基于信息化的设备备件管理方法研究

陈胜森

（中海石油气电集团有限责任公司生产部，北京 100027）

一、利用计算机有效控制备件采购计划

只有有效地控制采购计划，满足正常需要条件下的最小采购量，才能降低库存，即对库存的控制是建立在合理采购计划的基础上的。因此计算机系统应将合理库存评价与合理采购计划确定，作为控制库存的两个相辅相成的手段。

1.备件需求计划的处理

正常情况下，需求计划来源于维修申请、专项项目申请和库存预警提出的补库申请。来自各不相同的申请，其申请总量相对于一种备件的库存控制最低水平来说，判断是否应该全部接受这个申请，需要同时考虑目前的实际库存量、预计使用期间内到货的备件(在途备件)、期间内预计消耗的备件，以及它们相对于合理库存水平许可的应采购数量是多少。

2.备件采购计划与对采购数量的调整

需求计划会产生一个最小和最大采购数量区间。计划人员根据这一最佳采购范围数据，取偏小的采购数量可以有效降低库存，但对生产的支持程度容易受到意外因素影响。如果取偏大的采购数量，可能造成库存资金偏高。缩小这一采购计划区间，必须建立合理的库存评价体系，使之对安全库存提供一个值得信赖的预警。

除此之外，备件的采购计划与维修计划的关系必须在计算机系统中给予正确处理。

(1)在编制维修计划或审核维修计划或编制维修工单时，当操作者确认备件计划为有效时，该备件计划将自动与其他备件计划一起核对备件库存量能否满足需要，在不能满足需要时应自动产生备件审购计划。

(2)在编制维修计划或审核维修计划或编制维修工单时，当操作者确认备件材料计划为有效时，如果需要，可以通过指定库存备件占用来保证被指定的备件只能优先满足该维修工单，以控制库存备件不被其他领用单领取。

(3)当一个维修工单的备件领用单生效后，该领用单中的备件自动在库存中减少，并且在维修实施记录生效后，自动核算备件的实际使用数量，当存在数量差异时，显示差异信息。

3.补库计划与紧急采购计划的处理

如果已知备件的采购周期和合理库存定额。假定目前库存数量为M，合理库存水平为Min/Max，维修计划控制的库存备件为N，执行维修计划需要领用的备件为X(扣除该维修计划的N），在途预达备件数量为Y，存在如下的分析判断。

(1)当(M－N＋Y)－X≤Min时，应生成补库计划，补库数量：

Xax＝Max－(M－N＋Y）；Xin＝Min－(M－N＋Y）；

式中：N＝n1+n2+n3+nn＝Σn，指所有已批准维修计划的备件库存控制数量；

Y＝y1+y2+y3+yn＝Σy，指所有已批准采购合同的在途预达备件数量；

X＝x1+x2+x3+xn＝Σx，指所有已批准维修计划的预期备件领用数量。

(2)当补库计划的采购周期大于维修计划执行时间前的等待时间周期时，应启动紧急采购流程，生成紧急采购计划。

二、合理库存动态分析与自动库存预警

1.定义月消耗量WPM、供货周期POS、生产修正系数δ、分类储备系数β

(1)月消耗量WPM：

每月出库数量，在系统中取最近3个月的平均值。

(2)供货周期POS：

单位：天，在系统中取最近3次的平均。

(3)生产修正系数δ(指生产负荷对备件储备的影响)：

正常生产情况下，δ＝1；

超负荷生产情况下，δ＝1.4；

开工率不足80%情况下，δ＝0.8。

生产修正系数可由用户定义，缺省时取δ＝1。

(4)管理分类储备系数β：

A类备件，βa＝1.5；

B类备件，βb＝1.0；

C类备件，βc＝0.3；

D类备件 （零库存），βd＝0。

储备系数可由用户定义。

2.动态计算备件合理储备水平Min－Max

最低储备量Min＝[β×(WPM×POS)/30]×δ，取整；

最高储备量Max＝[β×(WPM×POS)×3/30]×δ，取整。

3.自动库存预警

预警的初始值建立在Min与Max的设定上。即系统合理库存始终是一个包含Min与Max的库存数值区间。对区间值影响较大的是采购周期（供货周期）与消耗量。当采购周期趋于缩短的条件下，Min与Max及其区间会缩小。在一个较长的时间周期内来看，随着采购效率的提高，库存水平会逐步下降，当系统计算的Min与Max趋于零时，该种备件可按“零库存”方案进行管理。这一预警模型是一个动态的修正过程。

三、电子仓库的建立与备件配送的计算机管理

1.建立虚拟电子总仓，实现多仓库统一管理

对规模较大且地域分布较广的企业，往往存在着多个仓库，在计算机管理环境下，多仓库管理与单个仓库的管理有本质区别。对多仓库来说，为了实现备件资源的全企业共享，应建立一个电子总仓。电子总仓是一个虚拟仓库，含盖了企业所有备件材料的实体仓库，系统将建立仓库及其货位的编码体系，用来标识备件的存放位置，并将相同类型的备件归为一个电子分仓进行库存管理，所有存放位置中存放的备件的总和，就构成了企业的电子总仓。该总仓的库存数据信息动态地反映了各实体仓库中的备件信息。

在电子总仓体系下，企业仓库配置将被分为3个层次。

(1)第一层：电子总仓，提供备件资源的共享和全企业备件库存分析、备件采购控制和统一管理。

(2)第二层：分仓，物理上存在的实体仓库与同类型备件构成的电子分仓；电子分仓的主要意图，在于实施备件的配送与采购计划的分析与控制。

(3)第三层：仓库分区与库位，对实体仓库进行分区与库位管理，车间或分厂的存货点将作为实体仓库的一个库区进行编码管理。

2.备件配送的计算机管理

越来越多的企业开始采用备件统一配送的管理体系，以便在专业化管理基础上，提高备件管理的工作效率。人工备件配送的问题在于配送指令的传达不能保证准确和及时，而计算机恰恰能弥补这一不足。对大型企业来说，通过计算机实行备件的统一配送管理，将极大地提高备件管理的保障功能。

配送的计算机管理必须以电子总仓的统一数据信息为基础，以保证实体仓库间在需要时给予其他仓库以支持和调剂。支持与调剂的数量及其时间，应该由总仓发出工作指令，生成工作指令的依据如下。

(1)某一现场所需要的备件，在与其距离最近的仓库中是没有的，但也无法提出有效的需求备件申请，因其需求申请不符合所在电子分仓对合理库存的需要，因而需求申请被计算机驳回。

(2)计算机会将本电子分仓关于申请备件的仓库存量列表告知申请者，并同时告知在哪个就近的实体仓库存放有该备件；这一通告会同时告知存放有该备件的仓库，并指示什么时间会有工作人员来领走该备件。

需要备件的申请者或仓库管理人员，将根据计算机发出的配送指令，而实现备件的出库与领用。显然，在实施全企业统一配送管理情况下，将有效地减少各实体仓库的备件储备量，最终实现企业备件储备的优化管理。

四、小概率、超值事故备件储备共享

1.小概率、超值事故备件定义及在企业中的重要性

由于设备具有大型化、重载高速化、技术复杂化、长流程等特点，在备件管理中经常遇到这样的问题，某一个备件在生产过程中处于非常重要的地位，一旦损坏将对企业生产造成巨大的停产损失，而且这种备件往往制造技术难度很大，制造周期很长(一般需要6～12个月)，因而其采购费用也非常高。另一个特点是这类备件发生故障和损坏的机率非常小，这类备件称为小概率超值事故备件。

2.备件联合储备共享模型的构建

目前设备的维修方式一般可分为计划维修和非计划维修。对于计划维修，备件的需求量是可预测的，在这种维修中，可以提前订购备件，采用无库存的管理模式。在非计划维修方式下，按照缺货损失的大小可以将备件分为关键件和非关键件。关键件是指一旦设备出现故障，若不能立即供应将造成巨大经济损失的备件，因此对关键件需要实施安全库存策略；而对非关键件，如果同行业的每个企业都备有安全库存，就会使各个企业总的库存远高于行业总生产能力所需要的库存。因此对备件实行联合库存将会为每个用户大量降低资金占用成本。

备件联合库存管理是建立在同行业备件用户一体化基础之上的一种备件共存、共享的库存管理模式，强调各方同时参与，共同制定库存控制计划。根据备件库存要素的不同，可分为虚拟联合库存、实体联合库存等模式。

(1)用户间虚拟联合库存

在虚拟联合库存模式下，不设实体的联合仓库，用于共享的备件分别存放在各参与方的仓库里，所有权归各参与方。备件用户方共同制定备件共享的范围和方式，当一方需要他方仓库里的共享备件时，可借用或购买。这种方式非常适用于价格高而使用频率不高的备件，即小概率、超值事故备件。

在虚拟联合库存模式下，借助现代信息系统技术，可安装一个基于Intemet的信息系统，将各个参与者愿意共享的备件库存通过该系统连接起来，每个参与者可通过该系统查看其他企业的共享小概率、超值事故备件库存，寻找自己急用的备件。

(2)用户间实体联合库存

实体联合库存是指在地理上相近的同行业企业根据地址优化原则，在合适的位置选定联合仓库，用于存放共享备件，并共同制定库存控制策略，备件的所有权归全体会员。实体联合库存适用于地理位置上相近的备件用户之间，除了适用于价高、使用频率不高小概率、超值事故的备件，在运输费低于库存费和订货费的情况下，还适用于其他特性的备件。地理位置越近，可用于共享的备件范围就越大。

在实体联合库存的实施过程中，各参与方可以共同出资建立并管理联合库存。如果需要共享的备件达到规模经济的要求，也可以由备件用户共同出资或由其他第三方中介机构或专业化备件联储联运公司组织来建立独立运作的备件服务公司，负责区域内备件的采购、库存和配送。备件服务公司与备件用户之间需要有可靠的备件需求信息沟通渠道。

(3)供应商参与的联合库存

在生产物流中出现了供应商参与的联合库存模式，在备件供应管理过程中，同样可以借鉴这种模式，备件用户与供应商可以建立战略合作伙伴关系，将共享备件的库存管理权和所有权交给供应商。在备件虚拟联合库存的情况下，备件供应商可租赁用户企业的本地仓储设施，在实体联合的情况下，供应商则可以租用备件用户的联合仓储设施。这样一方面用户企业可以进一步减少库存备件占用的流动资金和积压风险；另一方面供应商也因为加强与企业的联合，获取了更准确的备件需求信息，增强了对企业供货的可靠性，还可减少自身冗余备件库存占用的资金。此模式下，供应商需要从用户处获得准确的备件需求信息，以保证供货的可靠性。

(4)社会检修备件库

实行检修社会化的单位向负责检修的单位提供计划和非计划检修的备件需求，由检修单位统一准备和供应备件。这将增加检修单位的资金投入，也存在暂时甚至很长时间都用不上的备件，故要双方协议共同承担这方面的风险。否则，检修单位难以建立统一的备件库。

五、大型企业备件采购网上超市

基于电子商务平台的大型企业备件采购网上超市将把电子商务、网上超市和设备备件三者有机联系起来，构建起一种新型的备件采购仓储管理模式。

电子商务具有高收益、低支付、全球化的优点。据统计，企业开展电子商务可以增加10%~20%的收入，减少20%~40%的成本，降低20%~60%的资本投入。通过建立电子商务网站来拓宽备件的购买渠道，精简流通环节，促进企业供应链管理的实现，可以大大降低采购成本，提高企业的市场竞争力。

基于电子商务平台的备件采购网上超市主要适用于以下备件采购。

一是通用件，如通用系列的轴承、小型电机、水泵、阀门等，通用性越好的备件越适用于网上超市采购。二是标准件，如标准化设计的控制元件、计算机模块、标准化零部件及国际通用标准的电工产品等，所以，标准化是采用网上超市采购的前提。三是低值易损耗零部件，如密封胶圈、照明灯具、小型轴承等。不适用于非标工矿备件如大型非标设计的结构件、专用工具等。推行基于电子商务平台的备件采购网上超市化管理，是现代化企业逐步实行某些备件零库存的有效途径。

六、结语

企业设备备品配件管理是一项重要的基础性工作，管理要素复杂、管理工作量大，只有借助信息化手段，根据企业自身的管理特点，才能实现备件库存的科学优化管理。