四个策略整改高校多媒体教室

文/李育泽 刘朝新 李鹰 徐义东

四个策略整改高校多媒体教室

文/李育泽 刘朝新 李鹰 徐义东

在多媒体教室数量剧增、技术人员短缺的情况下，高校管理人员必须系统地分析多媒体教室的管理过程，在管理机构、技术设备、技术人员和教师培训四个方面作出改革。

随着信息技术的高速发展与教育信息化工作的不断推进，多媒体教室已在高校普及，对高校的教育、教学改革产生巨大影响。但短期内大量上马的多媒体教室在管理、维护方面都存在着大量的问题，使得师生意见不断，也造成教育资源的浪费。本文以安徽某高校多媒体教室管理现状为例，探索地方高校多媒体教室管理改革经验。

管理环节存在诸多问题

本例高校多媒体教室从2000年初的6间发展到现在的150多间，已经有近十年的建设历史，十多年来一直由教务、现教中心与后勤等三个部门共同管理。随着教师授课、学生活动对多媒体教室需求的增加，从2004年开始，多媒体教室数量从40多间迅速扩展到100多间。目前的管理方式已经逐渐不能适应当前的发展需要，主要表现在以下几方面：

1. 多媒体教室借用手续繁琐

教师或学生借用多媒体教室需要分别到教务、现教中心和后勤三个部门申请，缺了哪一个部门的盖章或签字都无法顺利使用多媒体教室。尽管近年来校领导多次要求尽量简化借用手续，只需教务批准即可使用，但实际情况是教师或学生领到教务批条后仍然需要与现教中心、后勤管理部门联系协调，否则依然无法顺利使用多媒体设备甚至教室。

2. 多媒体教室使用缺乏监督

在教务得到批准的多媒体教室使用申请中，存在部分虚报现象，将多媒体教室用做他途，有的申请是补课，但实际却是学生私自放电影、唱卡拉OK等活动。另外，由于多头管理，也存在少数多媒体教室在未经教务批准的情况下私自外借的现象。这样一来，一方面给多媒体教室的使用造成混乱，严重影响多媒体教室其他正常活动的开展，影响相邻教室上课，另一方面也增加多媒体设备的损耗，大大缩短多媒体教室设备的寿命。

3. 多媒体教室设备故障频发

该校多媒体教室随着技术设备的更新与淘汰，现有设备型号不一，这些设备的操作方式各不相同，给教师的使用造成困难，加之多媒体教室分布较为分散，技术人员缺乏，出现问题时技术人员不能及时到位，教师意见不断。由于该校多媒体设备大多在2005年左右配置的，计算机以联想启天4600居多，该型号机器仅有256M内存，运行目前各类软件的速度非常慢，多媒体教室灰尘过大，每逢换季或阴雨天气，内存就会因为接触不良而故障频发；SHRAP XR-20XA投影机的使用年限已达到六年，经常会出现开机时灯泡启动困难，甚至在教室采用吊挂倒装时无法开机，卸下后又运转正常的问题，造成管理人员维修困难，却又无法更新；中控设备在每次教师非正常关机后就不能正确恢复初始状态，造成投影机无法开机，需要再次断电重启。设备的老化严重影响多媒体教室的管理、使用。

4. 教师信息技术能力亟待提高

上述设备故障问题，根据现教中心工作人员近年来的服务数据统计显示，70%源自教师的误操作甚至不会操作，仅有30%左右为多媒体设备的硬件故障。教师的信息技术能力亟待提高，普遍欠缺现代信息技术媒体使用的基本常识，不会打开投影、不会切换信源，一旦发现设备不能自动开启，就立刻呼叫技术人员，或自己随意操作，甚至有些教师在使用完多媒体设备后，不锁机柜，不关投影、计算机就直接离开；使用过程中，大量误操作，如直接关闭计算机电源、直接拔下电源插头等现象屡见不鲜。诸多问题反映出不少教师的信息技术能力与素养都亟待提高，这同时也造成设备故障率的大幅提高，增加技术人员的工作量，造成技术人员短缺。

综上所述，各种问题在管理、使用、维护环节中形成恶性循环，师生与技术支持服务人员互有不满，矛盾逐渐激化。

多媒体教室管理改革四个举措

针对上述问题，要系统分析多媒体教室管理过程的各个要素。所谓“管理”，是指通过计划、组织、激励、领导、控制等手段，结合人力、物力、财力、信息等资源，以期高效地达到组织目标的过程。作为一种行为，管理首先应当明确管理主体，即说明由谁来进行管理的问题；其次要有管理客体，即说明管理的对象或管理什么的问题；再次要有管理目的，即说明为何而进行管理的问题；最终任何管理活动都不是孤立的活动，它必须要在一定的组织、环境和条件下进行，要系统地分析管理组织环境或条件。由此分析高校多媒体教室管理工作，首先要将多媒体教室的管理工作置于高校教学系统管理活动中，是高校系统正常运转的一部分，管理主体是高校的行政或教辅部门，教室、多媒体设备与任课教师都应纳入管理客体范畴，现有多媒体教室的管理对象中通常仅有教室与设备管理，从而造成管理目标的偏离。《国家教育事业发展“十一五”规划纲要》明确强调，以教育信息化带动教育现代化；要求加快普及信息技术教育，加快教育管理信息化，加强教育信息化基础设施建设。对于教育信息化的内涵，该纲要也进行基本界定，即高等学校为适应信息化社会的要求，营造信息技术应用环境，整合教育教学资源，深化教育教学改革，在教学、科研、学习、管理、服务等各方面运用以计算机、多媒体、网络、通讯为基础的现代信息技术，实现教育、管理、服务全过程的信息化，以及基于信息技术手段下推行的内部体制设计、机制构建和制度创新。由此不难看出，多媒体教室建设作为高校信息化建设的内容之一，在教育信息化建设过程中承担着最为基础的作用，其管理目的最终应与教育信息化建设目标吻合。

《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010～2020年）》明确提出：“要强化信息技术应用。提高教师应用信息技术水平，更新教学观念，改进教学方法，提高教学效果。”因此，多媒体教室管理的目标应该具有三个层次：1.设备管理：选型配置科学、简化统一操作；2.服务管理：管理部门权限划分明晰，技术人员配置合理、技术保障及时到位；3.多媒体教学管理：教师培训及时有效，教学观念与时俱进，教学方法科学合理。

由此，从四方面提出改革举措。

统一管理、加强监督

鉴于上述多头管理的现状，考虑到教务处现有职能，由教务部门对全校所有教室实行统一管理，现教中心的现有聘用技术人员和后勤的教学楼楼长划归教务统一安排，负责多媒体教室的安全、保洁与简单的技术支持、维护工作。此项改革可以提高管理效率，加强教室使用监督，具体表现在以下几方面：

1. 由教务处对多媒体教室进行统一管理，一方面可以与教务现有排课、调课职能结合，集中加强现有职能，提高管理效率，方便师生借用；另一方面可以适当精简人员、减少大量的日常开支。

针对校内年轻教职工：定期开展信息技术培训，内容包括：办公软件、网络基础、图形图像软件、教学课件制作等。

2. 由于各楼楼长24小时常驻值班室，统一掌管教室大门与多媒体机柜钥匙，一方面教师与学生在得到教务批准后可以随时使用，极大提高管理效率，另一方面各楼楼长可以随时监督多媒体教室的使用与安全情况，确保多媒体教室用于正常教学与活动。

3. 现教中心现有聘用技术人员固定岗位，上课期间可以全身心投入技术服务工作，及时解决教师使用问题，确保教师能够正常使用。

优化多媒体设备配置，简化设备操作

在多媒体教室统一管理的基础上，由教育技术专业人员针对多媒体设备故障率较高单元进行优化改进，撤除或更换旧式设备，统一多媒体设备操作程序，规范使用方法。本着教育投入产出最大化的原则，对校内现有多媒体设备进行以下优化：

1. 针对60人和120人左右的中小教室，改投影机为大屏幕LED电视机，撤除中控系统、DVD机、话筒和UPS。

2. 针对120人以上座席的教室，保留原有配置不变，仅撤除UPS。

3. 修复教室网络，更换2004年配置的计算机，选用小型、静音、节能、防尘的商用计算机，并安装网络管理软件，便于后期系统管理与维护。

4. 新建多媒体教室要与商家根据本校实际需要共同设计，统一并简化操作。

这样一来，占80%的中小多媒体教室拆除了故障率最高的中控系统。考虑目前使用DVD的频率很低，普通计算机安装播放软件后光驱可以替代DVD机，也可以让教师提前将光盘内容直接拷入优盘并带入教室，故拆除DVD机以减少视音频信号源。中控与DVD机的拆除降低故障率，简化操作流程，LED电视机的使用还可以省去每年近8万元的投影机灯泡更换费用；120人以上座席的多媒体教室保留现有结构，可以适应演示教学与各类活动的开展；鉴于目前校内供电状况的相对稳定，中小教室投影都已经更换为LED电视，断电对设备造成损坏的可能性已经大大降低；先前配置的UPS也已经到了使用年限，如再使用则需更换电池组，故可以拆除现有UPS，此项举措也将节省近30万元电池组的更换费用。对于教师反映较多的计算机运行太慢且经常死机的问题，仅靠软件系统优化已经无法解决，计算机配置过低，已经无法满足现有各种软件运行的需要，必须更新机器。在计算机的选型上，根据教室教学需求的特点，推荐选用机箱小、噪音小、节能、接口丰富、可扩展性比较好、实现管理人员的远程维护的机器。

技术人员专业化

现教中心现有聘用人员已经能够熟练使用操作校内的各种多媒体设备，在上述改革展开后，针对改进后的多媒体设备，现教中心技术人员要对聘用人员进行相关培训，提升其专业技术水平，使其能够解决设备及计算机软件常见问题，同时加强聘用人员的责任意识，规范技术服务流程，设计服务表单，对出现问题及时记录、上报，学期末对各项数据进行统计分析，查找问题原因，不断改进。

现教中心下属电教科人员在脱离多媒体教室的日常服务后，要积极准备改进后的设备的操作规范编制、制作多媒体操作视频、文字教材，同时改革现有技术支持模式，在原有电话保修的基础上，开设报修网站，师生报修后的维修过程在网站上都可以得到实时监控，接受师生监督，提高服务响应时间，丰富网站内容，将各类培训资料、每间教室的设备配置与操作流程单独制作相关视频与文档上传网络，方便师生随时学习使用，逐渐引导教师使用现代信息技术手段。

教师培训常态化

根据相关调查数据显示（如表1），教师获得信息技术能力的途径主要还是靠参加培训，因此，在上述各项工作展开的基础上，教务、人事、现教中心等部门应当考虑面向校内职工分批、分内容开展教育技术培训工作，包括：多媒体教室使用培训、教学媒体使用培训、信息技术与课程整合培训、教学设计培训等。通过这些内容的培训，一方面可以避免多媒体设备由于误操作造成的损坏，减少技术支持人员的工作量，另一方面可以提升教师信息技术能力，提高设备利用率，优化教育教学，促进教学改革，促进校内教育资源建设、快速推进信息化建设，提升数字化校园整体水平。具体内容如下：

1. 针对新入校教职工，开展信息门户、办公自动化、校园网络使用的基础培训，其中，对教师增加多媒体设备使用培训内容。

2. 针对所有教学人员，分批开展多媒体设备使用培训，作为现代高校教师必须掌握的一项基本技能，应建立相关考核机制，通过考核后才能使用多媒体设备；定期开展教师教育技术的理论与应用（技术）的培训，提高教师信息技术能力。

3. 针对校内年轻教职工：定期开展信息技术培训，内容包括：办公软件、网络基础、图形图像软件、教学课件制作等。

通过上述四方面的改革建议，能够解决目前多媒体教室使用管理过程中的突出问题，分步实现多媒体教室管理的三个不同层次的目标，具体形式如图1。

表1 教师获得教育技术技术能力的途径

整改的具体实施和效果

上述改革方案经过校内相关部门讨论，并部分采纳试行，经过一个多月的整改，拆除了60座小教室的话筒和UPS，用3路视频分配器替换中控系统，部分小教室采用50寸液晶电视替换投影机，大大简化设备，统一操作，教师误操作减少，故障率明显下降；每个教室建立的教室设备档案，为每间教室的设备更新、维修进行详细记录，确保设备的正常运转与固定资产的安全；各楼楼长统一掌管教室大门与多媒体机柜钥匙，大大提高管理效率，减轻电教技术人员的工作负担；教室网络的开通，让每间教室的杀毒软件都能够及时得到升级，确保计算机运行的安全；开学之初对临时聘用技术人员进行的专业技能培训，包括计算机系统安装、病毒软件升级与病毒查杀、视频分配器等设备常见故障检查与维护等，提升了临时聘用人员的专业技能。

根据整改后一个月内的报修统计数据显示，设备故障率降低近30%，教师误操作率降低近50%（统计数据包括未更新的教室）。上述改革措施除了由于液晶电视的尺寸在120座的教室显示不佳而未被采用以及楼长继续由后勤管理之外，其他几项改革建议都在实施或准备实施中。上述部分采纳实施的建议目前已经明显提升多媒体教室的管理效率，降低设备故障率，一定程度上减轻专业技术人员的工作负担。目前，校内多媒体教室的使用培训与报修网站正在建设中，专业技术人员的工作重心也在逐渐向数字化资源建设、实验技术文字材料建设、管理制度建设方向转移，人员工作热情逐步提高。

（作者单位为安徽财经大学）