优化人事代理人员档案管理的探索

李玉琴

人事代理制度已实行数年，按规定人事代理人员的人事档案应由人事代理机构统一管理，各单位应将人事代理人员在本单位工作期间产生的档案材料及时传递至人事代理机构，后者将材料归至人事代理人员个人档案。各单位和个人要了解人事代理人员的档案信息，如工资、福利、保险、培训、晋升、考核、政审等情况时，需携带单位介绍信，到人事代理机构办理查借阅手续，调档查看。如此，不但手续繁琐，耗时耗力，还大大增加了工作量。如何创新模式，优化人事代理人员档案管理，及时充实人事代理人员档案、方便快捷利用人事代理人员档案，成为档案管理的当务之急。

1 树立服务宗旨 完善服务功能

1.1 实行远程人事档案信息查询 为避免人事代理追求形式、赶潮流，或仅仅局限于初始的学籍档案管理，人事代理机构要在信息通讯和计算机网络的技术支持下，建立相应的人员信息网站和相应的信息链接，实行远程人事档案信息查询。用人单位可借助网络平台，查阅本单位所属人事代理人员的电子档案，了解社会保险的缴纳、学历、职称、履历等信息，切实解决代理人员“人档分离”的问题。

1.2 变 “守摊式”服务为开发式服务 树立人事档案利用的“受众”意识，根据人事代理工作、代理单位的要求和社会生活其它领域的信息要求，进行人员信息的加工整理，提供专题信息、咨询意见、政策建议。建立内部局域网，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对单位、部门和个人开放[1]，建立公开、透明的人事档案管理机制。加强档案信息的开发利用，不断扩大服务范围，深化服务内容，拓展利用渠道。

1.3 实现人事档案的共建共享 人事档案不仅为单位、组织服务,还要为广大社会公众生活和公民参与社会经济、政治、文化活动提供保障和创造条件。人事档案管理要坚持“以人为本”,储存、开发和利用人事档案信息,既要尊重档案主体的隐私权又要维护其知情权。实现人事档案的共建共享，拓展人事档案服务职能。正确处理保密与利用的关系，在确保档案安全的基础上，提高其利用率。

2 优化信息资源 完善制度管理

2.1 提高人事信息管理的科学性、时效性 人事档案是整个人事代理服务工作的依据和基础，人事档案材料的收集是人事档案工作的重点和难点，是人事档案利用的起点和重要基础。建立高效、集成的电子文件数据收集交换系统，不断优化档案信息资源，为归档材料进行实时在线归档以及进档后的数据迁移、数据处理。人事代理机构要进一步提高工作效率，准确、及时地传输人事信息，建立、完善综合数据库，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，提高人事信息管理的科学性、时效性。

2.2 保证人事信息的权威性、及时性、准确性和真实性 为准确地评价一个人，及时反映个人的真实情况，要重视研究人事档案用户的多方位需求，除收集考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等常规材料外，尽力收集能反映人事代理人员业务能力、科研、教学、行风、信用等富有个性特征、有科学的定性描述和定量分析的个性化材料。加强档案材料的鉴定，完善审核制度，保证人事档案的权威性、及时性、准确性和真实性。档案整理的清晰化、有序化，可为快速、准确、及时利用档案提供保障。

2.3 采用先进的数字技术来存储人事档案信息 充分利用现代科技，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；通过相应的技术处理，将文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现人事档案纸质与数据格式并存。充分利用新媒体来实现人事档案信息存在形态与传播形式的创新，提供优质高效的人事档案信息服务，确保方便快捷准确地利用人事档案信息。

3 几点体会

3.1 建立人事档案管理监督机制 我国档案服务政策体系的内容框架尚未形成，现有政策整体上“管理性”十分强势，“服务性”却相对弱势，应尽快建立和完善档案利用服务政策体系，明确人事档案管理的责任、义务、服务对象、方式与内容，制定开放范围和程序，同时要制定、完善有关奖惩制度和量化考核指标。不断优化人事代理人员的档案管理程序，引导合理、高效、准确地利用档案。做到有章可循、有法可依，科学合理规范双方工作流程和操作程序，建立高效灵敏的信息反馈和检索系统，使人事档案代理工作步入科学、有序的发展轨道，

3.2 积极借鉴国外人事档案管理的先进经验 随着社会的进步，人事工作越来越民主、公开、透明，我们应当适度、有效地借鉴人事档案管理的先进经验。改变传统的封闭、单一的管理模式，树立人事档案管理的服务宗旨，完善人事档案管理的服务功能，提高人事代理人员档案管理水平。为单位、组织部门或个人提供快速、便捷的利用方式，以便其及时、准确地利用人事代理人员档案。

3.3 加大宣传力度 通过各种媒体，广泛深入地宣传，让大众充分了解档案服务的功能，了解人事档案的内容和用途，了解利用档案的法律法规及程序，消除人事档案的神秘感。强化利用档案意识，不断提高人事档案工作的社会认知度，增强公众人事档案信息的接受和利用能力，消除利用档案的障碍，从而更方便、快捷、更多地利用档案。

1 张慧敏.人事档案信息资源开发策略探析[J].黑龙江档案，2010，2：31.