高校机构知识库建设研究

西安科技大学图书馆 张红英

1.引言

开放存取是在网络环境下发展起来的一种新的学术交流理念和出版模式，它是一种全新的、无障碍的学术交流体制，一方面缓解了学术期刊及数据库价格的逐年上涨和出版时滞给学术交流带来的不便，另一方面也促进了学术信息的广泛交流与资源共享。随着开放获取运动的发展，传统的出版模式和交流方式已显的格格不入，因此一种全新的学术交流和共享平台-机构知识库便应运而生了。

2.机构知识库的定义和特点

2.1 机构知识库的定义

机构知识库（institutional repository，简称IR），也称机构库、机构仓储、机构典藏等，迄今为止还没有一个统一的定义。自2002年Roym Crow第一次把IR定义为“获取和保存一个或多个大学的智力产出的数字化集合”之后，Clifford A.Lynch和Carol Ann Hughes、吴建中、常唯、黄凯文等都对IR进行了分析，不难发现这些定义只是侧重点不同。侧重服务体系的学者认为，IR是某一机构对其机构或社区内工作人员所产生的数字研究成果进行管理、存储和传播，并向社区内外人员提供这些资源的有效使用的服务体系。而侧重机构性、学术性、积累和持久性、开放性和互操作性的则认为IR是对一个或多个社区工作人员成果进行数字收集和保存，并向机构内外用户提供无障碍获取的服务。[1]

本人比较赞同Lynch的定义，一个大学的机构库是学校为师生员工所提供的一系列服务，用于管理和发布由本机构及其成员所产生的数字化资料[2]，其基本职责是对这些数字资源的管理、组织和传播。

2.2 机构知识库的特点

2.2.1 特定性。机构知识库是由特定机构建立的，机构库收录的内容主要是该机构产生的学术资源、科研成果等，因此具有一定的特定性。

2.2.2 开放性、互操作性。机构知识库是开放获取的一种实践模式，在此信息资源能够自由、无障碍的流动。为使外部用户能够利用机构知识库的信息，机构知识库系统必须支持、遵循互操作性协议，以便于第三方的搜索引擎。

2.2.3 永久性、累积性。被机构知识库收录的信息资料将以数字形式长期保存，无论机构知识库收录范围与标准如何制定，每条数据(资料)一旦提交后，都规定不能撤消；另外机构知识库的累积性也表现在软件系统结构的扩充性[3]。

2.2.4 动态性与数字化。提交者随时修改、更新所提交的信息，使机构知识库体现出明显的动态性。机构知识库中的所有资源都是以数字化的形式存储的。

3.国内外机构知识库发展状况

2001年，俄亥俄州立大学的高级行政馆员和该校图书馆馆长提出并着手建立俄亥俄州立大学知识库，以保存该校师生员工的数字知识资源，这就是机构库的雏形。2002年11月，麻省理工学院(MIT)和惠普公司合作推出Dspace，拉开了全球范围内大规模建设机构库的序幕，而Dspace源代码的开放则在很大程度上推动了机构知识库的发展和利用。2007年以来机构知识库在全球范围内进入快速发展的阶段。

我国关于机构知识库的思想最早出现在2003年《略论机构知识管理对图书情报机构的意义》这篇文章，2004年吴建中在《图书馆VS机构库—图书馆战略发展的再思考》中第一次介绍机构知识库。实践方面，2004年建成的香港中文大学学术文库是我国第一个真正意义上的机构库。2005年7月，北京大学等50多所大学图书馆的馆长在武汉大学讨论并通过了《图书馆合作与信息资源共享武汉宣言》，提议“建立一批特色学术机构库”，拉开了内地机构库建设的序幕。2006年，厦门大学率先建立了厦门大学学术典藏库。目前除了中国科学院、厦门大学、香港理工大学、澳门大学等11所在OpenDOAR上有所统计的高校之外，清华大学、北京大学、中国人民大学、中国农业大学等高校也已经进行了机构知识库的建设。台湾地区机构库建设的起步时间与内地大致相同，但发展更为迅速。

截至2012年2月16日，在The Directory of Open Access Repositories(OpenDOAR)登记的知识库有2171个(其中机构知识库1781个)［4］，在2171个知识库中，美国408个，英国208个，德国153个，日本136个，中国91个(中国大陆27个，香港5个，澳门1个，台湾58个)。在中国大陆的27个中，大学仅2个。在Registry of Open Access Repositories(ROAR)登记的知识库有2700个(其中机构知识库1709个），在2700个机构知识库中，中国有140个，其中大陆、香港、澳门78个，台湾62个[5］。

机构知识库的支撑技术上，常用的建库软件有Dspace，Eprints。在OpenDOAR登记的2171个知识库中，有846个使用Dspace，333个使用Eprints；在ROAR登记的2700个知识库中，有1081个使用Dspace，431个使用Eprints。

4.高校构建机构知识库的重要意义

4.1 实现了信息资源的长期保存和管理

收集和保存信息资源是每个图书馆的基本功能。高校作为学术研究基地，每年都有很大宝贵的学术资源，随着科研工作的不断开展，原生数字信息资源也将越来越多，而这些资源大都保存在个人或部门的电脑中，随着时间的流逝大量的信息资源也将丢失或老化。因此，需要为这些资源提供一个长期保存的安全场所，以避免风险的发生。再者，把分散的信息资源加工整理后集中存储、统一管理也为以后用户方便快捷地利用奠定基础。

4.2 促进了学术交流和信息资源的共享

机构知识库作为一个高效的资源存储、管理与学术交流的平台，实现了资源的高度开放与共享，机构内外的用户通过网络可以毫无障碍的提交、获取和使用信息资源，促进了学术交流。通过机构知识库，作者的成果可以得到迅速、广泛的传播，减少了出版的时滞。同时，由于网络的免费获取，大大提高了其可见度和被引率，最大限度地推动了科研成果的传播、交流和共享。

4.3 促进了科学研究，提高了机构的声望

机构知识库作为一个组织、管理、存储本校学术信息资源的学术知识库，为系统、完整地保存机构产生的知识产品提供了场所，更加连续、系统、全面地反映了高校的科研成果，是展示本校学术水平的重要窗口。通过不断向外界展示推广本校的教学科研成果，从而提升学校的教学科研水平，增加学校的可见度和声望，建立或提升高校在某个学科领域的领导地位。[6]

5.高校机构知识库建设中存在的问题

5.1 开放存取理念在还未深入人心

一项对中国科学院科研人员的调查表明，90%以上的科研人员不知道“开放存取”是什么[7]。由于机构知识库在国内刚刚起步，开放存取理念在还未深入人心，大部分用户对此都比较陌生，还不知道其价值所在，因此要说服他们使用机构知识库并主动提交共享自己的学术资源和研究成果还存在一定的困难。

5.2 缺乏相关政策支持

开放存取作为一种新生事物，政府还没有出台相关的政策来指导、支持开放获取和机构知识库的部署、发展。缺乏实施开放存取、建设机构知识库的政策指导，机构知识库的未来发展肯定会受到影响。由于无法可依、无章可循，机构知识库建设的规范性和系统性也势必会受到影响。

5.3 资金短缺

机构知识库建设是一项需要投入大量人力、物力、财力的工程。要使机构知识库长期存在并发展壮大，就必须有足够的资金作基础。高校图书馆机构知识库建立的经费基本上都来自国家和机构的投资，由于在使用过程中不收取任何费用，因此经常会存在资金不足的问题。对我国高校而言，资金可以说是机构知识库建设的关键问题。

5.4 质量问题

机构知识库由于其开放性，用户可以任意上传或下载，论文质量无法得到有效控制，如果不是所有的资源都具有高质量，那么开放获取模式所具有的快速与免费的优势，其价值是不大的。

6.高校机构知识库发展的策略

6.1 加大积极宣传力度，提高服务水平

在国内机构知识库是一个新生物，用户对开放存取不是很了解，因此必须通过各种渠道宣传机构知识库建设的重要性，介绍和推广机构知识库，提高机构和学者对机构知识库的认识。当然服务水平对机构知识库的发展也起到一定的作用，只有在基础服务的基础上开发增值服务，变被动为主动，以用户需求为出发点，向用户提供知识服务、定题服务等个性化服务才能不断满足用户的需求。在此基础上积极引导科研人员利用机构知识库的资源，鼓励他们将自己的研究成果在机构知识库中存档。同时让用户了解机构库的发展，了解个人成果的利用率，激起他们对机构知识库参与的热情。

6.2 取得相关政策支持

政策的支持是机构知识库发展的首要问题。高校机构知识库是一个可持续发展的系统工程，一方面要取得校领导及相关职能部门的理解和支持，通过行政手段要求师生或科研人员将他们的论文、研究成果等提交到机构知识库中；另一方面，制定激励政策或提供有吸引力的服务(如学术认可等)，劝师生或科研人员主动将有价值的作品提交到机构知识库中。

6.3 拓宽经费来源

构建机构知识库不是一朝一夕的事，虽然前期成本不高，但维护却是一项长期需要庞大人力、物力、财力的工作。目前高校机构知识库建设的经费主要来源于政府。因此，应当向上级部门阐明构建机构知识库的重要性，以得到支持并申请专项经费以保证其正常运转。另外，由于图书馆是社会性的公益事业，高校可通过建立高校图书馆基金会的方式，接受基金的捐赠来筹集资金[9]。其次，高校图书馆也可利用网络为企业产品做广告，收取商业广告费来支持机构知识库的运行。

6.4 加强质量控制

质量是机构知识库发展的瓶颈，所以高校图书馆在构建知识库的过程中一定要严把质量关，保证每一篇论文的质量，只有建立在高质量的基础上，才能体现机构知识库的优势。主要包括新增内容质量管理和原有内容更新和有效期管理。

6.4.1 新增内容质量管理

确定合适的质量控制人员，主要是图书馆内具有相应学科背景的馆员，确保输入机构知识库的内容的正确性和有效性。关于预印本的质量问题，可以根据需要有选择地建立同行评审制度，可适当考虑由相关专业的科研工作者充当义务审稿人。

6.4.2 内容更新和有效期管理

这是一个容易被忽视的问题，知识存在时效性，一些知识库的内容，过了一定的时期，就成了失效信息，对科研无益。要根据具体情况确定某些知识内容的有效期，现有的机构知识库系统都具有提示功能，到期后系统会自动发送过期提示，再进行删除。同时，要鼓励并要求内容的原作者在产生新的知识或者原有知识发生变更后，主动更新知识库的内容；另一方面知识库管理人员也要随时关注相关科研动态，及时提醒原作者对其内容进行更新[10]。

[1]李大玲.学术机构知识库构建模式研究[M].上海：上海交通大学出版社,2009：45.

[2]Lynch,C.A.Institutional Repositories：Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age,ARL Bimonthly Report,no.226(Feb ruary2003)：1-7.

[3]Crow,R.The Case for Institutional Repositories：a SPARC Position Paper.[2005-7-15]http：//www.arl.org/sparc/IR/ir.html.

[4]Open DOAR.Open Access Repository Types-Worldwide[EB/OL].[2012-02-16]http：//www.opendoar.org/f ind.php.

[5]Registry of Open Access Repositories(ROAR)[EB/OL].[2012-02-16]http：//www.roar.eprints.org/.

[6]魏彬.高校图书馆中的机构知识库研究[D].2007：5.

[7]李麟.我国科研人员对科技信息开放获取的态度[J].图书情报工作,2006,5(7)：35.

[8]蔺梦华.基于OA的开放仓储库[J].情报资料工作,2005(6)：63.

[9]张为民,亢成业.拓宽高校图书馆经费渠道的探讨[J].山西农业大学学报,2001,21(4)：419-420.

[10]王香莲.高校图书馆构建机构知识库的问题及对策分析[J].台州学院学报,2008(2)：81.

[11]李乃冰.机构库发展与图书馆应用策略研究[J].图书馆工作与研究,2008(11)：68.