浅谈秘书协调工作的艺术性

　　摘要：秘书工作直接服务于领导工作，处于从属地位，不能自行其是，只能按照领导的授权和旨意去办文、办会、办事，故此，秘书当好参谋和助手不仅要求秘书善于从领导的角度去观察问题、考虑问题，争当领导的“高参”，而且要为领导提供智力服务，成为领导的“外脑”。
　　关键词：秘书工作；协调艺术；原则和灵活
　　秘书做好“三服务”工作尤为不易，能够保证各项工作整体运转，解决工作中出现的各种矛盾和问题，需要进行必要的沟通协调， 秘书在沟通协调工作中要坚持一定的原则，坚持调查研究、局部服从全部、注重思想教育、注重职责分工等原则，采取适宜的协调方式，比如：传达命令式、协商式、说服式、建议式、渐变式、突变式协调等，来沟通化解矛盾、变通淡化矛盾、融合缓解矛盾，无论采取何种协调方式都需要相互结合，注意工作方法，掌握一定的技巧，讲究艺术性。
　　领导之间的矛盾是由于在工作方法分歧引发的是非原则，可用“和稀泥”、“善意的诺言”处理，体现出在协调方面的艺术。当然，若要“和和稀泥”，需要掌握好分寸，做到灵活变通， 在对一些非原则问题而又不妨碍大局的情况下，想点子，讲策略，收到良好的效果，为领导的和睦相处进行了必要的协调。其实，做协调工作是有一个底线的，那就是不能拿原则做交易，要坚持原则性和灵活性结合，协调过程必须坚持政策、维护整体利益、顾全决策大局，离开这些原则就失去了协调的依据。但坚持原则并不排斥协调的灵活性，在协调过程中，可从实际情况出发，根据时间、地点、协调对象和协调内容，在不违背党的方针政策和领导意图的前提下，掌握好分寸，适当让步。一般来说，当问题解决难度较大，协调暂时收不到明显效果，或者利益关系难以兼顾，只要一方做出某些让步和牺牲就可以再行计议时，适当变通，灵活周旋。有时对一些非原则问题或无关大局的分歧也可“和和稀泥”。总之，方法可以灵活多变，目的一定要达到，既讲政策，又讲感情，以期收到较好的协调效果。那么，在协调工作中除了讲求原则性和灵活性相结合，还需要哪些艺术性呢？
　　（一）冷处理与热处理并用
　　在协调中，要懂得冷热之道。由于矛盾的特殊性，在具体的协调过程中有时需要冷处理，有时需要热处理，应视不同情况而定。遇到协调双方分歧比较大，情绪比较激动，一时难以协调好的情况，不要操之过急，应暂时把问题放一放，待一段时间，等双方冷静下来之后再继续做工作，并尽可能与协调对象心平气和地进行沟通，逐步改变他们原有的看法和态度，这样，问题就容易得到解决，采取冷处理的方法尤为关键。所谓的热处理就是遇到矛盾冲突时，要趁热打铁，一鼓作气把问题解决掉。有些不协调现象从产生到暴露有个量变到质变的过程，协调工作必须紧紧跟上去，捕捉有利时机，及时解决问题。防止矛盾继续激化，不要等翻了车、卡了壳才去解决。有些事情不宜降温和冷加工，必须雷厉风行，及时处理，把矛盾消灭在萌芽状态。
　　（二）硬措施和软措施配合
　　在协调中，注意软硬兼施，“硬”和“软”只是运用手段的不同，但目的是一致的，硬措施是通过各种行政手段规范和约各方行为，运用行政权力，统一部署、统一行动，所谓的硬，不是指协调人员对协调对象态度生硬，以势压人，不是意气用事、举止粗鲁、表情冷漠、语言放肆，也不是利用权力恶语中伤、讽刺挖苦甚至进行人身攻击，而是指政策法规和行政指令的严肃性、权威性；软措施是指运用舆论批评、运用思想教育来帮助被协调者解决思想认识问题，有时可能运用一些无块语言比如：坐姿、手势、眼神、表情等来表达思想或态度，对被协调者谦和、有礼，同时，还需要在实际中将两种措施配合使用，以求取得良好的协调效果。
　　（三）增强四种意识和语言并用
　　在协调时秘书人员要增强四种意识，提升协调力。一是大局意识，由于秘书处于枢纽位置，对于上下级之间的矛盾要纵观全局；二是长远意识，秘书针对矛盾要以未来关照现在，尽量将矛盾由大化小，由小化无；三是认同意识，秘书在处理矛盾做好协调工作时，要先有认同意识，尊重被协调者的人格尊严，然后再对其进行疏导；四是责任意识，秘书在处理矛盾和出现问题时，要从自身做起，不断审视自己，主动承担责任，积极寻找解决问题的途径，以高度的责任感、强烈的事业心为做好协调工作献计献策。秘书在具备各种意识的同时，还要善于运用语言表达，俗话说：“良言一句三冬暖”、“恶语伤人六月寒”，同样处理一个问题，秘书在语言运用上是否得体，是否深入人心、有说服力，需要秘书讲究语言的艺术性，讲究语言礼节，注意语言的谦虚谨慎、温和委婉、宽慰亲切、真切自然，使被协调者乐意接受，心悦诚服。
　　总之，秘书处理上下级关系，就需要发挥个人的主观能动性，在理顺与领导关系切实要尊重而不奉承吹捧，主动而不越位脱轨，服从而不盲从附和，补台而不挖角拆台，沟通而不封闭堵塞，挡驾而不阻拦干涉，分工而不分家自立；在与平级或下级人员打交道时，做到实事求是分析研究，放下架子耐心细致，尊重对方互相体谅，灵活方法及时应对，真正在工作中拓宽思路，创新方法，把协调工作做扎实、做圆满。
　　参考文献：
　　[1]吴欢章.秘书[M].（秘书）编辑部出版，2011.
　　[2]杨树森.秘书实务[M].安徽大学出版，2008.
　　（作者简介：范新景（1979-），河南省新乡人，河南科技学院，研究方向：汉语言文学