院志编修的流程与策略——以《湖南省林业科学院院志》为例

黄 勇， 廖名顺， 吴文文， 陈 艺

(湖南省林业科学院， 湖南 长沙 410004)

院志编修的流程与策略
——以《湖南省林业科学院院志》为例

黄 勇， 廖名顺， 吴文文， 陈 艺

(湖南省林业科学院， 湖南 长沙 410004)

以湖南省林业科学院为例，论述了编修院志的必要性与意义，指出了编修院志的流程，提出了院志编修过程中要选择好编修人员、着力寻求外援支持、重视科技档案的利用、突出体现个性特色、注重坚持原则章法等策略。

院志; 编修; 流程； 策略

院志是地方志的一个组成部分, 是体现单位综合实力的一项重要文化建设工程。《湖南省林业科学院院志》(以下简称为《院志》)所展示和记述的是自1958年湖南省林业科学院建院以来至今这段艰辛而光辉的历史，具有历史的连续性、史料的查鉴性和文化特色的鲜明性。要使《院志》客观、系统反映湖南省林业科学院科学研究与成果转化、党政建设、后勤保障、人文环境等各方面发展变化的全貌并使其达到“盛世修志、志传盛世”类似于单位“家谱”的效果，需要作为一项传承历史、利在千秋的珍贵文化遗产的挽救性工作予以高度重视，需要作为一项服务当代、惠泽后世的原创性文化建设工程予以合力推进。

1 编修《院志》的必要性

1.1历史传承

湖南省林业科学院自1958年创办至今，50多年曲折而光辉的历程见证着时代的变迁和社会的发展进步。将50多年来学科研究、综合管理等方面的历程真实编入史册，以翔实的史料和大量图片载录历史与现状，再现50多年发展变化的脉络与轨迹，可保证省林科院历史的持续性、连续性。如果不趁现在老职工、老专家、老领导绝大部分还健在抓紧编写《院志》，若干年后再动手，许多珍贵的历史资料就无法征集甚至永久消失，势必使日后的修志工作事倍功半，势必难以“明其得失、循其规律、珍重历史”，资料将会在我们手上流失，历史将在我们这一代出现空白，这样既对不起已故的老职工、老专家、老领导，又对不起子孙后代，更无法向后来者交待。

1.2文化建设

湖南省林业科学院50多年的发展创造了特有的单位文化，单位文化又在推动着、引导着事业向前发展。过去是文化的根基、现在是文化的方向、未来是文化的命脉。以《院志》形式对历史做总结分析，便于理解文化精髓实质；将文化与时事融合，便于明确新航向、开辟新道路。现代林业是生态文明建设系统中的关键因素和主导要素[1]。2012年10月国家林业局发布的《关于加快科技创新促进现代林业发展的意见》明确指出，发展现代林业、建设生态文明、推动科学发展，根本出路在科技。编修以林业科技为主要内容的《院志》，无疑也是发展现代林业、建设生态文明的题中之义。

2 编修《院志》的意义

我国高层领导一直重视志书工作。毛泽东同志在解放战争年代，每解放一个县城都是要找当地的县志看看，解放后还倡议全国各地编修志书；邓小平同志曾谈到，编辑出版志书是国家的需要、四化建设的需要；江泽民同志曾指出，编修志书是社会主义文化建设的系统工程，是承上启下、继往开来、服务当代、有益后世的重要事业。已有的成功事例表明，编修《院志》至少有三个方面的意义：

存史，就是保存历史、弘扬文化。院志既是一个单位的记录史，也是一个单位的发展史。湖南省林业科学院50多年的改革发展过程中遗留下来的最宝贵的资产就是历史，既是史料更是文化，既是有形的也是无形的，既是固定的也是游离的，需要去整理、去提炼、去回忆、去总结，需要我们以《院志》的形式将过往回忆、历史资料整理成篇章，将篇章浓缩成目录，将目录提炼成书名，名其曰“文化”建设与弘扬。

资政，就是提供鉴戒、服务当代。“治天下者以史为鉴，治郡国者以志为鉴”。《院志》必然会给读者尤其是决策者提供一些借鉴，可为行政决策、谋求发展提供依据，为机制完善、科技创新提供参考，为扩大对外开放和增进合作交流提供服务。我国历史上的一些政治家和官吏，常把志书作为教科书，故“韩愈过岭，先借《韶州图经》；朱熹下车，首以《南康郡志》为问”的佳话一直流传。

育人，就是启迪思想、惠泽后世，让年轻人获取经验教训，受教育。志书具有存史的功能，而历史能给人以启示，启发人们思考人生的目的、意义[2]。阅读《院志》，不但可以通过对一个局部的了解从而加深自己对一定时代一定地区社会生活的认识，而且《院志》不乏一些艰苦奋斗、潜心研究、“把论文写在大地上”的典型事例，为年轻人“学有榜样、赶有目标”提供“活教材”，可以激发年轻人积极向上、发奋图强的学习热情和工作激情。前者就是一种认知宣传作用，后者就是一种启迪教化作用。

3 编修《院志》的流程

3.1成立组织机构，形成工作方案

成立以单位主要负责人为主任委员的院志编修委员会，全面负责院志编修工作的组织领导、检查指导、督办和协调各部门、各专业领域等史料的搜集、撰写工作，考证考核、资料审定、评审及制定编修方案、审定院志及决策重要事项；编修委员会下设编修办公室，为收集史料、整理文档、编审院志的具体工作机构，负责制定院志篇目、资料收集方案、修志人员培训以及召开工作座谈会、专题研讨会和评审会，组织开展史料和有关疑问的考证与甄别工作，撰写、编审和印制院志。编修办公室人员由有文字功底、有奉献精神的单位写作精英组成，必要时邀请离退休老同志担任特邀编辑。工作方案内容包括编修《院志》目的意义、人员构成及职责、时间进度、保障措施、工作要求等。

3.2设计院志篇目，确定结构框架

院志篇目是修志撰稿的依据和基础，是搜集资料的指南，也是志稿编纂的提纲。篇目要内容完备，层次清晰，特色明显[3]。篇目是院志的总体设计，是院志布局谋篇、取材成书的结构蓝图，具体来说就是一本院志由多少个篇章节组成[4]。要求能够比较全面、准确反映单位50多年来学科研究、综合管理、党政建设等方面的历程。在此基础上，确定体裁框架、结构和章法，确定编写的具体方法。其结构框架一般是以概述为纲，以大事记为经，以各专志为纬。也有学者称之为“横排竖写”，即横排门类, 纵写历史, 这是编纂地方志的主要原则[5]。

3.3进行动员部署，落实责任分工

通过动员部署，让全院职工充分认识编修《院志》的意义，动员他们积极参加院志史料的搜集、查证、记述等追溯工作。在追溯历史的过程中挖掘历史文化资源，深化传统教育，增强爱院情感，激发工作激情。院各部门、各学科发展历程是构成全院发展历程的基本素材，是《院志》的主要内容。因此各部门、各学科主要负责人应明确为“第一责任人”，组织本部门、本学科人员明确分工，落实责任，明确时间节点，确保按时保质完成。严格按照“编写一个章节、审定一个章节、汇编一个章节”的程序进行，每道程序均需要责任人签字备档[6]。具体分工可设为收集素材、撰写历史、文字审核定稿和影像制作等几个部分。

3.4组织业务培训，广泛搜集资料

通过聘请专业编史修志人员进行业务讲座，学习借鉴其他单位的编修经验，尽快提高编修人员的工作技能。资料搜集工作是编好《院志》的基础，在编修志书中的所谓把好三关即把好政治关、史实关、文字关，其中把好史实关就是做好资料搜集工作[7]。通过召开座谈会、查阅档案卷宗、电话采访甚至走访、约谈等形式，甚至利用媒体、网络等向本院职工和社会各界广泛搜集史料，包括科技成果、文明创建、对外交往、学术活动等相关内容的历史文字、文物、照片等均可提供。影像资料与文书资料相比，更具有视觉的冲击力与记录的直观性，故尤其需要关注。

3.5进行归纳整理和校审汇编成册

在对史料进行个案考证和相互验证的基础上，通过筛选内容、平衡结构、组织语言等方式，按篇目章节完成史料的整理修改、编纂成文，形成初稿。对有个别疑问或存有异议的史料，建档标注说明并进一步查证核实。

3.6定稿印刷与总结表彰

在评审通过后，再次修改完善，定稿并印刷出版。为总结和鼓励，根据方案要求，对先进部门及人员、优秀志稿、珍贵史料提供者等给予表彰和奖励。

4 编修《院志》策略

4.1选择好编修人员

《院志》是靠资料说话，经反复修改而成。为了真实记录院职工在50多年来不同时代背景下艰苦创业的热情和精神，需要编修人员本着对事业、对历史高度负责的严谨态度，完成大量的资料收集、整理、编辑等工作，需要不辞劳苦扎进茫茫书海中，奔波于各个可能找到新线索的地方，拜访各级各类老专家、老领导，需要坐得住、耐得住寂寞，同时编修人员的文字功底好、身体好、情况熟悉、事业心强。对于存有异议的重大事件，需要编修人员为1%的问题尽100%的努力。而且，编修人员还要坚持“客观立场”，保持“距离意识”，“站在几米线外”做历史的“记录者”(尊重历史)、事实的“叙述者”(尊重事实)、评论的“隐身者”(尊重读者)，坚持“零度写作”[8]。

4.2着力寻求外援支持

在编修工作中，需要得到档案馆、史志办公室以及上级部门的支持与帮助，需要在院工作和生活过的许多老领导、老职工及其子女，积极为《院志》提供史料。《院志》基本编写完后，还要广泛征求意见,尤其是离退休职工意见,因为全院职工才是《院志》的真正主人,是《院志》史料的创造者,是《院志》最好的把关者,更是《院志》的使用者[9]。

4.3重视科技档案的利用

“档案是方志之舟”。任何一部志书的编修都离不开档案部门的参与，离不开必要的原始资料，可以说档案资料的质量决定着志书质量[10]。档案资料准确性强，能充分反映一项科技事业发展的发展过程，既能体现出实事求是的特点，又能经得起历史的考验。《院志》编修工作涉及全院建院以来科技事业、党政管理等的历史变化、发展条件、经验教训、主要业绩等，但其中科技工作是重点。科技档案一般都是经过斟酌和甄别的，是实事求是的，用这种资料最能反映出历史的真实[11]。

4.4突出个性特色

“一母生九子，每子都个别”。作为一本志书，必须反映它所处的时代和单位的特色。改革开放是我们时代的主旋律，突出改革开放以来的突飞猛进的发展就是突出它的时代性[12]。俄罗斯科研院50年院庆时，就其计算机中心编写了一份“院志”，记述了计算机中心成立背景和形状，详细介绍了中心创始人、科研成果及研究方向等，并重点记录了在中心发展历史中有着突出贡献的科研人员[13]。作为科研院所，除了体现时代特色外，还应突出单位人才资源、科研成果、条件平台以及科研标本等优势，譬如全院有19位专家享受国务院特殊津贴，设有19个科研创新平台，在2012年湖南省首次专业技术二级岗位人员聘用中，6位专家确认为二级研究员资格，诸如此类。有特色的可详写，大众化的可略记，取舍要得当。

4.5注重志书原则章法

编修人员要抓住“符合志体”这一重要特征，十分明确志书的体例所包括的结构、体裁、章法三个构成要素[14]。《院志》要以大事为主线，以时间为脉络，客观真实地记述时间、地点、人物、事件、过程和结果。对志书语言中“准确严谨”与“模糊语言”、“朴素真实”与“生动形象”、“述而不议”与“点睛之议”、“文约”与“事丰”、“图文并茂”与“图从于文”等相对或相关的语言风格之间的关系更应谨慎把握[15]。同时，还得掌握志和史的区别以及志的性质与特点。史，主要依据文献、调查研究或考古发掘论证过去，以历史事件或历史人物为中心轴线，详古略今，具有论述的特点，可由一人或数人写成；志，重在资料收集，把事物横向分门别类地记载，寓褒贬于叙事之中，平列叙事，详今略古，只有记载而不论述且各成体系，大多由多部门、多人共同完成。还有，志是当代人写的，史是后代人写的[16]。

[1] 李世东,樊宝敏,林震,等.现代林业与生态文明[M].北京:科学出版社,2011.

[2] 王刚.志书与大学生思想教育[J].黑龙江史志,2010(5):48-49.

[3] 刘京青.如何开发利用档案编制院志[J].办公室业务,2012,14(7):50.

[4] 郑才,郑博,张宇航.关于院志篇目设计的几点浅见[J].黑龙江史志,2010(13):5.

[5] 薛世孝.学校志的编纂与研究[J].河南理工大学学报:社会科学版,2007(2)：57-74.

[6] 何解元.浅论医院编修院志的组织和实施[J].办公室业务,2012(13):173,175.

[7] 郑才,孟薇,李佳雯.关于院志资料搜集工作的几点体会[J].黑龙江史志,2010(13):6-7.

[8] 赵军,李小玲.校志编纂应注意的几个问题—以一本校志的硬伤为例[J].中小学管理,2005(3):27-28.

[9] 郑才,白煜.编写院志的历史和现实意义[J]. 黑龙江史志,2009(23):11-12.

[10] 刘建军,江晓云.借编撰院志之机促医院档案工作[J].云南档案,1999(3):21-22.

[11] 徐艳.谈科技档案在编纂《院志》工作中的作用[J]. 兰台世界 ,2006(12):25.

[12] 郑才,尚明娟,王博.突出特点 写好院志[J]. 黑龙江史志，2010(13):8,10.

[13] Kerimov M K. Brief History of the Dorodnicyn Corodnicyn Computing Center Russian Academy of Sciences (Dedicated to the 50th Anniversary of Its Foundtion) [J].Nauka/Interperiodica(Russia),2006,46(7):1086-1120.

[14] 景秀琳.对确保高校校志编纂质量的思考[J].云南高教研究,2000(1): 71-74.

[15] 高秀杰,谢奇勇.把握志书语言运用的“度”—以《黑龙江农业经济职业学院院志》为例论志书编纂中语言风格问题[J]. 黑龙江史志,2009(23)：9-10.

[16] 燕山大学志编纂委员会办公室.志和史的区别以及志的性质与特点[EB/OL]. http://xiaozhi.ysu.edu.cn/#.

(文字编校：杨 骏)

Theprocessandtacticsofcompilinghistoryofinstitute——TakinghistoryofHunanAcademyofForestryasanexample

HUANG Yong, LIAO Mingshun, WU Wenwen, CHEN Yi

(Hunan Academy of Forestry, Changsha 410004, China)

The article focusing on the description of Hunan Academy of Forestry, states the necessity and significance of compiling the history of the institute, and points out the key process of compiling. In the process of compiling history of an institute,we must pay attention to five strategies as following: to choose the right person for compiling, to find the outside support, to use the scientific files, to reflect the characteristics and to insist on the rules.

history of institute; compiling; process; tactics

2013-04-03

2013-05-02

K 29

A

1003-5710(2013)03-0077-04

10. 3969/j. issn. 1003-5710. 2013. 03. 020