要按类装订。如上级下发的文件、各种计划、总结、教研活动记录、教改信息、经验总结等都要按资料的性质、作用进行分类装订成册，然后编码打号。三是存放档案的档案架、档案柜、档案箱的摆放，要排列有序，统一编号。不同规格，不同样式的档案架、柜、箱要分开排列，做到整齐划一，规范合理。这样查找起来会省时、迅速。

3.系统化管理

保存档案的主要目的是为了更好地利用，充分发挥档案资料的作用。不加系统的整理，就不能完整地反映幼儿园各项活动的联系和本来面貌，也就会损害以至失去档案资料的利用价值。因此，幼儿园档案资料管理要系统化。做到由分散到集中，由零散到系统的系统化管理。从档案资料的统计、整理、检查、编写目录到检索编号都要系统化。只有化零散为系统，才能为档案资料的有效利用创造良好的条件。另外，幼儿园档案资料的系统化管理还要注意档案资料形成的特点和规律；注意保持档案资料之间的系统联系；注意便于保管和提供利用等方面的问题。

4.整体化管理

幼儿园要把档案资料的收集、整理工作当作一项经常性的工作来抓。每年按类、按阶段、按事由随办随归，形成一个整体。一是要突出内容上的整体化。反映本幼儿园职能活动的一定要收集得完整、齐全，不能遗失，要保持内容上的衔接，形成一个整体。如：搞了一次教改实验，就应该把这项实验的课题提出、论证，实验过程的数据收集，实验资料的积累，实验效果的总结评估，实验报告都要收集齐全，以反映这项教改实验的整体过程。二是要突出时间上的整体化。每承办完一件事或搞完一项活动，都要把资料收集整理、暂时存放起来。一个月、一个学期的资料都要按月按学期进行整理，把这些零散的资料按时间的先后顺序排列，到学年末依序装订，统一归档。这样使幼儿园档案形成月与月、学期与学期、年度与年度之间一个有机的整体。

5.实用化管理

幼儿园档案资料管理是幼儿园管理工作的重要组成部分，它能为幼儿园各项工作提供服务，具有很强的实用性。不要把档案资料当作一种摆设或单纯地为应付上级的检查。要注重它的实用性特点。（1）要通过档案资料来分析、研究幼儿园教育教学工作的发展与变化，成功与失败，用以更好地调节今后工作的运行机制。（2）通过分析、研究档案资料，为幼儿园的工作决策提供借鉴和依据。（3）为幼儿园制定工作计划和检查工作以及总结经验教训提供数据。（4）通过档案资料学习外地教育教改实验的方法、途径和经验，利用它来为幼儿园的各项工作、活动服务。

6.现代化管理

21世纪是信息化社会，信息社会的发展离开现代化的通信设备、网络资源、档案管理方式也要随之变革，这在很大程度上是这些先进办公设备在档案管理中的运用。我们要充分利用这些技术资源，根据幼儿园的档案管理情况，开发适合幼儿园的电子档案管理软件，按照档案的分类和统一编号，对各类档案分别进行案卷目录和卷内目录的录入。利用主题词、题名、实体分类号、全宗号、案卷及档号等进行检索，这样就可大大提高档案的检索速度，可迅速查到所需的档案。要实现幼儿园档案工作的现代化管理的前提是必须购买足够数量的计算机，建立档案管理计算机网络；要购买现代办公辅助设备，如打印机、复印机，档案管理的实际情况，加强学习业务知识、管理知识、外语知识、计算机知识、历史知识以及自然社会科学等方面的知识，刻苦钻研业务，改变观念，掌握先进的办公方式和管理模式，为实现档案的现代化管理打好基础。