浅析印章档案的管理现状与对策

陈正娇

（文山学院 办公室，云南 文山 663000）

浅析印章档案的管理现状与对策

陈正娇

（文山学院 办公室，云南 文山 663000）

印章档案管理是档案管理工作中不可缺少的组成部分，然而在现实的档案管理工作中却并未得到很好的重视。通过对我国目前印章档案管理的现状，尤其是其中存在的诸多问题进行探讨，并针对印章管理工作中存在的诸多不足，提出印章档案管理的基本方法。

印章档案；档案；档案管理

我国古代最早的印章始于商代，距今已有3000年的历史。［1］印章自被著入史册，就开始发挥其应有的作用。到了秦朝，皇帝御用的玉玺，由专职官员符玺郎掌管。［1］由此可见，印章档案自古就已作为档案的重要组成部分，理所当然的也应该成为档案管理工作的一个重要环节。然而由于印章档案本身的特殊性，再加上没有统一的印章档案管理标准，在现实管理工作中往往得不到人们的重视，很多印章档案都没有得到很好的保管和利用。20世纪90年代以来，随着网络化进程的不断加快，以及电子印信的出现,这些无疑又对传统的印章档案的保管和利用形成了巨大的挑战。本文试从印章档案的特点、作用及现状进行研究分析，从而得出一些印章档案日常管理的基本方法。

一、印章档案的特点及其作用

（一）印章档案的特点

到目前为止，印章档案一直没有一个比较权威的定义，很多人甚至把印章档案的定义和实物档案的定义混淆起来。

《云南省印章档案管理办法（暂行）》第二条规定：印章档案是指国家机构、社会组织及公民在政治、经济、文化等活动中形成的、已经停止使用的、对国家和社会有保存价值的，经过一定程序归档的印章和印鉴。

根据印章档案自身的特性以及档案界对印章档案的研究成果，印章档案大致可以定义为：印章档案是指国家机关、社会组织和个人在政治、经济、军事、科技和文化领域形成的，用专门的载体材料，按照一定的规格和艺术风格制作的，以文字、符号、图形来传递信息的，具有参考凭证作用和艺术价值，按一定的归档制度集中统一保管的一种专门档案。

从印章档案的定义，我们可以看出印章档案就其来源、载体、制作方式以及外表表现形式都有别于一般的纸质档案和声像档案，有着自己的特殊性。这种特殊性大致有以下几点：

1．形成方式的特殊性

印章档案是对社会上的印章和印鉴按照一定的归档制度统一保管的一种专门档案。印章档案形成方式的特殊性主要是由印章形成方式的特殊性所决定的。社会上的印章和印鉴来源非常广泛，但其中使用印章和印鉴最多的要属国家机关。一般来说，制作机关印章时，首先需要向上级主管机关申请，得到上级主管机关的批准后，由其行文让专门制作印章的机构制作，再下发到各个机构。印章由于机构变迁、制作规格改变等原因停止使用的，由批准或制发机关归档处理，再把其中具有参考凭证作用的、能反映机关主要职能及基本历史面貌的、具有较高艺术鉴赏价值的部分移交到机关档案室，形成了印章档案。印章档案的这种产生和形成方式是它区别于其他档案的最主要的特性之一。

2．载体形式的多样性

印章档案载体形式的多样性主要体现在印章档案制成材料的多样性和印章档案制作形式的多样性上。首先，从印章档案的制成材料看，几乎所有能以立体形式存在的物体都可以作为印章档案的载体。他们大致有金、银、玉、石、木、象牙、犀牛角、兽骨、橡胶及塑料制品等。其次，从印章档案的制作形式上来看，印章的印文、边框等既可以是按照统一的规格制作的，比如政府机关的印章，也可以是根据自己的喜好随意制作，比如私人印章。

3．具有较高的收藏、鉴赏和研究价值

印章档案在研究历史、考证档案和文物研究方面都具有较高的艺术价值。

首先，从研究历史方面来看，一枚印章就是一段历史。［2］一个机构在某个特定的历史阶段履行某一特定的职能只能使用一枚印章，因此这枚印章就成为这个机构这段时期的一个见证，被深深地打上了历史的烙印。

其次，从考证档案方面来看，当今社会生活的方方面面都离不开印章。一般来说，一个机构一定时期内由于特定职能而产生的文件都应加盖有相应时间的印章。档案移交进馆时，档案部门也会对单位的文件严格把关，不论是党委、行政还是基层文件都必须加盖发文机关的公章，对印章加盖不够完整的，一律补盖后再接收进馆。因此，一旦出现各种跟当时文件有关的纠纷时，可以使用当初的文件作为凭证，处理好各种纠纷。

最后，印章档案本身具有很高的文物鉴赏价值。由于印章档案本身在制成材料、雕刻艺术等方面都有别于其他的档案，这就决定了印章档案具有了其他档案所没有的文物鉴赏价值。其一，许多印章档案的制成材料都相当珍贵，比如说古代封建帝王所使用的印章，它不仅雕刻精致，而且制成材料也多是价值不菲的宝玉。其二，许多印章档案的雕刻都非常精致。古代帝王为了突出自己的身份地位，印章都是由专门人员精雕细刻的，可以说是巧夺天工。此外，许多名人用的私印还非常注重印文的个性化，他们往往自行设计并雕刻风格各异且能体现自己个性的印章。这些印章都具有非常高的艺术收藏和鉴赏价值。

（二）印章档案的作用

印章作为一种权力的象征，一种信息传递的工具，有着非常悠久的历史。印章之所以能在历史的舞台上兴盛不衰，跟它本身所具备的特殊的社会功用和蕴涵的丰富的文化价值是分不开的。而印章档案不仅具有印章所具有的很多特性，又在其中融入了档案自身所具有的许多社会作用。具体说来，印章档案大致具有以下几点作用：

1．反映机构变革的状况

一个机构在一定的历史时期行使一定的社会职能的时候只能使用某一固定的印章，这就决定了这枚印章在某种程度上可以反映这个机构在这段特定历史时期内的基本工作职能以及一些主要特性。一枚印章就是一段历史［2］，把这些所有的点滴的历史集中起来，就形成了这个机构的发展和变革史。尤其是对于已经消亡、撤消、解体的机构，要想了解其曾经在历史上扮演的角色，最好的途径就是查阅其所使用过的印章，而与此同时也为编史修志、地名变迁等提供了第一手的资料。

2．反映机构的权利、地位和职能

印章最初始于“封泥”，古人在封存和传递物件时，为防止被人打开或拆动，先用绳子扎住物件，绳子用泥块封住，然后在泥块上盖上印记，这印记就是最初的印章。［3］由此可见，从古代起任何公务文书都必须加盖发文机关的印章，否则视为无效。在现代，印章不仅作为一种权力的象征，还作为一种信用的凭证。根据公文处理规范化要求的规定，各级行政机关、企事业团体在履行自身职责和完成自身任务过程中按照规定体式所形成的具有法律效力的公务文书，必须加盖印章。这些都说明从古至今，印章一直是作为一种权力和地位的象征，这就是它发挥的最大的社会作用，也是它从古至今一直兴盛不衰的最根本的原因。从印章档案我们就可以看到这些机构曾经履行的职责，看到他们曾经在历史上发挥的作用。

3．辨别文件真伪

自古以来印章就代表着某种权力，象征着不可否认的身份，证明着固定的既成事实。［4］时至今日，人们仍然通过印章来进行信息的传递和确认信息发布者的身份。由于印章的制作和使用都有着明确的规定，所以加盖印章的文件所传递的信息也是绝对可靠的。因此，一旦出现真伪不明的文件，只需要将其上的印章与发文机关的印章相对应，便可以辨明真伪。辨明文件的真伪也是印章档案最主要的作用之一。

二、印章档案管理工作的现状

我们必须看到，印章档案管理过程中还存在相当多的问题，如果不引起重视，就必然会使印章档案的寿命受到威胁。在印章档案管理工作中存在以下问题：

（一）对印章档案没有统一的认识

1．从印章档案的归属上来看，自古以来印章档案就没有一个统一的分类，大多数人将它与奖品、奖状、纪念性物品等统称为实物档案，应该得到很好的保管。但是还是有部分学者否认了大多数人的观点，他们认为失效的印章不是真正意义上的档案，因为失效印章既不反映机关当时的历史活动，也不能反映机关当时的管理方法，它只是机关形成公务文书过程中的一个必不可少的重要工具，从这个意义上来说，他们认为保管与否无所谓。持这种观点的人更注重档案馆对印章档案进行保管所能取得的现实效益，他们认为，对失效印章进行管理不仅要耗费巨大的人力、物力和财力，而且还不能收到很好的利用成效，这种消耗和取得的效益是不成正比的，所以在他们的眼中印章档案就成了“鸡肋”。在这种认识的指引下，印章档案所处的地位非常尴尬，印章档案的管理工作自然也就得不到很好的重视，往往是随意收集、随意保管，查找利用起来也非常困难，而且时有丢失、损坏的情况出现。

2．从人们对印章档案的价值的认识上来看，印章档案是人们在政治、经济及其他活动中形成的，已经停止使用的，能够反映当事人的权力和地位的一种信物。印章档案在编史修志和文物收藏、艺术鉴赏等方面都具有不可忽视的作用。但是长期以来，由于印章档案的价值一直没有得到很好的肯定，导致了档案部门一直存在一种重视有文字记载的材料，而轻视如印章档案等实物档案的现象。很多档案管理部门的工作人员甚至对印章档案的概念都没有统一的认识，更不会把印章档案列入日常档案管理的范畴。

（二）印章档案管理工作没有得到很好的落实

受各种因素的影响，印章档案管理工作往往得不到很好的落实。主要表现在以下几个方面：

1．没有把印章档案管理工作列入日常的档案管理工作范畴。

2．机构落实不到位。许多档案管理机构都没有单独开设印章档案管理部门，印章档案和其它档案混同保管。

3．印章档案管理工作人员落实不到位。很多档案机构都没有专门的印章档案管理人员。

4．管理工作人员职责不明确。

三、科学管理印章档案

从印章档案的作用可以看出，对印章档案进行管理并非毫无意义，如果管理得当，不仅可以提高印章档案的利用效率，还可以促进档案馆（室）其他工作的展开。那么，如何才能对印章档案进行科学的管理？

（一）正确认识印章的档案价值

只有正确认识了印章的档案价值，从根本上改变人们对印章档案的看法，才能更好地保管印章档案。档案馆在做馆藏档案对外宣传的同时，必须要详细宣传馆藏印章档案的内容、价值、利用方法等，要让更多的人了解印章档案，也便于档案人员和利用者正确认识印章档案的价值。此外，领导的重视，是做好印章档案管理工作的政治保障。

（二）制定全国统一的印章档案管理规范

印章档案管理随意是印章档案管理工作中比较突出的问题之一，造成这个问题的根本原因就是管理工作缺乏全国统一的规范。尽管很多档案机构都根据自己的实际情况制定了相应的印章档案管理办法，但受规章制度和人员自身经验及能力的限制，制定出来的规章制度的水平参差不齐，印章档案管理工作也很难在全国普遍展开。国家档案局中央档案馆办公室在《印章档案整理规则（征求意见稿）》中作出了关于印章档案的收集必须要齐全完备，停用印章按照“由谁发由谁收缴”的原则，统一交到机关档案室，最后根据一年移交一次的原则移交到档案馆等规定。《云南省印章管理办法（暂行）》中规定，档案馆在收集印章档案的时候，不仅要收集停止使用的印章，还应收集印章的单位成立文书、印章启用批准文书、印章防伪标志及说明等一系列和印章相关的物件。但在实际工作中，由于没有统一的规范，人们认识各异，造成了巨大的损失和浪费。这也就要求档案主管部门要根据实际情况，尽快制定出实用性强，具有行业标准性质的印章档案管理规则。从印章档案的概念、内涵、归档范围以及具体操作办法等方面作一个细致的参考标准。只有统一的管理规范，才能从根本上将印章档案管理纳入科学管理的轨道。

（三）从技术层面上加强印章档案的管理

1．印章档案的收集整理

印章档案的一切工作都是围绕印章档案的利用而展开的，而整理工作开展的程度将会直接影响到印章档案的利用水平。只有完整系统地收集，才能更好地反映这个机构或这个地方变更或变迁的历史全貌，从而具有更高的史料价值。一般来说，印章档案如果一概的全部接受进馆，势必会加大档案的整理、鉴定、保管等工作量，而且也会浪费巨大的人力、物力、财力。反之，要是根据征集人个人意愿，随意地对要接收进馆的印章档案进行取舍，又势必会造成有些珍贵的、重要的印章档案无法及时完整地进入档案馆，而造成更大的损失。所以档案管理人员要根据有关法律法规，同时站在历史的高度，有选择性地收集印章档案。

档案馆所收集回来的印章档案都是紊乱的，毫无规律的，并且历史跨度比较大，数量也比较多，故必须先对收集回来的印章档案进行分类。印章档案的分类可以采取按历史阶段分类，也可以按照机构沿革的情况，一个机构一个全宗。为了便于检索和利用，很多档案馆都采取“时间—机构沿革或变迁—隶属关系”这种分类方法。此外，还应统一填写“印章档案登记表”，编写“印章档案目录”，印文不论采用何种字体雕刻，必须使用规范字体标识。登记完毕后，还应将目录装订成册，以便以后的检索和利用。

2．印章档案的保管

印章档案的保管工作直接影响着印章档案的使用寿命，必须引起重视。各个档案馆（室）都应建立自己专门的印章档案保管制度。由于印章档案的载体材料丰富，制成形状各异，因此不能和其他档案混放在一起。印章档案在入库管理的时候，必须装入特有的档案装具，并且由专人负责保管。

《云南省印章档案管理办法（暂行）》规定：印章档案的保管环境温度为14℃～24℃，相对湿度为45%～60%，注意做好防光、防虫、防霉、防火及防盗等工作，确保印章档案的完整与安全。一般来说，库房温湿度的变化不宜太大。有条件的档案管理部门应在库房内安装空气调节机和除湿设备，以控制库房内的温湿度，最大限度地延长印章档案的寿命。

3．印章档案的检索和利用

伴随着信息化的不断发展，数字化档案馆也在全国普及开来，可要真正做到数字化，作为档案重要组成部分的印章档案也必然要做到数字化。但是，在现实的档案数字化工作中，印章档案往往被人们忽视。这使印章档案的检索工作变得繁琐。现实中由于受各种因素的制约，人们对印章档案的利用，往往都是直接使用其原始档案，这种利用方式将会严重影响印章档案的寿命。

综上所述，印章档案是我国档案馆馆藏的重要组成部分，具有历史价值和现实价值。但印章档案的管理工作却一直没有很好地开展，使其价值没有充分展现。因此，各个档案管理机构必须引起高度重视，针对印章档案管理工作中存在的主要问题，提出符合本单位实际的切实可行的解决办法。

［1]杨兴茂，向全福. 印章档案综述（一）［J］.档案，1996（6）：20-25.

［2]封小平.从印章档案看机构变迁［J］.浙江档案，2002（6）：24-25.

［3]黄剑华.我国古代的印章［J］.四川文物，1997（2）：17-21.

［4]唐跃进，胡雨.电子印章与传统印章的比较研究［J］.档案学通讯，2006（1）：62-64.

On Current Situation of the Seal Archives Administration and Countermeasure

CHEN Zheng–jiao
(Of fi ce of Administration, Wenshan University, Wenshan 663000, China)

Seal archives administration is the indispensable part of the archives administration work, but it is not taken seriously in real archives administration work. The paper discusses and investigates the current situation, especially a lot of problems of our country’s seal archives administration, and the fundamental method is given to deal with the insuf fi cient parts of the seal archives administration work.

Seal archives; archives; archives administration

G275

：A

：1674-9200（2013）05-0113-04

（责任编辑 杨永福）

2013-04-10

陈正娇（1982-），女，云南宣威人，文山学院办公室馆员，主要从事档案学研究。