利用ACCESS数据库报表功能制作工资条

杨红霞

摘要：工资条的制作方法有很多。在传统的工资条制作中，不外乎使用Word或Excel办公软件，Word的邮件合并功能步骤太过麻烦，而在Excel中无论使用公式实现，还是使用手工制作也都比较繁琐，过程比较复杂，费时费力，而且生成的工资单不够灵活，数据修改起来也比较麻烦。而且因为使用者对计算机办公软件掌握的熟练程度不同，制作出的工资条水平也参差不齐。为了帮助减轻各企业财务管理人员的工作压力，作者介召一种利用Access数据库的报表功能制作工资条的方法，此方法可以一劳永逸。

关键词：ACCESS数据库；报表；工资条；制作

中图分类号：TP311 文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)29-6894-03

随着电子技术的不断进步和发展，我们进入了一个高度信息化的时代，不过信息化地深度和广度也具有一定的区域性、行业性等特点。作者就曾调查过一些不同的行业对于职工工资的明细的发放形式，经总结发现只有一些先进的高新技术企业、IT企业和部分高校能采用办公平台（OA）发布工资明细，而对于大多数的劳动密集型企业，如工厂、煤矿、医院、制造公司等还是采用原始的工资条的形式发放。另外在一些科技相对发达的城市能够使用办公平台（OA）的企业比较多，而大多数相对落后的城市和地区基本还是全部采用发放工资条的形式。

对于每个公司的财务管理人员来说，每个月的工资报表和制作工资单是每个月中最主要的、工作量最大的、最繁重的一项任务。工资条的制作方法有很多，在传统的工资条制作中，不外乎使用Word或Excel办公软件，Word的邮件合并功能步骤太过麻烦，而且还需要用到其它形式的数据清单，因为对电脑的使用技巧有限，普通的办公室人员很多人也掌握不了这个方法。而在Excel中无论使用自定义公式实现，还是使用手工制作也都有一定难度，比较繁琐，特别是公式也不太好理解，而手工制作过程又比较复杂，费时费力，而且生成的工资单不够灵活，数据修改起来也比较麻烦。而且因为使用者对计算机办公软件掌握的熟练程度不同，制作的工资条水平也参差不齐。

其实在Office办公软件中还有一种更接近专业的数据库管理软件，那就是Microsoft Office Access。Access是把数据库引擎的图形用户界面和软件开发工具结合在一起的一个小型数据库管理系统，是目前使用最广的简易数据库处理软件，它有强大的数据处理、统计分析能力，另外Access对数据处理的灵活程度也是Excel无法比拟的。为了帮助减轻各行业财务管理人员的工作压力，作者介召一种利用Access数据库的报表功能制作工资条的方法，用此方法制作工资条可以让使用者一劳永逸。

1 创建Access数据库

启动ACCESS程序，利用“文件”菜单下的“新建”菜单项，选择新建空数据库，然后将数据库命名为“工资管理系统.mdb”。

2 创建Access数据表

数据表的创建过程分两步，先确定表结构，再输入表记录。根据本单位的工资发放项目明细，利用表设计视图，设置好工资表的表结构，各字段的大小、类型、宽度等。如图1所示。然后打开表的浏览视图状态，将公司员工工资情况逐条输入即可。可能现在大部分公司都是采用Excel来做的财务报表，也没关系，可以省略这一步，直接通过Access的导入功能将原来的Excel工作表转换为Access数据库表，然后再利用表设计视图，将表结构重新定义一下就可以了。如图2就是某电子公司工资表生成后的部分数据浏览视图状态。其中“实付工资”和“扣税”可以利用更新查询，使用公式让电脑自动计算出来即可。

3 创建报表

选中数据库管理窗中左侧对象列表中的“报表”对象，打开报表设计器，默认有页面页眉、主体和页面页脚三个窗格。在主体窗格中我们可以添加记录的每个字段变量，从而在生成的报表中显示所有员工的工资清单，但是无法实现在每个员工记录上自动添加表头，另外，我们知道页面页眉只是在打印时显示在每页顶端的，所以也没法通过页面页眉来设置每个记录的表头。这里就需要用到报表组成中一个很关键的部分就是组页眉。

1）添加组页眉。这是最重要的一步，是工资单中每个员工的工资单表头能否显示的关键。但是添加页眉以前首先要为报表设置记录源，方法是打开报表属性窗口，添加记录源为“工资表”，如图3所示。然后打开“视图”菜单选择排序和分组，如图4所示，设置分组依据是“职工号”，并显示组页眉，排序依据是“部门”，方便同一个部门的员工的工资单集中在一起。但是如果是想将每个部门的员工全部集中在一起，那么设置排序与分组时要先设置排序字段为“部门”，再设置分组字段“职工号”。

2）设置组页眉。这是工资条制作过程中最关键的一步了，在组页眉窗格中依次用“标签”工具和“直线”做出工资单表头。这个步骤相对需要一点时间，要想最后生成的工资表单规范，这个过程一定要认真、细致一些。

3）设置主体及页面页脚。主体部分是数据清单的直接反映部分了，为了实现和数据表中字段的直接链接，可以打开“字段列表”，在“视图”菜单里面，然后将所需的字段依次拖到主体窗格中，并依次删除每个字段前面的标签，留每个字段的文本框即可。页脚部分则可以根据实际需要统计员工人数等相关信息。

如图5所示，是在报表设计器中做好的工资条样式。其中用的四个组成部分，分别是页面页眉、职工号页眉（组页眉）、主体、页面页脚，在这里注意根据实际需要调整好每个组成部分的窗格高度，组页眉最上方的虚线是剪裁线，用以裁制工资条。在浏览视图下生成的工资条如图6所示。

4 打印报表

报表生成后通过打印机打印出来就是我们日常生活中见到的工资单了，然后沿虚线剪裁开就是发放到每个员工手中的工资条了。

利用ACCESS的报表功能制作工资条的最大优势就在于，只需要在数据库中生成制作一次报表对象，这就相当于做好了一个模板，以后根据每个月的工资变化直接导入工资表，将报表的数据源更新为当前月份的工资表即可，省去了每个月都要重新做工资条的麻烦，而且ACCESS数据库可以和EXCEL电子表格实现协同作业。既便是我们的单位财务人员以前习惯用EXCEL来制作工资表也没关系，直接将做好的每个月份的工资表导入到ACCESS中即可以成为ACCESS的数据库表，可以实现资源的直接利用，没必要重复作业，这样就最大程度的减轻了财务管理人员的工作压力。如果涉及到数据修改，在数据库表中可以随时修改，而在生成的报表中会根据数据源的变化实现自动更新。

参考文献：

[1] 李雁翎.ACCESS2003数据库技术及应用[M].北京:高等教育出版社,2008.

[2] 朱庆东.利用EXCEL VBA制作工资条[J].财会月刊,2011(13):53-54.

[3] 刘学华.利用EXCEL制作工资条的若干方法[J].中国管理信息化,2008(14):17-19.