关于建立国有企业存货管理内部控制体系的探讨

大庆油田储运销售分公司 李秀宇

1 存货管理及内部控制的含义及意义

存货属于企业的流动资产。一般情况下，存货占工业企业总资产的30%左右。商业流通企业的则更高，其管理利用情况如何，直接关系到企业的资金占用水平以及资产运作效率。因此，一个企业若要保持较高的盈利能力，应当十分重视存货的管理。一般来说，存货所涉及的主要业务活动包括采购原材料、生产成本、核算在产品、库存管理、发出产成品等环节过程。

内部控制，是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的完整，预防发生错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定的政策与程序。一项好的内部控制体系应该达到以下标准：第一，控制触及企业经营的各个环节和各个方面，不留下控制死角，也就是说企业的各项经营管理活动均应纳入内部控制范围；第二，事权划分明确具体，具有很强的操作性，也就是说内部控制制度作为一种制度要能真正成为企业管理者的行为规范，操作方便；第三，控制程序规范，过程控制受到特别重视，也就是说内部控制要形成科学的机制，尤其是把对经营管理过程的控制放在突出的地位，通过控制，能防患于未然；第四，具有良好的控制效果，内部控制的功能得到有效发挥。

存货内部控制是企业内部控制的重要环节之一，是内部控制中的应用控制。一般会涉及计划、生产、销售、保管、财务等部门。根据业务流程，可以分为采购、入库、领用、帐存、盘存等方面。

2 建立企业存货管理内部控制体系的方法

2.1 首先要建立科学高效的存货管理制度

建立起科学高效的存货管理制度，并随着企业的发展不断完善。存货的日常控制方法应采用存货归口分级管理责任制。制定指标部门应参照历史数据，结合本期实际情况，分解存货资金计划指标给企业各有关职能部门进行管理。例如：各种材料物资归口部门管理，产品、半成品、废品归口部门等，各归口部门负责制定分管存货的资金定额和具体的管理办法。然后将各部门分管的指标层层分解下达到所属各级单位和个人，实行存货的分级管理。

2.2 建立物资采购审批内部控制

理顺物资采购审批流程，由采购部门根据企业生产经营的计划和材料采购申请编制采购计划，提出具体的采购商及采购目录，经计划主管计划的负责人审核后报主管领导审批。通过建立科学的审批环节，强化对采购物资的过程控制，有效提高物资采购效率和管理水平，保证存货采购业务按计划申报程序进行。

2.3 建立存货采购合同内部控制

在日常工作中认真按照内控流程操作，做到“严把三关”。即在采购合同签订阶段，严把资质审查关；在合同执行阶段，严把审批审核权限关；在合同付款阶段，严把合同履约监督关。严格控制供货商资质，询价文件、招投标文件等重要风险点，同时，加大对合同履行全过程管理，依据《合同检查情况报告》、《合同履行情况处置催告单》等控制实施证据向合同各个环节渗透，有效地预防了事后合同的发生和各类舞弊事件的形成。

2.4 建立材料验收与入库的内部控制

要保证存货采购标的额、质量与合同保持一致，做到准确、安全入库。外购存货应符合内部采购与付款的有关规定；重点是对取得存货的品种、数量、规格、质量和其他相关内容进行准确验收，并设置存货明细帐。在收到供货单位发票、运单后填写收料单，仓库保管部门根据验收单验收存货，填制入库单，登记存货台帐，将发票、运单连同收料单送回财务与采购部门。

2.5 建立材料领用与发出内部控制

存货领用须经部门负责人审批签字。应保证存货领用无误，手续齐全。仓库保管要审核领料单，双方要检查数量和质量，并签字或盖章。材料发出后，保管人员要按计划价格标明金额，登记材料卡片，并转材料记账员记账后随发料汇总表定期送往财务部门。财会部门根据材料记账员的发料汇总表按用途汇总分配，汇总领料单，分摊材料成本差异，分类制证，登记有关账务。

2.6 建立物资仓储与保管内部控制

根据销售计划制定仓储计划，合理确定库存存量的结构和数量。加强日常管理，严格限制未经授权的人员接触存货。同时，要建立存货清查盘点制度，如有盘亏和盘盈，应分清责任，报告有关部门及时处理。财会人员年底应会同物资管理部门抽查存货盘点，对于生产中已无转让价值的存货及其它足以证明已无实用价值和转让价值的存货，根据主管领导和相关部门批准的处理意见，同仓库保管员共同调整存货账务，以确保账实相符。

2.7 建立存货的监督与检查机制

定期检查存货业务的相关岗位和人员的设置情况；定期检查存货业务授权批准制度的执行情况；定期检查存货收发、保管制度的执行情况；定期检查存货处置制度的执行情况；定期检查存货会计制度的执行情况。内部检查如：同一型号物资在“计划”、“合同”、“采购”、“验收”等环节产生的实施证据对比其规格、价格、厂家上的逻辑关系是否正确，看其是否有舞弊行为。通过不断地监督检查，完善企业存货业务的内控流程与规章制度，建立企业有效的良性循环。

3 对于加强存货管理的几点建议

3.1 基于完善的企业组织架构，实施有效存货内控管理

企业组织机构主要是确保商品流通企业正常运行的基本框架，包括整体架构、权责分工两部分。企业在明确划分各个部门权责的同时，实现内部牵制，增强各部门的团结协作能力，发挥合力作用，各部门相互配合，但是互不干扰，权责分明，有序执行。

3.2 做好岗位分工控制

首先，在完善的组织架构基础上，建立存货业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和监督，如采购、验收与付款；保管与清查；销售与收款；存货处置的申请与审批；审批与执行等。其次，授权批准控制，明确审批人对存货业务授权批准方式、程序和相关控制措施的权限责任，不得越权审批；明确经办人员的职责范围和工作要求，对于超越权限的业务有权拒绝办理，并向上级报告；严禁未经授权的机构人员办理存货业务。再次，制定存货业务流程，明确存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节的控制要求，做好相应的记录与凭证保管。

3.3 加强业务人员的风险素质

为保证内控制度能有效执行，让员工定期参加一些日常不参加的会议，这将增强相关业务人员的协作精神，同时也可拓展他们视野。如在存货管理的整个业务流程上，相关控制点上的业务人员可相互听取会议，这有利于他们动态地观察整个业务流程，而不是孤立地看某一点。另外可实行业务链中相关岗位的轮岗制度，这可增强员工的实践经验，为今后顺利开展工作，提高风险认识。

3.4 发挥考核评价的重要性

考核评价是企业实行内部控制的重要内容，主要在于评价员工的执行状况，采取必要的奖惩措施，充分激发员工积极性。通过完善考核体制，既要全方位检验内部控制管理手段是否落实到位，也要将企业日常工作与战略目标相结合，通过激励政策，将绩效考核与员工待遇相挂钩，将绩效考核与选拔管理人员相挂钩，提高企业和员工的互动性，提高工作效率。由上可见，随着市场经济发展步伐的加快，企业实行内部控制管理，可有效提高企业经营管理效率，确保会计信息的真实性、可靠性，提高资产安全性与完整性，顺利实现战略目标，为企业营造一个良好的发展环境，提升核心竞争力。

总之，建立健全合理、有效的存货内部控制体系，不仅能促使企业工作流程更加畅通、工作职能更加明确、工作责任落实更加到位，而且人人都知道自己该“干什么”、应该“怎么干”，出了问题该由“谁负责”。还能使企业加强成本控制，实施低成本战略，促进企业生产经营持续稳步发展，达到以效益为中心，向管理要效益的目的。

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[2]宋建波.企业会计控制原理及应用[M].中国财政经济出版社,2001.

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