ILASIII系统处理超期罚款中存在的问题与对策研究

2013-02-26阳小琼

大众科技 2013年10期

阳小琼

(桂林电子科技大学大学图书馆，广西桂林 541004)

LASIII系统是ILASII系统的升级产品，它是在原系统的基础上进行技术改进和开发，并同时增加一系列新的功能后形成的数字化产品。ILASIII在功能上不仅保留了ILASII系统的全部功能，而且引入与其他系统相配合的功能，使系统的科学性、完整性、实用性更加突出[1]。我校图书馆为了提高图书馆的服务水平，引进无线射频识别技术(RFID)。为了与 RFID技术相互兼容，我馆于 2013年 4月更新升级ILASIII系统，但在系统升级的过程，笔者发现该系统还是有不尽如人意的地方，在实际操作中，发现在使用 ILASIII系统处理超期罚款的过程中，出现了一些系统问题，并针对这些出现的问题进行了初步的探讨。

1 ILASIII系统处理超期罚款存在的问题

长期以来，超期罚款制度作为一项管理手段，在国内图书馆界普遍采用，我校图书馆也不例外[2]。它是为了在图书管理过程中对少数不遵守图书馆规章制度的读者实行的一种经济惩罚性措施，其目的为了保证读者不仅享有文献资源的公平性，增强读者的责任心，而且使图书更好地为广大读者所利用，提高图书的流通率。

最近，我馆刚升级 ILASIII，进行系统测试后，使用ILASIII系统处理超期罚款时发生如下问题：雷晓旺同学在交纳借阅书刊逾期罚款的过程中，系统显示信息与实际交纳的金额不一致。该同学实际需要交纳逾期罚款28.3元，工作人员点击收现金28.3元，而系统显示该生的余额仍然没有消掉，仍是28.3元。当时，该工作人员没有意识到系统会发生问题，又重新多次点击，希望能将该同学的逾期罚款消掉。过后进入流通财经统计界面查询，显示该工作人员刚刚已收欠款47.1元，实收金额与系统收的金额不一致。这样的问题笔者也亲身经历过，实收是14元，而系统收是19.7元。这些问题的发生，给工作人员提出了新的课题。

面对这种情况，工作人员需查清原因，才能找到问题症结。首先点击“流通管理——系统维护——流通日志查询查找”，进入“日志查询——流通分系统”后进行参数设置。开始设置“日期范围”为“2013年6月9日”、操作类型为“3921交过期欠款”、然后输入读者证号“09002104162”再点击“检索”出现图1所示信息的界面。

图1 系统收费明细

为了方便对这些数据进行分析，我们需要将这些数据输出，然后再导入到Excel表格中进入排序统计分析。我们先点击“输出按钮”，在弹出的窗口中点击“全部选定”确定输出项目，然后再点击“文本输出”进行保存。便于对这些数据进行分析，我们将该数据导入Excel，排序后得到表1所示结果。

表1 分析结果

从表1统计的结果看，合计：实收金额为28.3元，但系统显示收费金额为47.1元，系统上显示比实际多收了18.8元。为什么系统出现比实际多收18.8元？

从表1统计数字可以看出：事务号1017322实收0.5元，而系统显示收了4次0.5元，多收了3遍；事务号1039655实收0.6元而系统显示收了4次0.6元，多收了3遍；事务号1057127实收1.7元，而系统显示收了4次1.7元，多收了3遍；事务号1104898实收1.4元，而系统显示收了4次1.4元，多收了3遍；事务号1104899实收1.4元，而系统显示收了4次1.4元，多收了3遍。事务号1145198实收0.2元，而系统显示收了3次0.2元，多收了2遍；事务号1145203实收0.2元，而系统显示收了3次0.2元，多收了2遍；事务号1145328实收0.2元，而系统显示收了3次0.2元，多收了2遍；事务号1145329实收0.2元，而系统显示收了2次0.2元，多收了1遍；事务号1145330实收0.2元，而系统显示收了2次0.2元，多收了1遍；事务号1145331实收0.2元，而系统显示收了2次0.2元，多收了1遍；事务号1145332实收0.2元，而系统显示收了2次0.2元，多收了1遍。而事务号 1234460、1280075、1293728、1235427、1278540、1293727、1325426、1332826的系统显示收费金额与实际收到的金额是一致的。在以上的数据可以看出：有些事务号重复多收了3次，有些事务号重复多收了2次，有些事务号重复多收了1次，把重复收费的金额统计正好为18.8元。

2 ILASIII系统处理罚款存在问题的原因及对策

2.1 原因

我校图书馆自 1995年引进 ILASII系统以来，经过 18年的实践运行，系统功能不断完善，数据模式标准、性能稳定、运用灵活[3]，在日常的图书馆工作出现的差错较少。为什么刚使用ILASIII系统交罚款就出现了种种问题。笔者认为系统存在问题的原因主要有以下三个方面：① 由于本馆ILASIII系统刚刚升级不久，系统运行稳定性不好，系统在工作过程中发出错误的指令在所难免；② 与当时网络速度太慢而导致系统反应慢有关，很容易使系统卡机；③ 工作人员在操作的过程因为网络太慢，重复点击，造成系统重复收费。

2.2 对策

将出现的系统问题及时向供应商反馈，要他们从源头上解决系统出现的问题。在系统问题无法得到及时解决的情况下，我们要及时查找并进行数据统计，将系统误收部分的数据进行手工删除。具体操作如下：将显示重复收费的记录号统计出来，并统计出其重复收费的次数，然后点击“流通管理—系统维护—流通财经事务库维护。”进入流通财经事务库窗口，输入重复收费的事务记录号，检索出相关信息并仔细进行核对，然后点击“删除”按钮，将系统多收的费用进行删除即可。

工作人员在使用ILASIII系统过程中需要不断学习、摸索并积累经验。遇到问题要仔细分析，并将出现的问题及时反馈给技术部门负责人，部门负责人与开发方协商沟通解决问题。只有在不断完善系统的配置，才能使升级后的ILASIII系统更加符合图书馆工作规律，减少因系统的原因而影响图书馆日常的服务工作。工作人员在收取罚款的过程中要仔细核对界面数据，尤其是当电脑反应慢时，应特别注意查看界面欠款是否为零，不为零时不要重新点击，否则系统很容易造成重复收费。加强业务学习，熟练掌握ILASIII系统各个模块的使用功能，出现问题应该知道从哪个界面进入，不断提升自己解决问题的能力。