对当前人事档案管理中存在不足的探讨

2012-12-29陈光

中国新技术新产品 2012年17期

陈光

（中煤龙化哈尔滨煤化工有限公司人力资源部，黑龙江哈尔滨 154854）

概述

人事档案关于企业员工的个人学历情况和工作经历，荣辱等，能作为企业人员素质品德，工作能力，责任心，背景的重要了解依据。根据这些材料，管理者将了解员工的基本情况，作为升职，加薪水，人员调动，或离职的重要依据。对个人来说，也给其事业道路的进展带来机会，供给充分的资料依据，所以，档案的管理必须做到有礼有节，保存好人员档案，并能有效开发利用是人事档案管理的前景所在。

1 当前人事档案管理中存在的不足

一些企业领导并不明白人事档案管理的重要，也不会努力探寻这项工作如何进一步发展，领导往往在形式上满足对人员档案的提取和保管，但是保管的方式缺乏科学性，平时也只作为不要紧的工作加以对待，是一项辅助性的后勤工作。因此，基本上不丢失，不乱传，在外部调查人员来访时有依据可循，就算过关。在这样的思维的引导下一些人员不会投入很大力度作为管理的必备条件，因此，实际工作中，就会表现出计划混乱，没有具体规章，并且从事此项工作的人员不固定，或者没有资金，制度上的保证。

1.2 一些单位硬件设施有缺失，无法满足归档需要。档案室力求整洁，干燥，光照良好，但是，很多单位在补充设施时更愿意补给效益型工作，而在选择档案室时不做过多考虑，因此，房屋发霉，有漏雨，杂乱物品同时堆放，一些所谓档案室只是和其他工作室合用一屋，人员杂乱，档案的隐蔽性和安全都受到影响，这导致了档案文字发生丢失、水浸、散乱难找的现象，十分不合理。

1.3 因为档案管理者的工作能力较差，管理方法落后，因此在工作时难免遇到无法解决的现象，并且人员的意识散漫，仅仅作为应付领导的必要工作来做，而另一些在选择用人上选择有其他工作的职员，导致保存者频繁变动，业务能力下降，对于档案工作应当具备的设施，保养，查找程序等七拼八凑，更不要说实现科学管理，并别指望其被合理开发利用，档案装订顺序混乱，装订形式不统一，管理不能顺利开展，使档案管理的水准不断下降，在管理的方式上，表现出方法落后，因为疏于对人事管理的了解，经常查阅内容时都选择人工方法，眼睛看，手翻，一个是耽误时间，查找的准确率下降，另一个被汗液和空气侵入的纸张，会出现纸张氧化变质、脆弱、字迹和图片模糊的现象，这造成了完整归档难以实现。

1.4 人事档案工作能力下降，如果想完成人事档案的规范管理，需要一个全套的科学而系统化的制度来作为依据。但是，某些单位并没有制度。而归档人员的工作也不积极，不按照需求来办事。而归档工作也是滞后而被动的，这与归档材料的缺失，内容不完整有直接的因果关系。一些材料出现重复或相似，形式感过强，一些鉴定与报告明显套用相同模式，或语句繁冗，没话找话。已经不能作为真正的材料来使用，管理工作一篇废墟。

1.5 人事档案管理缺乏科学性和信息性，鉴于，现在的科技水平已经突飞猛进，计算机的选择和应用很广，已经成为现代化工作的重要方面。不过人事档案管理对于这项技术的选择与利用过程并不充分。一些有能力的技术方法被浪费和闲置。这对人事管理工作是有消极意义的。

2 人事档案管理的对策与思考

2.1 收集材料是基础。干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。管档人员必须将职工年度考核、学历变化、聘任、晋升等各种材料及时收集齐并及时归档。遇有聘任、晋升需要查档、调档时要及时将抽出的材料归回原位，并按档案工作有关规定，实行全国统一标准整理装订。

2.2 加强档案工作的基础建设。要将档案工作当做一件大事来抓，高度重视这项工作，并在档案工作中严格按照《干部档案工作条例》第二十七条规定去做，一方面要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜、库房面积每千卷需20至25平方米，另一方面还要在库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室分开。

2.3 加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高人事档案管理人员素质。各级组织人事部门要严格按照《干部档案工作条例》三十八条之规定，加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的共产党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活、充分发挥他们的积极性和创造性。每2-3年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，使他们了解管理档案的重要性，增强责任心。

2.4 建立人事档案信息系统，提高科学管理水平。在信息化建设的今天，要想真正搞好人事档案管理工作，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，全方位建立适合水文工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，与此同时还要在提高人事档案工作的科学管理水平上下功夫，从而为水文工作的顺利开展奠定良好基础。

3 加快现有人事档案目录数据库的建设

水文事业发展至今，各个单位都有着几十年的历史，这期间各单位变化都很大，体现在人事档案管理工作方面尤为明显。一方面表现为人事变动大而且复杂，另一方面表现为现存的档案材料数量大、占据空间大，在管理和使用方面都很不便，这一现状要求我们必须加快信息化建设，将其逐渐转化为数据加以整理和规范，全面提高工作效率。人事档案信息化建设将对人事、组织工作产生重大影响，主要表现在：

3.1 有利于组织人事部门“选人用人”和为领导决策提供服务。人事档案信息化的最大好处就是能让组织人事部门和领导方便快捷地了解各级干部队伍状况，迅速掌握干部在“德、能、勤、绩、廉”，方面的最新信息。

3.2 有利于提高人事档案管理人员的工作效率和服务质量

过去的人事管理工作更注重纸质化，管理者若想完成工作必然会手动操纵这些，并开发利用，其工作效率不高，而数据化使得网络化和智能化得到充分发挥，归档变成通过计算机操作形成的工作，通过数据的添加即可实现充分利用。而对于网络来说同样分成内网外网，进而库房内部的工作变成了电脑数据库中的工作，效率极大提高，而在后来的人员调配，晋升和辞职时，也都需要用到这些资料，只要搜索人名关键词，马上就能找到，并完成复制，传送或打印。这当中，数据共享是速度最快，效率最高，最节省空间的一项工作内容。免除了打印装订和递交的程序，速度更快，档案本身也更安全。

3.3 信息化使得档案管理工作节约大量之间，并准确提高效率。一方面档案的录入和输出都可在第一时间完成，而不发生意外，另一方面，档案信息是在重复更新的，领导的审查查阅将更快完成，得到最完整的资料。

3.4 有利于档案管理员业务水平的提高人事档案信息化后，将档案管理人员从繁琐的手工劳动中解脱出来。节约大量的手工工作时间，管理人员有充足的时间钻研业务开拓创新，学习各种管理知识，不断提高管理水平。同时，减少了管理人员在库房的逗留时间，有益于管理人员的身心健康更能体现以人为本的人性化管理理念。