行政事业单位档案管理方略

2013-04-02张莉

赤峰学院学报·自然科学版 2013年24期

关键词：行政事业单位档案管理

张莉

（呼伦贝尔市纪律检查委员会，内蒙古海拉尔021008）

行政事业单位档案管理方略

张莉

（呼伦贝尔市纪律检查委员会，内蒙古海拉尔021008）

档案工作是各项事业发展的一个重要基础.要提高档案工作的现代科学化管理水平，须从档案管理人员的政治素质、业务素质和技术设备、安全保护等方面全方位进行科学管理.把档案工作提高到一个新水平.

档案管理；政治素质；业务素质

胡锦涛同志在对档案工作的指示中提出：“档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业.各级党委和政府，要加强对档案工作的领导，帮助档案部门解决各种实际问题，使档案工作在现代化建设事业中发挥更大的作用.努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平”.在经济全球化、社会信息化的时代背景下，研究信息技术在档案管理中运用问题，确保档案的质量，提高档案的保存、检索和使用效率，为各项管理工作服务，实现档案管理的科学化、现代化，是摆在行政事业单位档案管理人员面前的一项重要任务.对此，笔者结合工作实际，谈几点看法：

1 提高对档案工作重要性的认识

档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的主要依据.借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来.档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面.所以我们要本着“对历史负责，替现实服务，为未来着想”的精神，增强做好档案工作的使命感和责任感，必须充分认识行政事业单位档案的价值、地位、作用和意义.同时，要充分认识行政事业单位档案现代化建设的重要性.如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不足，势必会严重影响档案信息服务工作的深入开展.档案现代化建设的好坏是衡量一个单位现代化水平高低的标尺.搞好档案现代化建设，以促进行政事业单位的全面发展.要提高对档案工作重要性的认识，不断创新思路，全面贯彻实践科学发展观，逐步提升档案工作水平，努力开创档案工作新局面.在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化信息意识，以科学发展观指导单位档案现代化建设.加强档案意识，增强服务意识，要使档案工作与时俱进.认真执行档案法，强化法制教育，增强法制观念，把档案法制建设纳入普法宣传计划，在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳入”，即工作中，做到档案工作纳入单位的规划和计划、纳入单位的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，给予档案工作以各方面的支持.

2 提高行政事业单位档案管理水平，做到依法治档

在行政事业单位里,档案的作用是很大的,一方面当我们选拔和考核一个人才的时候,需要用到档案;另一方面,我们有时处理工作,也要查阅档案,里面的信息往往能帮助我们去解决问题和安排工作.所以，建立健全档案管理规章制度，提高行政事业单位档案管理水平十分必要.

规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则.依法治档，依法护档，依法用档.努力提高档案管理部门的责任意识，建立系统有序的管理体制.档案的权威性在于其真实可靠性.真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责.档案管理的最终目的是为了更好地提供利用.只有增强档案管理职能部门的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关,才能确保档案的质量.

做好依法治档工作，增强社会各界的档案意识和档案法制观念，打好依法管理档案工作的群众和社会基层是前提.这就要求我们应该不断加大档案治理宣传力度.“立足档案，面向社会”是我国档案宣传工作的方针，不断加大《档案法》的宣传，也是全社会的普法意识的体现.但目前档案意识还很淡薄，档案观念模糊.就我们基层而言，要争得领导的重视，把它纳入到日常普法工作中去.除做好各部门工作宣传外，还可通过宣传周、宣传月等定期宣传形式，也可通过单位内部的网络、公示栏等宣传工具，通过研讨会、座谈会，举办展览、知识竟赛等形式，使单位职工、群众等真正了解档案，自觉遵守《档案法》.还可通过对违法案件的处理结果，以案说法，以警世后人，从而增强社会的档案意识和法制观念，为依法管理档案工作奠定坚实的基础.

同时，依法治档工作，还应该积极取得上级档案部门的理解和支持，加大对档案管理工作投入和支持力度.建议从档案工作的实际出发，会同档案局及其他相关单位一起制定并及时修订适合事业单位档案管理要求的档案管理试行办法和档案工作标准，加强统筹领导，宏观管理，实行分类指导，有效监督，形成有关业务部门与办公室配合对单位档案工作齐抓共管的机制，促进《档案法》实施在事业单位工作中落到实处.

3 努力加强档案管理人员的自身建设

3.1 依法治档的关键是严格档案行政执法，所以提高档案管理工作人员的法律意识是万事之基.贴合实际的、有效力的、有权威性的法律制定后，必须要通过人来执行，只有做到依法办事，才能维护好法律的根本秩序，否则，法律将形同虚设.依法治档工作的关键、核心在于各级档案管理工作人员在法定权限内，按照法定程序，依法履行法定职责.树立坚定政治信念、公正清廉、业务精通、作风优良，能胜任新形势下工作需求.

3.2 做好依法治档工作，要提高档案管理工作人员的业务素质.档案管理是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识.目前，行政事业单位档案管理人员对计算机及其网络技术、英语、文史、摄影等知识的掌握尚嫌不足.我们知道，档案事业有自己的科学体系，档案工作也有自身的规律、性质、原则、特点.单位档案管理水平的提高关键是要形成一支高素质的专业队伍.为此，要补充计算机和现代信息技术专业人才.要为在职档案工作者的知识更新、业务水平的提高创造条件，提供机会，加强在职培训，适当安排脱产进修.建立人才培养、使用和管理的新机制.在配备档案人员时，要注重性别、年龄、文化、专业结构层次的比例.要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习，并与工作实绩一起进行考核.档案管理工作专业性强，同时也是一门科学.作为学校的档案管理者，必须努力研究档案管理业务，深入系统地了解和掌握档案学的业务知识，提高档案工作者的文化水平.要有一定的超前意识，学习有关电子计算机等先进的科学技术，用多方面的现代化科学知识武装自己，不断提高档案管理的现代化水平，逐步加强档案的规范化管理.同时，档案管理者要牢固树立为一线生产服务的意识，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥单位档案在管理中的重要作用，不断提高档案的服务水平.

3.3 加强行政事业单位档案工作人员的职业道德教育.档案管理工作是一项服务性很强的工作，它要求档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范.要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于单位中心工作，全心全意为各项管理工作服务的思想.服务过程中要做到态度热诚，细心周到，百问不烦，满腔热情接待好每一个来访人员.

4 实施科技兴档

档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径.利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询.要充分利用计算机和网络，探索档案的现代化管理.通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统，为更多的用户提供服务.把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库.通过网络向单位职工服务，可以大大地方便职工检索和查询资料，有利于查到、查全.从而更好地提高档案的服务水平.应配备档案密集柜、计算机和缩微设备.建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进，为单位和社会提供有效服务的单位档案馆.档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨.行政事业单位档案室不仅要收集本单位内档案信息，进行加工、整理、汇编，还要广泛收集兄弟单位的信息资源进行加工利用.