农业科技档案管理刍议

刘 莺

（甘肃省天水市农业科学研究所， 甘肃 天水 741001）

档案是人类社会发展的必然产物，古人所谓“观今宜鉴古”、“温故而知新”就诠释了档案的重要性。农业科学技术档案（以下简称“农业科技档案”）是科技档案的一个重要组成部分，是农业生产科研、农业生产技术、农业科技活动的直接记录，是指农、林、牧、副、渔、水利、电力、气象、环保、土地等涉农行业在生产活动、经济活动和科研活动中直接形成的应归档保存的，具有查考价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录［1］。它记载和反映了农业科学技术活动的全部过程和具体成果，是储备农业科技信息和科技知识的主要载体，是重要的信息资源和知识宝库。因此，农业科技档案管理工作，对于促进知识创新和农业科技发展具有重要意义和深远的影响。

1 存在的问题

1.1 重视不够

农业科技档案工作没有受到足够的重视和关注，这与我国农业大国的地位以及农业科技档案庞大的服务群体极不相称。各级政府部门并没有将农业科技档案的归档和使用当成一项重点工作，也缺乏对农业科技档案管理进行统筹协调以及统一管理的部门，更未设立农业科技档案使用和开发的具体制度。因此，农业科技档案的管理远未形成规范化、系统化的管理制度。另外，对农业科技档案的重要性缺乏有效的宣传，传统的档案工作未将农业科技档案作为档案管理的重点内容，这也是目前农业科技档案工作难以发挥实效的根源。

1.2 管理体制落后

目前农业科技管理体制还相对落后，管理方式单一。首先，管理和检索手续落后。很多单位的农业科技档案保管条件简陋，检索还停留在纸质卡片上，这样古老的检索方式已经远不适应现代农业科技档案发展的需求。其次，尚未形成完备的农业科技档案管理制度。目前，还没有制定相关农业科技档案管理办法，因此，农业科技档案的归档制度、使用制度都不统一，甚至有很多地方的农业科技档案完全处于混乱无序状态。农业科技档案的非规范化现象使农业科技档案的使用率大打折扣，也影响了农业科技档案事业的有序发展。最后，目前尚未形成农业科技档案使用的县、乡、村三级网络。这在客观上使农业科技档案作用的发挥受到了限制。

1.3 利用率不高

首先，农业档案的收藏量有限。很多农业科技档案人员对农业科技信息的归档意识十分淡漠，在完成一个农业科研项目后就丢失了原始的数据，客观上也导致了农业科技档案的收藏量十分有限。其次，涉及具体科研项目的科技信息和重大突破性科技成果的材料未完全归档。在农业科技档案的组成中，获奖项目的申报材料比较多，但是真正涉及具体科研项目的科技信息材料却非常有限，一些突破性成果的材料也未归档，这既是农业科技档案的巨大损失，也是对农业科技资源的潜在浪费。最后，在农业科技档案工作中存在着重视收藏而忽视利用的现象。许多农业科技人员缺乏在遇到科技难题时查询农业科技档案的意识，农业科技档案工作部门也存在重视收藏而忽略开发利用的意识。

1.4 档案管理人员综合素质不高

档案管理人员的配置是农业科技档案工作的人力基础，没有高素质的科技档案工作团队，就没有高效的农业科技档案工作。目前，我国的农业科技档案管理人员存在着老龄化和非专业化的倾向，这与农业科技档案工作对人才的需求是不一致的，显然无法满足农业科技档案事业发展的需要，也制约了农业科技档案价值的发挥。

2 建议

2.1 重视农业科技档案工作

只有在思想上高度重视，充分认识到农业科技档案在国民经济和社会发展中的重要作用，才能采取切实的行动关注并完善农业科技档案工作。首先，政府应将农业科技档案工作放在解决“三农”问题的重要位置上。要大力宣传农业科技档案的重要性，使农业科技工作者认识到不仅要出成果，更要将这些成果载入史册，更好地服务于他人，服务于农业生产。其次，农业科技档案工作者更应该高度重视科技档案工作。农业科技档案工作者要牢记自身的光荣使命和神圣职责，不断努力提升专业能力，强化科技档案编研能力，为广大的农业科技工作者提供一流的服务，为农业生产提供最强有力的信息支持。最后，广大的农业科技工作者应该树立归档意识。农业科技工作者要认识到农业科技档案的重大作用，仔细学习国家关于档案方面的法律法规，并及时将相应的科研成果归档，为我国的农业科技档案工作做出自己的贡献。

科技人员的档案意识和支持，是做好农业科技档案管理工作的基础。农业科技档案的收集、整理工作是档案工作的基础和起点。由于农业科技档案形成的特点，大部分材料都分散在科技人员自己手中，因此使广大农业科技人员要树立“无形”资产同“有形”资产同等重要和同等价值的观念和意识，重视对科技档案的收集、整理、归档等一系列的管理，将农业科技档案的管理应纳入科研管理工作中［2］，从而使农业科技档案在农业科研管理工作中形成科学、规范、完整的体系，更好地实现科技档案的价值。

2.2 规范农业科技档案管理

农业科学技术档案作为农业科技工作的重要组成部分、农业科技成果的主要载体，如何最大限度的挖掘档案的潜在价值，充分发挥档案在农业增产和农民增收中的作用，更好地为农业、农民、农村服务，已经成为农业科技档案工作者的新课题和根本任务。

2.2.1 确保农业科技档案得到妥善管理 农业科技档案的妥善管理，主要指归档前科技文档的形成、积累，科技文档的归档整理工作，档案的再利用。做好科技档案的整理工作，应实现农业科研工作与科技档案管理的“四同步”，即下达计划任务与提出科研文档材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科技文档材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科技成果档案同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步［3～4］。

2.2.2 确保农业科技档案完整 按照集中统一管理档案的原则，农业科技档案在系统整理后，应移交到单位档案室集中保管。科研项目在开题之前，项目组要明确专人负责项目的归档工作。在工作过程中随时形成的大量文档材料，按照阶段进行分类保管。在项目结束时，由项目负责人填写“项目结束报告书”，经承担部门负责人或基层单位负责人签署意见，报有关职能部门审查。经批准结束的项目，要将各阶段工作中形成的各项资料，包括项目工作总结、研究报告、论文专著、有关图片、照片、录像、软盘、标本、原始记录、分析资料等，按照科技档案的整理要求进行归档移交。经检查提出是否符合要求的意见，如不符合要求，必须重新整理后再申请移交。未办理归档手续或归档手续不完备者，不予鉴定或申报成果。

2.2.3 规范管理农业科技档案 完备的制度是农业科技档案工作的重要保障，应着力于探索符合当地实际情况的管理制度，使档案工作走上法制化。首先，细化农业科技档案的相关规定，明确归档的要求和程序，明确档案使用的程序和要求。在具体制度的制定上，为了鼓励科技人员及时归档，可以将归档作为农业科技奖项参评和鉴定的前提条件。其次，要着力于改变被动的科技档案工作模式，农业科技档案管理部门不能被动地等待归档，要主动地与广大农业科技工作者联系，指导其将相应的科研成果归档。最后，在档案的介质方面，也要着力创新。要改变过去单一的纸质档案形式。

2.3 提高农业科技档案管理工作者的素质

高素质的农业科技档案团队是农业科技档案工作良性发展的重要基础，没有高素质人力的投入，就必然没有高额的产出。因此，要加强对农业科技档案人才的培养。首先，必须从高校的培养入手，高校档案专业要致力于培养新型档案人才，使这些人才不仅具备档案管理方面的专业知识，还要了解科技信息，且能掌握一定程度的计算机操作技能，并对档案工作的理念和精神有深刻理解。其次，农业科技档案工作者应该不断完善自我，探索工作新思路和新方法，强化档案收集、整理、利用工作。第三，农业科技档案工作者不但要具有一定的档案管理工作经验和农业技术知识，而且还要具有较强的综合分析能力和语言表达书写能力。这就要求档案管理人员平时要勤奋学习，不断拓宽自己的知识领域，多积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识。

2.4 提高农业科技档案利用率

农业科技档案使用率的高低是衡量农业科技档案工作实效的最直接指标，因此，必须在实践中拓展新形式、研究新方法，最大限度地发挥农业科技档案的价值和作用，使农业科技档案的信息资源优势得到最充分的发挥。首先，要及时做好科技档案的编研工作，对科技档案进行细致的分类、整理和记录，然后根据这些编研后的成果与相关的院校和科研部门联系，鼓励其利用这些档案资源研制新成果。其次，农业科技档案工作应该深入农村，要鼓励农村生产一线的农民将自己的生产经验以及留下的第一手资料以书面的形式反映出来并大力普及，鼓励专业的科研人员利用农业科技档案编写科普类文献以惠及农民。最后，要完善农业科技档案的县、乡、村3级网络建设。要立足于县、乡、村3个核心的农业科技档案环节，建立健全县、乡、村3级网络的档案管理体系。另外，要加强农村的网络设施建设，逐步实现农业科技档案的网络化服务，使农业科技档案的检索方式更加简便，利用渠道更加便捷。

2.5 发挥农业科技档案服务“三农”的作用

农业科研院所对于档案科技知识的转化具有人才、成果优势，掌握科学发展的动态信息优势［5］，应强化农村信息服务力度，不断拓宽农业技术档案服务领域是搞好服务工作的发展方向，并进行一些有益的探索和尝试。一是在为“三农”信息服务过程中，把科技档案信息资源服务作为基本的手段，提高农民的科学文化素质。二是档案信息延伸服务。档案服务“三农”是信息服务延伸的一种方式，采取跟踪服务的形式，为“三农”决策提供支撑。三是农业技术档案在农村信息服务中，开展产、供、销一条龙的系列服务。各级档案部门要牢固树立为“三农”服务的思想，牢牢把握农业和农村改革方向，紧扣农业和农村工作的热点、难点和关系农民群众切身利益的问题，找准为“三农”服务的切入点。

2.6 优化农业科技档案服务

强化农业科技档案对农业科研工作的服务，是农业科技档案工作者必须认真思考和研究的问题。不能局限于就档案工作而做档案工作，应随时关注农业科研发展的动态，积极参与科研课题的有关工作，才能全方位了解一个项目研究的全过程，以及实施过程中需借鉴的文献信息和相关资料。这样才能了解到最前沿的农业科技研究发展的动态信息，从而使农业科技档案工作更好地满足科研工作的发展需要。

2.7 创新农业科技档案管理理念

面对发展现代农业、建设社会主义新农村的新形势、新任务、新要求，档案工作者应进一步增强创新观念，根据发展环境的变化、社会的需要、科技发展的趋势和档案工作的可能，积极探索、大胆实践、不断创新，努力实现农业档案事业的跨越式发展［6］。就某种意义而言，档案资源的社会共享代表着现代档案工作的发展方向。档案如果不加以利用就会失去存在的意义和活力。而档案资源共享的实现，有赖于档案管理部门内部、档案管理部门之间、档案管理部门与社会相关部门之间以及档案工作者之间的相互协助。同时，更有赖于信息化的程度。为此，应当增强大局意识、协调意识，走集成与信息化的道路。

创新农业科技档案的管理理念，一是加强档案工作制度化。坚持农业科技档案管理工作制度化、农业科技档案案卷质量规范化。二是推进农业科技档案管理现代化。在现有计算机管理的基础上，积极研制开发和使用适合本单位档案管理的应用系统，做到方便查询、网络检索、实现资源共享。三是强化农业科技档案的开发与利用，使农业科技档案成为建设社会主义新农村的奠基石。

［1］ 杨 洋.农业科研档案管理之我见［J］.甘肃农业科技，2012（8）：39-40.

［2］ 霍文娟.浅析地方农业科研单位知识产权保护［J］.农业科技管理，2006（3）：75-77.

［3］ 汤佩恩，王文娟.浅析科技档案与科研管理“四同步”［J］. 浙江档案，1995（9）：22.

［4］ 蔡月仙，姚锡镇.对新时期科研管理工作的思考［J］.农业科技管理，2005（2）：58-59.

［5］ 祝云英，封树平.农业科研院所转制后加强档案管理人员建设的对策［J］.农业科技管理，2004（S）：38-40.

［6］ 周 敏，阎树刚.再谈科研管理人员服务与创新意识的培养［J］. 北京农学院学报，2002，17（3）：83-87.