迷你云：学校无纸化办公数据管理的利器

■王芳

针对学校目前无纸化办公现状，应用“迷你云”将改善现状，分别从简便性、可操性、优越性等方面阐述“迷你云”应用给学校无纸化办公数据管理带来的益处及可行性。

现如今“云”绝对是一个炙手可热的概念，云储存、云计算、云端等经常被提及。云储存在使用中常被分为“公有云”和“私有云”，“私有云”通常是由用户自己构建在自己的服务器上的云服务，对数据有着更强的控制能力和安全保障，可以避免“公有云”可能存在的安全性、法律风险等问题。

“云”的本质内涵应该是“存于网络、随时下载”，通俗地说就是将个人终端（台式电脑、笔记本电脑、智能手机等）放到互联网中，可以让我们在任何时间任何地点做任何与电脑相关的事，再也不用携带笔记本或者U盘，因为我们需要的所有数据、软件都在“云”中。笔者在这里探讨的“迷你云”也具有这一特点，它还有一些应用在课堂教学管理文件时的优点，这是其他云不可比拟的。对于高中信息技术教学中存在某些问题，“迷你云”也可以很轻松地解决。

1 目前学校无纸化办公的现状

学校在一个学期或一个学年过程中，需要教师上交很多文件，如教案、各类编制试题、练习、教研组活动记录表、学期初工作计划、学期末工作小结等，以及学校各部门下发的文件。现在大多数中学的办公现代化仍较为原始，如学校各部门发出的通知和文件都是以纸质形式在校宣传栏上张贴或者发送到各办公室，甚至人手一份，教师上交材料都需要排队打印，然后上交，或者有些学校虽为无纸化状态，但使用较为烦琐，如通过在校园网上发布文件、公告和通知，在校园网邮箱和FTP上相互传递文件，如果碰到节假日不在学校，校园网的邮箱就不能使用，只能使用外网的FTP或Internet上的邮箱，这些方式虽能达到一定程度的无纸化办公，但在实际应用中还是存一些问题。

1.1 教师使用各平台时感觉费力

教师需要记住多个用户名和密码进入不同的平台，如进入校园网邮箱和进入FTP以及发布信息都需要不同的用户名和密码，即使设置成同一种用户名和密码，但每次登录还是需要输入密码才能进入。有时又因校各部门相对独立和习惯使用的平台不同，教师同一文档还需要发送多个部门或放置在多个平台中，这也给老师们带来麻烦。

1.2 各部门收集教师上交文档费时

应用不同平台传递文件的结果就是各部门负责人需要在各个平台中收集和下载文档，这样会使部门不能快速统计和收集这些文件。

1.3 各部门之间共享文件不便利

各部门之间常相互共享文件，但由于各部门文件可以放置邮箱或FTP，这种放置方式具有分散性，导致某一部门需要另一部门的文件时，要花费时间将这些平时零散发送进来的文件找出，就需要汇总各个老师或各部门的资料进行查阅，这样，校办公室或档案室不能方便、及时地得到资料，势必影响工作效率。

2 “迷你云”的功能特点

“公有云”能实现的就是将你自己的东西存放在人家那儿，而“迷你云”属于“私有云”的一种，是国内首款面向微小组织的同步云盘产品，它与目前市场上常见的云存储服务不同，“迷你云”除了具有“公有云”的海量数据存储功能，还可以作为应用软件（如邮箱、视频监控）的海量存储空间，又可作为员工的私密存储以及数据共享的空间，为了确保数据安全，办公室内部共享数据与通过互联网共享数据采用完全隔离的两套系统。在办公室内部，通过“我的电脑”直接访问自己的私有云，在办公室外部，可通过网页版界面和移动终端访问“迷你云”，实现移动学习、办公等。

3 “迷你云”在学校无纸化办公表现优越

面对上述目前本校无纸化办公的现状问题，使用“迷你云”可以方便实现文档的存储、归类。

3.1 “迷你云”架构的要求低、操作简单

“迷你云”对服务器要求不高，只要有一个大容量的硬盘即可，其操作系统可以是Windows XP/Win7/Windows server2003等。不需要机房连接外网，只要有局域网就行。所有部门或教师的移动终端（可以是台式电脑、笔记本电脑、安卓手机、iPhone以及iPad等）安装客户端软件（只是一个小软件，安装很简单），“迷你云”就架构完成了。

3.2 教师使用“迷你云”简单方便

1）注册“迷你云”简单，可以由管理员在后台为每个教师新建账户，并分配可用空间大小以及是否赋予管理员等。当然也可以由教师自己注册，注册时只需要各部门或教师按照自己的名字或“学科+姓名”或“部门+姓名”（不管采用哪种方式命名，只要学校能识别出你是谁，当然为了统一，也可以做规定，学校管理层可以自行做出规定和要求）等用户名进行注册（注册的要求非常低，只要你会打自己登录名和密码即可，其他不作要求）。

2）登录“迷你云”快捷，在登录界面添加“迷你云”服务器的IP地址（这个可以事先告知各位老师，服务器IP添加只是在第一次登录时需要）和输入之前注册的用户名和密码即可进入“迷你云”世界。

3）使用“迷你云”就像操作自己电脑硬盘一样，双击桌面上“我的电脑”，在打开的“我的电脑”窗口发现除了硬盘之外，还多了一个“迷你云”盘，在这里教师们就可以新建文件夹或文件（文件类型可以是文档、图片、声音、视频等），并分门别类地管理和操作（重命名、复制、剪切、删除等等）这些文件夹或文件。

3.3 “迷你云”的功能强大

1）各行政领导和部门可以方便集中下载和检查,各个教师在自己移动终端的“迷你云”盘里建立的这些文件夹或文件将会同步上传到云服务器中，教师之间如果没有得到访问权限相互是不能访问的，每个老师只能看到自己电脑“迷你云”中资料，就比如说你自己的电脑里资料，同事在另外的电脑里一般情况下是不能访问的。但学校的管理员却能看到所有教师“迷你云”中的文件夹和文件，这就给收集上交教师文档提供了很大方便。

2）设置公共目录，可实现教师共享学校需要告知教师的文件、通知、资料等等内容，教师们再也不需要在各个平台中查看学校发布的内容，而只要双击桌面上“我的电脑→迷你云”，在打开的窗口中查看这个公共文件，比如“校办”“教务处”“教科室”“政教处”等共享的文件夹，当然部门还可以设置教师们或其他部门不能看到的文件夹和文件，这只需进行权限的设置就可以了。

“迷你云”既方便了教师又有利于学校领导的管理，因此说，“迷你云”是学校无纸化办公的利器。