综合性医院档案管理运行机制研究

李江峰 张 慧 陈 霞

（青岛大学医学院附属医院发展规划科，山东 青岛 266003）

医院档案管理是医院科学管理的重要内容，档案管理内部运营机制建设是档案管理工作的重点与难点。是否具备科学的管理体系与科学的内部运营机制是制约医院档案管理工作能否更好地服务于医疗、教学、科研工作，更好地服务于医院发展的关键。我院在总结已有管理经验的基础上，对档案管理运行机制进行了创新与探索，有效地提高了医院档案管理水平和服务能力，对促进医院发展发挥了重要作用。

1 医院档案管理体系与运行机制存在的主要问题

1.1 管理体系相对落后，缺乏战略意识与长远规划。当前医院档案管理体系没有能从战略层面来设计，缺乏全局观，管理体系无法实现动态管理，档案管理的连续性差，不能有效地为医院档案管理工作提供可靠的保障。档案管理制度相对落后，缺乏相关的监督制度和检查考核手段，各科室多数不能及时移交档案材料，造成档案收集效率不高[1,2]。

1.2 医院内部运行机制不健全，缺乏高效的管理流程，难以为医疗工作提供高水平的服务。多数医院制定了管理制度，但却没有一套有效地管理运行机制，缺乏高效的管理流程，无法实现动态管理与服务流程的持续改进，不能对档案管理中存在的问题进行及时的发现、处理、反馈，导致管理不到位，工作效率难以提高，不能为医院管理提供优质的服务，影响到医院整体管理工作。

1.3 传统的档案管理方式没有同信息技术有效结合，导致医院档案管理信息化程度不高，影响医院档案的开发与利用。由于医院对档案工作的硬件投入有限，多数医院的档案管理的信息化程度不高，不能将传统管理平台与信息管理平台相结合，影响了档案管理工作效率的提升，极大地限制了医院档案的合理开发与使用，难以提升服务能力，降低了医院对档案的可利用水平[2,3]。

2 改革医院档案管理体系及运行机制势在必行

在新形势下，加强医院档案管理工作，亟需改变医院档案管理工作中的管理体系落后，缺乏良好的运行机制的现状，提高档案管理体系的战略性、系统性、连续性，改进档案管理运行机制的动态性、可靠性与服务性，是满足现代医院管理各项工作利用档案的需要，提高档案的开发应用水平，促进医院医疗水平与管理水平提升的必然要求[3]。

2.1 战略性与系统性

医院的档案管理体系从医院的战略层面来规划、设计与实施，继承前人的经验，服务于医院大局，为医院的发展提供重要的支持。医院档案管理内容庞杂，种类繁多，需要应用先进的管理方法，形成系统的管理体系，保证管理工作的科学性与规范性。

2.2 连续性与动态性

医院档案记录了医院的发展历史，是医院文化建设的重要组成，是医院精神形成的基础。医院档案管理是连续的、动态的，内容不断的更新，管理方式不断改进。因此，医院档案管理机制应坚持动态管理原则，保证管理工作的持续改进，这是实现档案有效利用的重要保证。

2.3 服务性与可靠性

医院档案是医院现代化管理的可靠依据，为加强医院科学管理提供有力的支持与保障。在医学研究工作中，合理高效的利用医院档案，获得大量的充分可靠的资料，才能取得更多的科研成果。医院档案管理运行机制应注重档案工作的服务性，只有不断提高服务水平，才能达到更好地推广应用和服务社会的目的。

3 综合性医院档案三级管理体系构建

见图1。

3.1 构建三级管理体系，使得权责明确，促进了档案管理工作的规范化、制度化、标准化，激发了内部潜力，增强了工作活力，能有效地调动档案管理人员的工作积极性、主动性与创造性，有利于提升医院档案管理的整体水平。

3.2 医院档案管理内容繁杂，专业性强，保管要求高，各级档案管理人员面临的压力大，操作难度高，因此，构建三级管理体系，有效地减少了各级管理层次的管理幅度，极大地提升了管理效率与服务能力。

3.3 相比原有管理体系，三级管理体系增加了大学科（部门）或分院档案管理小组这一层级，有效地改进了工作流程，有利于提高工作效率，更能适应当前医院规模的不断扩大及档案工作日益繁杂的需要。

4 综合性医院档案管理运行机制构建

见图2。

图1 综合性医院档案三级管理体系

图2 综合性医院档案管理运行机制

4.1 新的档案管理运行机制注重档案管理的基础工作，新机制在档案的收集阶段充分发挥各层级的档案管理人员的自身优势，将各类资源有机结合起来，通过科室内部兼职档案管理人员将档案管理工作贯穿到科室的日常工作中，保证了档案材料的及时、准确的收集；大学科（部门）或者分院的档案管理人员负责将各科室的档案进行建档、归类，充分发挥专业优势，使档案收集更加科学化、规范化。医院档案管理部门则利用自身的系统资源统一掌握医院所有档案资源，实现医院档案管理的系统化管理和综合利用。

4.2 新的档案管理运行机制重视档案的开发利用，服务于医疗工作、服务于医院发展。将档案的纸质查询平台与信息网络化平台相结合，极大地提升了档案利用率，促进了医院档案的储存管理与开发应用的协调发展。医院档案的开发与利用是医院管理的重要内容，新的档案管理运行机制注重信息反馈，充分利用档案资源，将之有效地转化为医院的社会效益与经济效益，推进医院的科学发展。

4.3 新的医院档案管理运行机制，为医院档案管理人才的培养与使用提供了有效途径。医院档案管理专业人员与科室档案兼职档案员的结合使用，是新机制运行的重要保障，通过对各科室兼职档案员的定期培养，使其掌握基本的档案管理技巧，结合自身的优势，可以更好的将本学科的专业档案更好、更有效的组织起来，这既减少了医院档案专业人力的使用压力，培养了档案管理人才，又充分发挥了科室的学科专业优势，保证了档案材料的科学性与准确性，成为医院档案管理中创新人才使用的重要途径。

5 结 论

5.1 构建良好的内部运行机制，完善制度建设，是提高档案管理科学化水平的关键和保证。要从宏观管理和微观运行两个方面，完善制度建设和规范机制运行，形成推进工作创新、注重人才培养、促进管理水平提高的良好氛围。通过创新工作方法，不断完善岗位权责，建立良好的奖罚制度，保证内部机制的良性运营，促进档案管理工作的顺利开展，为医院的科学发展提供有效的制度保证[4,5]。

5.2 医院管理体系与档案管理运行机制有机结合，更注重管理流程的优化、工作效率的提升及服务过程的人性化。三级档案管理体系，为医院档案管理提供了良好的制度保证，使各级档案管理工作更加科学化、规范化。独具特色的档案运行机制促进医院档案工作的更加系统化、人性化，新机制更注重管理与服务并重，更强调档案的开发与利用。新机制坚持动态管理、持续改进的原则，适应当前医疗改革的不断发展，能有效的增强医院档案管理水平，充分发挥档案管理在医院现代化建设中的重要作用。

5.3 新的医院档案运行机制坚持传统档案管理与信息化手段相结合，注重医院档案管理工作的特殊性，兼顾一般档案管理的特点，从管理的核心理念到方法技巧，注重创新，服务于医院的发展。信息化是当前社会发展的趋势，是提高工作效率的有效手段。加快档案管理信息系统建设，构建先进的信息查询平台，不断完善信息的采集、处理、应用、反馈机制，实现管理的动态化、服务的高效化，成为促进医院档案管理事业快速发展的重要途径。

5.4 人才是基础，制度是保障，良好的运行机制，需要高素质的档案管理人才。新的管理体系与运行机制更注重人才的培养与使用。当前，医院档案管理人才相对缺乏，良好的管理机制可以加快人才的培养，能更有效的使用人才。随着医疗事业的不断的发展，档案管理的技术更先进、内容更丰富、分工更专业，对档案管理人员的能力素质提出了新挑战、新要求。新的运行机制要求档案管理人员不仅应具备基本操作技能，而且要掌握现代化科技手段和先进操作管理技术。作为新时期的医院档案管理人员，只有不断提高学习能力，不断创新管理方式、方法，拓展优化管理的途径渠道才能适应新形势的发展，才能使医院的档案管理事业实现科学发展。

[1]李国兰.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学,2011,1(1):174-175.

[2]董桂兰.关于医院档案管理工作创新的探讨[J].北京档案,2011(4):47-48.

[3]许慧丽.浅谈医院现代化建设中的档案管理[J].中国医院管理,2009,6(29):58.

[4]司荣定.医院档案管理中几个值得探讨的问题[J].档案管理,2008(5):60.

[5]章洁,史维新.浅谈当前医疗设备档案管理的难点及对策[J].档案与建设,2011(10):67-68.