试论软件项目的沟通管理

于建军

(江苏科大汇峰科技有限公司，江苏 镇江 212003）

1.引言

沟通管理是项目管理中的一个重要环节，做好各个方面的沟通是项目经理必备的能力之一。本项目是某市房管局以实现房管工作规范化、数字化、网络化和信息化为目标，以建设“数字房管”，切实打造“网上房产”为目的，在市委市政府的大力支持下，开发商品房销售合同网上备案系统，为房产管理工作“实践先进性、服务新跨越”搭建信息平台。

该系统主要包括8个模块：登陆系统、开发企业信息、企业开发项目、销售项目、房源管理、合同管理、用户管理、消息管理。系统采用B/S开发模式，JAVA作为前台开发工具，后台数据采用Qracle大型数据库。运用该系统，可以获得用于房地产市场分析和需求预测的基本基础数据，为上级分析决策提供可靠的数据支持；对房源信息实行三审进网，从源头上就遏制了商品房重复销售，面积缺斤短两、合同不规范等扰乱市场秩序，加大了市场监管力度；通过开通房地产业信息网，市民免费登陆查询，网站从系统自动获取房源相关信息，提升服务质量；从开发企业项目申请、房管部门核准、房源信息录入到合同签定均从网上实现。

本人在项目实施期间非常重视项目的沟通管理，结合公司的战略，通过灵活运用多种沟通方式，直接与项目干系人进行沟通。下面总结了项目沟通管理主要采取的一些策略。

2.理清项目干系人，建立清晰的沟通管理计划

项目开始之前，结合销售部门的信息，梳理整个项目的干系人，主要包括项目需求方、项目开发团队本身、公司高层领导、有关职能经理等。根据项目干系人在项目中的不同影响，制定项目沟通计划。项目沟通计划的作用非常重要，但是常常被忽视，经常出现的问题是项目经理凭自己的经验进行口头沟通，随意性很强，造成的结果是不能完全反应各个干系人对项目的要求，会造成返工现象。因此，在项目计划阶段就要制定严格的沟通计划。

3.保持沟通渠道畅通，灵活运用多种沟通方式，直接与项目组成员沟通

迅速、通畅的沟通渠道可以使管理沟通有更快的速度、更大的信息容量、更宽的覆盖面积、更高的准确性和成功率。因此，结合项目组的实际情况设计了一套正式沟通和非正式沟通、传统沟通和现代沟通相结合的沟通渠道。在项目实施过程中采用的沟通的方式有：电话沟通、电子邮件沟通、书面联系单、各职能经理定期会议等方式。

在项目的实施期间，定期和项目成员进行一些非正式的活动，与他们进行一些随意的交谈，了解他们的需求，并探讨他们在工作中遇到的问题，征集一些观点和看法。每周进行一次进度评审，在每个里程碑，举行一次正式的小组会议，对之前的工作情况确认和总结。

平时，也通过电子邮件进行沟通，要求项目组成员大胆地反映实际问题，积极参与项目的决策与管理，多提建议和意见。为了激励成员的热情，凡是被采纳的建议，给予鼓励，提出带有普遍性问题的邮件，及时给予答复。对特别重要的问题或者决定，都会采取传统的沟通方式—书面方式，让项目组成员能感觉到压力。

4.发挥良好的沟通技能，善于运用倾听和反馈

要做好沟通管理，首先，自身要学会“倾听”，倾听会使沟通变得全面和深入。积极的倾听不仅要用耳，而且要用心。有效的倾听不仅能帮助接收者理解字面意思，更能体会对方的情感。其次，在表达自己的意见时，要抓住中心思想，措词要清晰、明确，还要注意情感上的细微差别，力求准确，使对方能有效接收所传递的信息。最后，需要注意“角色转换”，就是要多站在对方的角度上思考和分析，肯定对方的长处，善于聆听各方面的看法和意见，以便更好地理解对方。

5.召开高效的项目会议

项目会议是项目经理沟通项目信息，跟踪项目进展，制定项目计划，形成项目决策，解决项目冲突，确保项目按计划顺利进行的有效手段。在本项目中，启动阶段召开了项目启动动员大会，由主要项目干系人参与，主要目的是为了统一思想，明确目标。每周举行一次项目例会，由项目组成员全体参与，主要是检查项目计划的完成情况，发现偏差，并制定和落实纠偏措施。每个工作结点会举行一次项目评审会议，主要目的是总结上阶段工作，布置下阶段任务。在该项目结束后，召开项目总结大会，公司高层领导、各部门经理、项目组全体成员都参加，主要目的是为了总结经验，检讨过失。项目运行一段时间后，召开后评价会议，由邀请的专家参与，主要是学习和反馈，对项目进行总结。每次开会之前，都确定了会议的日程、议题、参与人、地点等，并提前通知与会者。同时控制会议的规模。仅邀请必需人员参加，并要求按时开会，按时结束，制定防止开会迟到、早退的制度。

6.建立沟通反馈机制

完整的沟通管理必然具备完善的反馈机制。这种反馈要求是双向的，下级经常给上级提供信息，同时接受上级的查询。上级也要经常向下级提供信息，同时对下级提供的信息进行反馈，从而形成一种信息环流。在一般沟通中，反馈也许是可有可无的，但在项目管理沟通中，反馈不可或缺。因为通过反馈，一方面可以提高针对性，减少信息提供者的盲目性；另一方面可以加强信息发送者和接收者之间的心理沟通，让项目组成员意识到项目经理乐于倾听他们的意见，他们所做的一切都在被关注，从而增强项目经理和成员之间的理解、相互尊重和感情交流。

通过项目组成员的齐心协力，项目顺利交付，系统运行正常，客户对项目的满意度较高。经过总结，觉得在沟通管理方面还是有欠缺的地方，项目组成员常常因为技术问题而争论，当发生冲突，在解决冲突方向时，仍有处理不好的地方。在今后的项目管理中，争取扬长避短，更好地完成项目管理工作。

[1]汪樱灿.论项目的沟通管理[J].电脑知识与技术，2009，5(14).

[2]丁琼，浅谈软件项目的沟通管理[J].电脑知识与技术，2009，(18).