信息化之翅助眼镜店腾飞

文 孙鹏

信息化之翅助眼镜店腾飞

文 孙鹏

困境：眼镜店的5个经营难题

对眼镜店经营者来说，头痛的问题显然很多：无论是发展快速、规模日增的眼镜店（跻身蓝海），还是被竞争者步步紧逼、面临困境的眼镜店（陷身红海），绝大多数眼镜店的老板整日汲汲营营，忙于眼前的事务，很少有机会静下心来，仔细思考企业的长期发展，从容制定周详的战略计划。但是，一个接一个的经营问题早已不能再被忽视，下列5个问题，对于作为眼镜店老板的你来说，一定不陌生：

● 门店越开越多，在地理空间上造成管理困难、信息无法实时互联互通，不同的连锁门店与分支机构之间“各自为政”，无法统一管理与协调，从而形成管理的“盲点”；

● 制定的业务流程与标准越来越细，但执行却只能靠“自我监督”，无法有效评估与改进；

● 销售额虽在提升，但成本费用节节升高，导致利润越来越低，经营方向与经营策略的调整只能够凭感觉与经验，缺乏有效的数据支撑；

● 库存占压金额长期居高不下，导致利润变成库存，直接影响到资金的周转率与利用率；

● 财务总账系统数据与销售数据不衔接，导致月底结账越来越难以及时完成，将财务管理的功能弱化为记账员与统计员，无法有效发挥财务在现代企业管理中的导向作用与风险控制作用。

显而易见，通过传统的经营方式，整合越来越多的信息从而达到资源的有效利用与分配，提升核心竞争力与服务差异化是不现实的，解决以上问题的必然选择是用信息化取代传统的管理手段和方法。可以说，信息化已经成为微利时代眼镜店维持正常营运不可或缺的基础架构与资讯平台，也是眼镜店脱胎换骨、更上层楼的关键所在。在强存弱亡的竞技场上，无论是迫于现实压力，或是主动谋求领先，信息化系统都是必须之选。

误区：对信息化认识的4个重大误区

遗憾的是，除了少数眼光超前的眼镜店享受了信息化带来的胜利果实外，放眼望去，眼镜店的信息系统大多功效不彰、名存实亡。我们归纳出眼镜店实施信息化的4个重大误区，逐一解说，供各位引以为戒。

1.眼镜店经营者对于信息化的意义认知不够

有些眼镜店经营者在选择软件系统时，被某些眼花缭乱的功能所吸引，单纯从提高管理效率的角度来理解信息化，忽略了信息化系统是解决各业务环节各自为政、局部僵化（local optimization）弊病的最佳统和工具，是企业进行流程再造的“大脑中枢”，在选择时首先要看软件系统的资源整合能力，这样选出的软件系统才是“头脑发达，四肢健壮”，否则“四肢发达，头脑简单”，费时、费力、费钱、毫无效果，更可怕的后果是丧失商机，导致竞争失利。

2.没有从整体流程优化的角度理解信息化与管理的关系

有些眼镜店经营者在选择软件系统的时候，由于固有思维，同时业务流程与操作方式的改变引发员工的牢骚与不满，因此往往将现有业务流程作为蓝本审视信息系统的功能，不愿借信息化机会进行业务流程再造。事实上，信息化建设的一个非常重大的意义就是为优化业务流程提供支持。如果信息化建设不和业务流程再造、提高处理效率结合起来，就无法彰显信息化的强大能量。须知，局部效率的提高不能从整体上为企业带来效益，甚至还是以牺牲全局利益为代价换来局部效益。

3.单纯从价格的角度去考虑信息化的投入，缺乏对投入产出比的考量

信息化是个系统工程，软件、硬件、网络设施、人力成本、时间成本以及企业流程再造所花费的有形无形支出，对企业来说都是一笔不小的支出，但是如果换个角度，以投资的观念来看待信息系统的导入，信息化的价值包括库存、采购、管理成本的降低及争取到更多生意等，从投入产出比看，信息化是一笔相当值得的投资。购置不能贪图便宜，购置灵活度强、业务流程合理、可持续发展的信息系统，才是上策。

4.眼镜店的主要负责人对信息化过程推动与领导不够

信息化建设是“一把手”工程，这也是眼镜店导入信息化成功的关键。事实上，眼镜店信息化的过程是对眼镜店现有业务流程进行梳理和优化的过程，涉及组织内多个部门。要有效推动信息化工作的开展，必须建立以一把手或主要负责人为核心的信息化推进组织，提高各级管理部门对信息化重要性和必要性的认识和参与积极性。可惜不少管理者在上信息化系统之前对此没有充分的认识。

以上是眼镜店经营者在进行信息化软件系统选择与导入过程中的常见误区。为了更好地理解如何成功地进行眼镜店的信息化建设，我们选取天津市眼科医院验配中心信息化系统建设成功的典型案例来分析。

案例：信息化助力天津眼科验配中心腾飞

作为国内零售镜企的领头羊之一，天津市眼科医院验光配镜中心在总经理李捷的推动下早在上世纪90年代就开始了信息化建设的探索。以天津市眼科医院党委书记、副院长兼验配中心总经理李捷为核心的信息化建设领导小组信息化建设伊始就已成立。李捷将自身在眼镜零售行业多年的管理实践和前瞻性思考与该中心早已通过的ISO9000标准相结合，融入到软件管理系统设计的全过程，从1999年开始信息化管理至今，已陆续开发了处方管理系统（1999年起）、商品管理系统（2004年起）、单品实时管理系统（2008年起）以及OA管理系统（2010年）、供应商电子订单系统(2011年)、远程咨询（2011年）、门店iPad多媒体辅助销售终端与顾客触摸屏查询系统（2011年），在验光配镜、仓储加工、商品销售、售后服务、财务管理等环节全面实现信息化系统管理。现在应用的信息系统具有如下5个显著特点。

1.建设统一的即插即用的B/S架构信息平台

系统采用统一的即插即用的B/S架构，在规模扩展方面十分方便。新增门店或门店新增计算机时，不需要再进行软件安装与调试，只需要将网络连通运行浏览器，就能够根据系统分配的权限进行业务操作与数据协同。同时，B/S结构的系统将所有的数据与业务操作功能统一安装在中心端的服务器上进行统一的管理，增强了数据的安全性，软件系统的升级也只需针对服务器来进行。另外，Java语言的应用也为信息平台未来在移动与电子商务领域的拓展应用提供了良好的基础。

2.实行单品条码管理系统

天津市眼科医院验光配镜中心的单品条码管理系统以每一个商品品项为单位进行管理，强调的是每一个单品的成本管理、销售业绩管理。根据经营目标，对单品的配置、采购、销售、物流管理、财务管理、信息管理等活动实施统一管理，既管理数量又管理金额，既管理进销价格又管理流通成本，为商品流转的顺畅提供了保证，也为商品的物流、资金流、信息流的有序运行创造了良好的条件。

3.信息实时化

通过条码系统控制进销存的实时更新，店与店之间，顾客信息与商品信息实时共享，商品在中心系统内各个门店可实时调配，实时化的信息系统也使得中心领导不管在何时何地都能通过互联网掌握中心的经营状态、工作执行的情况以及各项主要资源的活动资讯。

4.财务物流一体化

眼镜零售企业的现金流受库存影响大，如果库存支出与销售额回收的时间差过大，企业经营者无法及时了解并做调整，容易导致现金流恶化。李捷一直强调财务数据与销售及物流的数据实时无缝对接，强调资金周转率，变分析“过去的数字”为了解“未来的资金余额”。此举增加了资金利用的计划性，降低了财务风险并且很好地控制了库存。

5.业务流程化、规范化、透明化

中心信息系统结合以李捷多年来的管理智慧为基础，在整体最优的大原则下，将中心的不同业务环节进行优化，通过信息的流转与协同，整合成有机的整体，实现了提高工作效率与业务流程的优化整合的完美结合。同时，系统强调每个业务环节的规范化控制，按照ISO9000的标准划分了不同岗位的权限和工作范围，并统一了操作规范和工作流程业务规范。例如在加工检验环节，系统会自动读取焦度计中显示的检验数据与国标自动进行比对，如果不符合标准要求，就无法进行到顾客取镜环节。系统也会记录每个工作人员的工作日志。“凡走过必留下痕迹”确保了数据的准确性，增强了考核的透明度，提高了工作质量，加强了内部管控能力，降低了管理成本。

如今，各个信息系统的逐一应用，极大地提高了天津市眼科医院验光配镜中心的作业效率和管理水平，客户满意度由以前的72%提升到现在的94%，2011年销售额达1.3亿，平均年库存总量仅控制在300万。通过对信息化实施后的效益评估，证明信息化投入不仅已在短期内收回了成本，更产生了巨大的经济效益。

通过天津市眼科医院验光配镜中心信息化建设成功的案例，我认为，只要管理者弄清楚信息化的本质，并选择合适的信息化供应商，辅以正确的导入与建设手段，完全可以像天津眼科验配中心一样，享受信息化为企业带来的助力，实现量的积累和质的突破。祝愿所有正在实施或准备实施信息化管理的眼镜店，借信息化之翅，实现腾飞之梦。

作者单位：天津鹏升科技有限公司